La mejor manera de administrar una empresa es a través del control de las ventas, de los costos, de los equipos, etc. Para esto, existen herramientas y documentos como el presupuesto de ventas.
A continuación, te contamos qué es un presupuesto de ventas y cómo realizar uno de la manera correcta.
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¿Qué es un presupuesto de ventas?
El presupuesto de ventas es un documento que anticipa la rentabilidad de una empresa durante un determinado período de tiempo. Este documento está basado en los registros históricos y las condiciones del entorno, ya que solo de esa manera es posible fijar una expectativa comercial. Todo plan de negocio debe comenzar con un presupuesto de ventas, ya que éste es una parte fundamental de la gestión empresarial.
El éxito de una empresa depende, además de las buenas ventas e ingresos, de desarrollar presupuestos de ventas que sirvan de guía para llevar un buen control de gastos y realizar una buena reinversión de los excedentes de la empresa.
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Crear o no un presupuesto de ventas para tu negocio no depende del tamaño de la empresa, ya que es una necesidad para compañías de todos los tamaños. Pero recuerda, es muy importante que incluyas datos precisos, pues solo de esa manera será eficiente.
Si todavía tienes dudas sobre la importancia de un presupuesto de ventas para tu negocio, sigue leyendo nuestro contenido.
La utilidad del presupuesto de ventas para tu negocio
Toda empresa, y sus departamentos, deben trabajar con la motivación de obtener resultados a través de objetivos comerciales. Por ejemplo, el departamento de ventas es fundamental en la generación de ingresos y control de volúmenes de producción de la empresa, para eso, debe tener objetivos claros y realistas.
Tomando esto en consideración, el presupuesto de ventas surge como una herramienta que ayuda en la administración, gestión y control del departamento comercial. Ya que, como ya sabemos, este documento ofrece estimaciones de los niveles de ventas y ayuda a conocer la rentabilidad de la compañía.
Es decir, una de las principales ventajas de crear un presupuesto de ventas es planificar mejores decisiones financieras. Por ejemplo, si en el presupuesto se estima que las ventas aumentarán, puedes planear de manera anticipada aumentar proporcionalmente tu producción para satisfacer la demanda. En el caso contrario, puedes ajustar la producción para economizar y rentabilizar recursos.
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En resumen, estas son algunas de las maneras en que un presupuesto de ventas puede ayudar a tu negocio:
Objetivos más certeros: Es un error pensar que el único objetivo de tu empresa debe ser vender, ya que esa meta tan general no es el único trabajo del equipo de ventas. Con el presupuesto de ventas tendrás objetivos específicos y lograrás visualizar mejor las metas a cumplir.
Menos gastos innecesarios y más exactitud en las inversiones: A través de un presupuesto de ventas conseguirás balancear las finanzas de tu empresa de una manera más práctica, además de tener un panorama para elegir siempre las mejores opciones.
Más claridad en las actividades de la empresa: El presupuesto de ventas sirve como una brújula, que te dice qué tiene que hacer, en dónde y cuándo.
¿Qué debe incluir un presupuesto de ventas?
Un buen presupuesto de ventas debe seguir y contener algunos puntos, como:
• Periodicidad: Como ya vimos, el presupuesto de ventas sirve para contemplar un determinado periodo de tiempo, ya sea unos pocos meses o un año, por ese motivo, debe ser actualizado y mantener una periodicidad.
• Conocimiento del mercado: Estar al tanto del mercado es uno de los aspectos más importantes para la creación de un presupuesto de ventas. Es en este escenario donde se recoge la información relacionada a las preferencias y las tendencias que formarán parte del presupuesto.
Administración, ejecución y vigilancia: Todo presupuesto de ventas tiene que contar con parámetros y mecanismos de control y seguimiento que posibiliten medir si todo está se desarrollando de acuerdo con la proyección establecida previamente.
Cómo hacer un presupuesto de ventas en 6 pasos
A continuación, te mostramos un paso a paso para crear un presupuesto de ventas para tu negocio.
1. Establece un periodo de tiempo
Sí, es obvio, pero vale la pena recordar que lo primero que tienes que hacer es seleccionar el periodo de tiempo que quieres analizar. Este periodo puede durar el tiempo que quieras, por ejemplo, puede ser mensual, trimestral, semestral o anual.
2. Fija los precios de tus productos
Es importante que hagas un inventario de tus productos y sus precios de venta correspondientes. Siempre que tengas un nuevo producto debes establecer su precio teniendo en cuenta tu estrategia de precios. Debes mantener siempre la atención ante cualquier cambio en los precios de los productos que ya vendes.
3. Analiza los datos históricos de las ventas de tu empresa
Visualiza los datos de tus ventas anteriores y compáralos con el periodo de tiempo que quieres analizar. Por ejemplo, si estás creando un presupuesto de ventas para el primer trimestre del año, analiza los datos del primer trimestre del año anterior.
Esto te ayudará sobre todo porque te permite establecer expectativas de ventas e identificar fácilmente posibles tendencias, principalmente si dicho periodo abarca una ocasión del año especial.
4. Mantente al día con las tendencias del mercado
Estar al día con las tendencias actuales e históricas del sector es fundamental, ya que esto te permitirá alinear tus expectativas con lo que está sucediendo en el mercado en el que operas.
Para eso, puedes investigar el estado de tu industria a través de un análisis de benchmarking, que te permitirá entender qué hace y cómo está tu competencia.
5. Mide tus capacidades
Antes de empezar un nuevo presupuesto de ventas, es importante que analices la capacidad de fabricación de tu empresa y la de tus proveedores, en caso de que necesites firmar refuerzos de producción o de distribución.
Otro punto al que debes prestar atención son tus equipos de marketing y ventas, si sus esfuerzos aumentarán, disminuirán o serán iguales al ciclo anterior.
6. Habla con tus clientes y representantes de ventas
Después de hacer un análisis económico sólido, debes obtener insights que te guiarán hacia el éxito, es decir, debes hablar con tus clientes y empleados, ya que las dos perspectivas son fundamentales para que entiendas el comportamiento, las expectativas, las preocupaciones y los puntos de dolor de tu audiencia.
Para eso, lo ideal es que hagas encuestas a grupos de consumidores y a tus equipos de ventas, ya que de esta forma, puedes preparar mejor la estrategia comercial.
Ejemplos de presupuesto de ventas
1. Presupuesto de ventas trimestral
En este ejemplo, vamos a suponer que tienes una tienda que vende bicicletas. Actualmente, vendes 90 bicicletas por trimestre y gracias a las estrategias que tu empresa está utilizando, las ventas están aumentando en 20 unidades por mes.
Teniendo esto en consideración, el presupuesto de ventas estimará que en el futuro las ventas de cada trimestre aumentarán en 60 unidades.
Sigue el ejemplo de la hoja de cálculo:
2. Presupuesto de ventas previstas por producto
Para este ejemplo, vamos a imaginar que para tu tienda de bicicletas quieres estimar las ventas de tres diferentes productos. Siendo así, tienes que tener en cuenta que las ventas de cada producto aumentan a un ritmo diferente.
Es decir, puede ser que el producto A registre un aumento de 20% en sus ventas, el producto B un 15% y el producto C un 10%.
Ejemplo:
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