Pipeline de ventas: ¿qué es y cómo gestionarlo?
El pipeline de ventas es una herramienta de gestión que te permite organizar de forma visual y dinámica el flujo de ventas de tu empresa, de manera que sea posible seguir el progreso de los leads a lo largo de las diferentes etapas que componen el proceso de ventas. En otras palabras, el pipeline refleja el movimiento de cada cliente potencial, desde su primer contacto con la marca hasta la etapa de postventa.
Por lo tanto, crear y administrar un pipeline de ventas eficiente es una estrategia indispensable para cualquier negocio exitoso, ya que ayuda a brindar un excelente servicio al cliente. En esta guía, hemos incluido todo lo que necesitas saber sobre el pipeline de ventas: su importancia y sus etapas y también cómo establecer uno para tu empresa y administrarlo para atraer los mejores resultados.
En esta guía encontrarás:
¿Qué es el pipeline de ventas?
El pipeline es un recurso sumamente importante en el mundo de las ventas. Como hemos visto, el pipeline representa las diferentes etapas por las que debe pasar tu lead para adquirir tu producto o servicio y, en el camino, convertirse en un cliente satisfecho y fiel a la marca.
Además, el concepto de pipeline de ventas incluye toda la secuencia de acciones y estrategias que los equipos de marketing y ventas deben adoptar para asegurar el éxito del proceso de conversión. Así, es posible garantizar el mejor aprovechamiento posible de las oportunidades que se presenten.
¿Por qué construir un pipeline de ventas?
Hay varias razones que explican la importancia de establecer un pipeline de ventas: al fin y al cabo, es la estructura que se encuentra en el centro del proceso comercial de tu empresa. Construyendo un pipeline de ventas y siguiéndolo correctamente, puedes asegurar un flujo continuo y prometedor de oportunidades comerciales, recopilando métricas y datos que facilitarán el trabajo del equipo de ventas y ayudarán en el desarrollo de pronósticos y acciones estratégicas.
Con el aumento de información proporcionada por el pipeline, es posible tomar conocimiento de valores importantes, como la tasa de conversión y el tiempo promedio del ciclo de ventas. Con esos datos en mente, se vuelve más fácil reconocer las debilidades y los cuellos de botella a lo largo del proceso, lo que te permite identificar problemas pequeños antes de que se conviertan en grandes obstáculos. El pipeline de ventas, por lo tanto, hace posible distinguir patrones, agilizar la capacitación de nuevos representantes de ventas (SDR) y definir qué acciones se deben realizar para obtener los mejores resultados y potenciar la calificación de los leads.
¿Cuáles son los pasos del pipeline de ventas?
El número de etapas del pipeline de ventas puede variar de acuerdo a las particularidades de cada industria, producto y perfil de prospecto. En general, sin embargo, constatamos que el pipeline refleja y profundiza los pasos identificados en la customer journey: conciencia, interés, intención, consideración, decisión y lealtad.
En el caso del pipeline, destacamos siete pasos en particular, que desglosaremos a continuación: prospección, calificación de leads, reunión de ventas, propuesta, negociación, firma de contrato y postventa.
La prospección de ventas se refiere al proceso de encontrar clientes potenciales y ampliar la base de prospectos, quienes luego serán calificados para convertirse en clientes. Por ello, podemos decir que es el combustible que pone en marcha el proceso de ventas.
Para que sea más ágil y eficiente la prospección, nuestro consejo es que apuestes en construir tu Perfil del Cliente Ideal (ICP). De esta forma, tus representantes de ventas sabrán a qué tipos de audiencias dirigirse y en qué plataformas enfocarse.
Existen varias técnicas de prospección, especialmente en lo que respecta a las prácticas cada vez más indispensables de prospección digital. En este sentido, es posible destacar tanto los métodos de prospección outbound, en los que se realiza contacto en frío con prospectos definidos a partir de una investigación en plataformas como LinkedIn; como los de prospección inbound, que se caracterizan por la comunicación con un lead que ya ha manifestado interés por tu producto o servicio, por ejemplo, rellenando un formulario de captación.
PARA MÁS INFORMACIÓN, CONSULTA NUESTRO POST SOBRE PROSPECCIÓN DE VENTAS >
Crear un perfil de cliente ideal, como lo mencionamos anteriormente, también te ayuda a agilizar el proceso de calificación de leads, ya que tendrás una idea más consolidada de cuáles prospectos son adecuados para el producto. La calificación de leads, por lo tanto, implica la tarea de descubrir las necesidades, características, motivaciones e intenciones de cada prospecto, lo que te permite, a lo largo del proceso, identificar cuáles leads tienen más probabilidades de cerrar el trato.
Además de estos factores, no olvides comprobar que el lead tenga suficiente poder adquisitivo y la autoridad necesaria para tomar decisiones. De nada sirve dedicar horas de atención y seguimiento a un prospecto si, en definitiva, no será él quien tome la decisión final.
En esta etapa, puedes ofrecerle al lead algunos recursos para que aprenda más sobre la solución y los valores de tu empresa, como libros electrónicos, informes, estudios de casos o seminarios web. Además, otra táctica interesante es realizar llamadas de descubrimiento, que te permitirán recoger información básica e importante sobre el contexto de cada cliente.
El paso siguiente es realizar una reunión o llamada de ventas. En este caso, para optimizar el proceso, ya debes centrarte solo en los leads que tienen más probabilidades de cerrar el trato.
La reunión de ventas representa una oportunidad única para que resaltes los beneficios del producto y las formas en que tu empresa supera a la competencia, así como para que aclares cualquier pregunta u objeción que pueda plantear el prospecto. Lo más importante es que el lead debe salir de la reunión con una comprensión práctica y realista de cómo tu producto lo ayudará a lograr sus objetivos comerciales.
Para que la llamada o reunión de ventas sea más organizada y eficiente, trata de preparar un guión con los principales temas que deberás abordar. Además, esfuérzate por adoptar un enfoque personalizado para el contexto específico del prospecto para que éste se sienta más valorado. Finalmente, no dejes que la reunión termine sin acordar con él los próximos pasos.
MIRA TAMBIÉN: MÁS INFORMACIÓN SOBRE LLAMADA DE VENTAS Y FUERZA DE VENTAS>
Por fin ha llegado el momento de hacer la oferta oficial de venta. Junto con la propuesta, recuerda enfatizar, nuevamente, las razones por las cuales el valor de tu producto supera su costo, además de todos los puntos positivos que te diferencian de la competencia.
En esta etapa, es fundamental adoptar un enfoque y tratamiento personalizados para el cliente que tenga en cuenta todo su contexto y sus puntos débiles específicos. No existe una propuesta única que se pueda aplicar a todos los prospectos, al igual que no existe una solución que funcione igual para todos.
Finalmente, llegamos a la etapa de cierre de la venta. ¡Felicitaciones! Has logrado hacer avanzar al cliente potencial por el pipeline, desde el primer contacto hasta la conversión final.
Después de celebrar este logro, recuerda que el proceso no termina aquí: luego de la firma del contrato, comienza una nueva relación entre el cliente y la empresa, que debe ser continuamente nutrida y alimentada con estrategias de postventa y fidelización.
PARA MÁS INFORMACIÓN, CONSULTA NUESTRO POST SOBRE SEGUIMIENTO DE VENTAS >
La etapa de postventa comprende todas las acciones que se realizan con el objetivo de fidelizar a los clientes, es decir, lograr que no solo continúen con tu servicio, sino que realicen nuevas adquisiciones y recomienden tu marca a otras personas. En esta etapa, la atención se centra en garantizar la mejor experiencia posible para el cliente, centrándose en el progreso de la cuenta. Para ello, mantener un buen servicio al cliente es fundamental.
Debes apropiarte y hacerte responsable de esa cuenta, porque, si no estás haciendo lo correcto, si no estás haciendo un seguimiento, corres el riesgo de que alguien más se haga cargo, advierte Galem Girmay, ejecutiva de ventas de GoContractor. Tienes que proteger aquello por lo que has trabajado tan duro y asegurarte de que la conversación siempre avance.
VE TAMBIÉN: Postventa: que és y cómo realizarla >
Capítulos - Cómo Vender
"Debes apropiarte de esa cuenta porque, si no estás haciendo un seguimiento, corres el riesgo de que alguien más se haga cargo. Asegúrate de que la conversación siempre avance".
"Debes apropiarte de esa cuenta porque, si no estás haciendo un seguimiento, corres el riesgo de que alguien más se haga cargo. Asegúrate de que la conversación siempre avance".
¿Cómo se elabora un pipeline y cómo gestionarlo para que no surjan problemas?
Como hemos visto, el pipeline de ventas tiene características y pasos básicos, pero sus aspectos más específicos pueden variar según el segmento de la empresa y los recursos disponibles, entre otros factores.
Es por eso que, al crear un pipeline para tu negocio, si bien puedes usar los pasos descritos anteriormente como base, debes tener libertad para adaptar las etapas —ya sea cambiando la forma en que funciona alguna de ellas o agregando otras nuevas— a medida que vayas descubriendo qué resulta más adecuado para la experiencia de ventas de tu equipo. Recuerda, sin embargo, considerar siempre la esencia del pipeline, es decir, los procesos de conciencia, consideración, conversión y fidelización.
Para garantizar que el pipeline de ventas funcione sin mayores complicaciones, asegúrate de involucrar a todo el equipo en su elaboración, no solo al sector comercial. Los equipos de marketing y atención al cliente, por ejemplo, son parte indispensable del proceso de venta y, por eso, deben participar en el desarrollo de planes de acción, en el establecimiento de metas y en las reuniones de discusión de resultados.
El pipeline tampoco funcionará sin un monitoreo constante y análisis de datos. Por ello, contar con el apoyo de una herramienta CRM, como Sales Cloud, es fundamental para gestionar el proceso de ventas. Un software de ventas te ayuda a mantener bajo control tus flujos de ventas y permite la automatización del proceso, optimizando el tiempo de los equipos y aumentando su productividad.
¿Cómo se evalúa un pipeline de ventas?
Un buen proceso de ventas tendrá una alta velocidad de ventas, un ciclo de ventas corto y una alta tasa de conversión. ¿Cómo puedes manejar estas métricas? Bueno, sigue leyendo para informarte, porque puntos de datos como estos pueden brindarte una imagen clara de dónde se encuentra tu canal de ventas.
Un pipeline de ventas requiere datos precisos sobre prospectos para ser significativo. Estos datos pueden cambiar minuto a minuto, por lo que es necesario un monitoreo constante. Descartar datos incorrectos y agregar actualizaciones cada vez que llega un nuevo lead o un prospecto avanza hacia otra etapa te asegurará que tu flujo de trabajo se mantenga funcionando sin problemas. En Salesforce, usamos tableros en Sales Cloud para visualizar el embudo y ver en qué etapas se encuentran las negociaciones y acuerdos.
El problema, sin embargo, es que demasiados representantes se basan en anécdotas para definir el estado de los leads en el proceso. Tienes que mantenerte conectado a los datos, advierte Marcus Jewell, director de ventas de Juniper Networks, una empresa de software de red. Si los datos no están claros, simplemente di que no están claros. Así es cómo realmente se elimina el riesgo y se ejecuta una buena gestión del pipeline.
TRAILHEAD: UTILIZA EL PODER DE SALES CLOUD PARA DESMITIFICAR TU PROCESO DE VENTAS >
Para mantener tus datos correctos y los negocios avanzando, puedes configurar métricas rastreables y detalles de prospectos en tu CRM y revisarlos regularmente. Cada ejecutivo de ventas debe personalizar las métricas del embudo de ventas para cumplir con sus propios objetivos. Pero, más allá de las características específicas de cada pipeline, hay algunos conceptos básicos que generalmente se incluyen en la elaboración de los pipelines y que presentamos a continuación. Supervisar estos números te dará mucha información sobre el estado de tu pipeline de ventas y te ayudará a detectar problemas potenciales a tiempo.
• Origen del lead: ¿Cómo se enteraron los prospectos de la existencia de tu producto? ¿Fue por medio de una campaña de correo electrónico, por una promoción impresa, marketing digital u otro medio? Cuando comiences a prestarles atención a estas fuentes, es posible que descubras que algunas tienen una tasa de conversión más alta que otras. Es más probable que una persona compre por tener una referencia del producto que por haberse topado con un anuncio en línea, por ejemplo.
• Industria: Es posible que compradores de una amplia gama de industrias estén interesados en tu producto, pero ¿es un poco más popular en ciertas industrias? El seguimiento de esta métrica te ayudará a descubrirlo.
• Importancia del trato: el presupuesto de cada prospecto será diferente. Algunos podrán desembolsar montos más altos, mientras que otros no tendrán condiciones de pagar por tu producto en absoluto. Ten esto en cuenta cuando estés personalizando y priorizando tus pitches de negocios.
• Tomadores de decisiones: ¿Tienes una línea directa con las personas que tomarán las decisiones finales? ¿Estás hablando con el vicepresidente de ventas o el vicepresidente de operaciones de ventas? Si no, ¿cómo puedes conectarte con el tomador de decisiones?
• Tasa de conversión: no todos los prospectos calificados se convierten en clientes. Para pronosticar con precisión, necesitas saber qué porcentaje de oportunidades termina progresando de una etapa a otra. Si estás tratando de cerrar 500 tratos para el final del trimestre y tu tasa de conversión es del 10%, eso significa que necesitas tener 5000 oportunidades en tu flujo de ventas para alcanzar ese objetivo.
• Velocidad de ventas: ¿Cuántos ingresos genera tu equipo cada día? La velocidad de ventas te ayuda a medir esto al examinar la velocidad a la que se mueve un trato a lo largo de tu embudo. Una velocidad baja, por ejemplo, indica que hay cuellos de botella en el embudo. También indica si debes reevaluar ese prospecto, ya sea invirtiendo más energía en moverlo o eliminándolo por completo.
• Valor del proceso de ventas: calcula el valor de cada trato en tu canal. Este número te ayuda a determinar el retorno de la inversión de los esfuerzos de tu equipo.
• Duración del ciclo de ventas: ¿Cuánto tiempo pasa desde que un representante califica a un cliente potencial hasta que cierra el trato con él? Esto te permite estimar cuántas oportunidades se pueden cerrar en un período de tiempo determinado. También es una buena medida para el progreso de un trato si el representante conoce la duración promedio del ciclo de ventas.
"Infórmate sobre cómo es la vida de tu representante de ventas en términos de gestión del proceso. Luego, asegúrate de que el proceso sea lo más fácil posible".
"Infórmate sobre cómo es la vida de tu representante de ventas en términos de gestión del proceso. Luego, asegúrate de que el proceso sea lo más fácil posible".
¿Cómo trabajar con los representantes de ventas para mejorar el pipeline?
Tu CRM debe ser tu mejor amigo cuando se trata de medir y administrar tu cartera de clientes, pero no subestimes la importancia de la comunicación frecuente con tus representantes de ventas. Si bien mantener datos limpios en tu CRM es fundamental para una canalización de ventas saludable, las revisiones del proceso de ventas igualmente importantes.
Las revisiones periódicas del proceso de ventas, cuando los gerentes y los representantes discuten el estado de los acuerdos pendientes uno a uno, suelen ser una fuente de temor. Pero los equipos de ventas deberían ver las revisiones como una oportunidad para alinear nuevamente los objetivos (si es necesario) y obtener capacitación adicional. Cuando se realizan correctamente, las reuniones de pipeline de ventas pueden lograr varias cosas, como:
• Crear un sistema de responsabilidad tanto para los representantes de ventas como para los gerentes de ventas.
• Definir elementos de acción y tratar prioridades con un cronograma específico.
• Confirmar los criterios de salida para cada etapa del pipeline de ventas.
Lo más importante es que los gerentes deben practicar la empatía y la paciencia para generar confianza en los representantes. Esto mejora el ánimo de todos, permite a los representantes aprender mejor de los errores y, en última instancia, aumenta la productividad.
Debes recordar cómo era ser un Representante de Ventas. Me sorprende cuántos Directores de Ingresos o Directores de Ventas no sabrían qué hacer si se los pone frente a la pantalla del CRM, observó Marcus Jewell, Director de Ventas. Añadió: Infórmate sobre cómo es la vida de tu representante de ventas en términos de gestión del proceso. Luego, asegúrate de que el proceso sea lo más fácil posible.
Más Recursos
State of Sales
Ve cómo Sales Cloud facilita las ventas
