Método Kanban: la guía definitiva para aplicarlo en tu negocio

Volviendo a los orígenes, se puede decir que el método Kanban nació en una fábrica de Toyota y se popularizó entre equipos ágiles de desarrollo de software gracias a su flexibilidad, velocidad y eficiencia. Gracias a la adaptabilidad de la metodología, se la puede aplicar en casi cualquier industria, lo que explica su fama. Equipos de tecnología, marketing, ventas y atención al cliente son algunos de los que más aplican el Kanban en su rutina diaria de trabajo.

Una curiosidad sobre la creación del sistema es que Taiichi Ohno, la mente por detrás del método Kanban, se inspiró en la forma en que los supermercados locales organizaban sus góndolas y gestionaban su flujo de stock. Básicamente, las cadenas minoristas almacenaban productos para satisfacer la demanda de los consumidores, así que Ohno desarrolló la tarjeta "Kanban" para alinear los niveles de existencias con el uso efectivo de materiales para fabricar automóviles.

El plan de acción de Toyota funcionó así:

• Los trabajadores del piso de producción comunicaban los niveles de materiales a los demás equipos en tiempo real por medio de una tarjeta.

• Cuando se terminaban los materiales en la línea de producción, se enviaba una tarjeta Kanban al depósito para informar qué estaba faltando.

• A continuación, el depósito comunicaba la necesidad al proveedor para que él enviase las existencias al depósito.

Hoy en día, ese proceso se conoce como fabricación Just in Time.

Tras el éxito en las industrias y fábricas de bienes de consumo, el Kanban migró a empresas SaaS y de desarrollo de software, especialmente después de que David J. Anderson describiera los beneficios del método en el libro Kanban: Cambio Evolutivo Exitoso para su Negocio de Tecnología. En esta obra, Anderson explica cómo los equipos pueden implementar el Kanban en sus procesos actuales para volverse más ágiles.

Cuando hablamos de metodologías ágiles, enseguida pensamos en el Kanban y el Scrum. Pero ¿cuáles son las diferencias entre los dos? ¿Se puede aplicar ambos métodos a la vez o hay que elegir uno?

De hecho, los principios de esos dos modelos son los mismos, pero la forma en que funcionan es diferente. En resumen, estas son las diferencias entre los métodos: 

• Kanban: "visualizar el trabajo" es la expresión clave para entender este método, pues esta es su prioridad. También sirve para limitar el trabajo en curso y maximizar la eficiencia. Es un proceso de mejora constante del flujo y de la calidad del trabajo.

• Scrum: es la práctica de trabajar en intervalos especificados, también llamados sprints, con el objetivo de reunir información y feedbacks rápidamente e implementarlos en el trabajo.

No, el método que nació con Taiichi Ohno en Japón no es exactamente el mismo que usamos hoy. Aunque la teoría sea la misma, el método se modernizó para adaptarlo a las más diversas industrias y segmentos. En ese sentido, se puede decir que David J. Anderson fue uno de los pioneros en perfeccionar el Kanban y convertirlo en la versión que conocemos actualmente.

Así, Anderson acuñó algunos de los principios Kanban más conocidos, que describimos a continuación.

El objetivo aquí es lograr que la inserción del Kanban en la rutina de los empleados no sea abrupta, sino que se mezcle con los procesos ya conocidos por el equipo, facilitando su absorción. 

• Principio 1: Empezar con lo que haces ahora
El método reconoce que los procesos, funciones, responsabilidades y títulos existentes tienen valor y, en general, vale la pena preservarlos. Sin embargo, el Kanban arrojará luz sobre los problemas que deben abordarse y ayudará a evaluar y planificar los cambios para que su implementación sea lo menos disruptiva posible. 

• Principio 2: Ponerse de acuerdo en cuanto a buscar un cambio incremental y evolutivo
El Kanban fomenta pequeños cambios incrementales, evolutivos y continuos en el proceso actual al implementar formularios de colaboración y retroalimentación. En general, no se recomiendan los cambios radicales porque a menudo encuentran resistencia debido al miedo o la incertidumbre.

• Principio 3: Fomentar actos de liderazgo en todos los niveles
El liderazgo en todos los niveles se alimenta de las percepciones cotidianas de las personas y actúa para mejorar su forma de trabajar. En ese escenario, cada observación que se comparte promueve una mentalidad de mejora continua para lograr un rendimiento óptimo a nivel del equipo/departamento o de la empresa. Esa actividad no puede limitarse al nivel de gerencia.

Otro punto importante del método Kanban es el objetivo de desarrollar un enfoque orientado al servicio. Para lograrlo, es necesario que entiendas profundamente las necesidades de tu cliente, que crees una red de servicios en la que las personas se organicen alrededor del trabajo y, de esa forma, te asegures de que tu sistema evolucione continuamente.

• Principio 1: Enfoque en las necesidades y expectativas del cliente
Entregar valor al cliente debe estar en el centro de la organización. Comprender las necesidades y expectativas de los consumidores refuerza la calidad del servicio al cliente y genera valor agregado para la empresa. 

• Principio 2: Gestionar el trabajo
Administrar el trabajo en toda tu cadena de servicios garantiza te permitirá potenciar las capacidades de las personas para que se auto organicen alrededor del trabajo. Esto te dejará libre para centrarte en los resultados que deseas alcanzar sin que te afecte el "ruido" que crea la microgestión de los empleados.

• Principio 3: Revisar periódicamente la cadena de servicio
Cuando ya se ha desarrollado, un enfoque orientado al servicio requiere una evaluación continua para fomentar una cultura de atención al cliente. Por medio de revisiones periódicas de la cadena de servicios y de la evaluación de las políticas de trabajo aplicadas, el Kanban estimula la mejora de los resultados.

El tablero Kanban presenta tres columnas básicas ("pendiente", "en curso" y "hecho"), pero la metodología Kanban se puede organizar según tus necesidades, cubriendo más o menos columnas, dependiendo de tu flujo de trabajo. 

Por lo tanto, en primer lugar, es necesario definir qué columnas necesitas y qué representarán. Es común, por ejemplo, tener una columna (generalmente la primera, a la izquierda) de backlog, con tarjetas de tareas que se deben hacer, pero que no son urgentes o que solo se deben activar en el futuro o, incluso, tareas que requieren de aprobación.

Otra columna común es la de revisión o aprobación de lo que se hizo internamente. Por lo general, se sitúa justo después de la columna pendiente (las tareas por hacer).

La columna pendiente suele ser la primera columna a la izquierda y contiene las tarjetas para las tareas que deben realizarse a continuación. Esta división se debe gestionar estratégicamente de acuerdo con la metodología de trabajo. Así, tan pronto una tarea sale de la siguiente columna (generalmente la columna en curso), la primera tarjeta de la columna pendiente se traslada a su lugar.

Para hacerlo más fácil, hemos preparado un pequeño glosario de los términos más usados en las columnas Kanban:

A) Pendiente (To Do): lo que aún queda por hacer; que todavía no ha entrado en la agenda de los empleados, pero necesita permanecer en el radar.

B) En curso (Doing): las tareas que actualmente está realizando el equipo o colaborador. Como se trata de un proceso de entrega continua, en cuanto sale una tarjeta, entra otra.

C) Hecho (Done): las tareas finalizadas. Si la tarjeta está en esa columna, ¡puedes respirar más tranquilo porque la tarea se ha completado! El objetivo es arrastrar hasta aquí, con la máxima agilidad, todas las tarjetas.