Plan de Ventas: paso a paso y tips sobre cómo hacerlo

No necesitas grabar en piedra tu estrategia de venta ni seguirla, sí o sí, hasta el final, incluso si está funcionando. Tampoco necesitas tener solo una estrategia: siempre es bueno tener más de una carta en la manga.

Cuando hablamos de Plan de Ventas, podemos pensar en estrategias para corto, mediano y largo plazo. Todo dependerá de tus objetivos. Si estás intentando mejorar las conversiones aún este año, lo mejor será pensar en algo inmediato. Ahora, si deseas reestructurar todo tu abordaje de ventas, puedes pensar en planes de larga duración. 

Para eso, observa el embudo de ventas como un todo. Analiza las etapas. ¿Cuál estrategia encaja mejor en cada momento? Define la mejor estrategia para cada momento y registra esa información en el Plan de Ventas, así todo el equipo comercial podrá tener acceso a ella.

También se debe tener en cuenta —especialmente en ventas B2B— el escalafón de quién está negociando contigo. Sin duda, la estrategia aplicada no será la misma para los cargos más altos y para los cargos más bajos, ¿no es cierto? También combina los tipos de ventas y clientes con los perfiles de vendedores más adecuados. Para hacerlo, es necesario conocer a fondo el perfil de tus colaboradores y saber cómo se desempeñan en cada tipo de negociación.

La táctica es la forma en que la estrategia saldrá del papel para ponerse en práctica. Por lo tanto, ambas están directamente relacionadas. De esta forma, facilita pensar a corto y mediano plazo para definir cuáles acciones se tomarán, visto que podrá ser necesario mensurar su impacto y reevaluar su uso. 

Mantente atento a las métricas de ventas y analiza la tasa de conversión, etapa por etapa, dentro del pipeline. Además, en el momento de describir las acciones, sé específico y objetivo. También es esencial atribuir tareas a los responsables, dejando claro qué queda a cargo de quién.

La técnica está directamente relacionada a la capacidad de entrega del equipo de ventas. En este punto, tenemos que pensar en todo tipo de forma de capacitar aún más a las personas. Entrenamiento de ventas, coaching, aplicación de diferentes metodologías de ventas: todas estas son formas de perfeccionar la técnica de tus vendedores.

La motivación de las personas pasa por que se sientan aptas para realizar sus actividades y poner el Plan de Ventas en práctica. Además, medidas de experiencia del colaborador pueden ser beneficiosas para toda tu empresa.

¿Cómo está el rendimiento de las ventas en este momento? Para responder a esta pregunta, ten en cuenta estos ítems:

• Tasa de conversión de ventas: ️Esta métrica está directamente relacionada con el embudo de ventas. A fin de cuentas, es aquí que logramos entender si las acciones establecidas en cada etapa de la jornada del consumidor lograron nutrir al lead hasta transformarlo en un cliente de verdad. Por eso, es importante responder a estas preguntas:

- ¿Cuáles son los números en todas las etapas del embudo?
- ¿Cómo fue la performance individual de cada vendedor? 
- ¿Cómo fue la performance de la empresa, considerando los números de cada equipo?
- ¿Cuál fue la tasa de conversión de los leads a clientes?
- ¿Cuánto se ha generado en términos de pipeline?
- ¿Cuáles son las negociaciones que se han cerrado en otras etapas del embudo?

Analizándose esa información se hace más fácil entender cuánto necesita mejorar cada vendedor (performance individual), cuánto necesita mejorar la empresa (suma de los equipos) y cuánto debe aumentar la conversión de los leads para que se cumpla con las metas. 

• Estacionalidad: ¿En cuáles períodos se vendió más?

• ¿Cuáles fueron los costos?: ¿qué gastó la empresa para conquistar a ese lead y que se convirtiera en cliente? Vale incluir, además de los descuentos, todo lo que se gastó en viajes, desplazamientos, cenas y reuniones. De forma objetiva, podemos guiarnos por la pregunta: 

¿Cuánto le costó a la empresa la adquisición de ese consumidor?

• Competencia: ¿Tu empresa creció o disminuyó con respecto a la competencia?

Además, es importante que tengas la respuesta a las siguientes preguntas en la punta de la lengua:

• ¿Cuál es tu tasa de churn?

• ¿Cuántos y cuáles clientes pidieron un poco más de tiempo para cerrar negocio, aumentando tu ciclo de venta?

• ¿Cuál es el tamaño de tu cartera de clientes actualmente?

• Las metas del año y en vigencia se han cumplido o están cerca de cumplirse?

Al responder a esos cuestionamientos, tendrás una idea más objetiva sobre dónde estás y hacia dónde debes ir. Además, será mucho más fácil trazar estrategias y pensar en planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

Después de chequear los números que ya tienes, deberás establecer las metas para cumplir en el Plan de Ventas. Debes buscar un número que te dé un forecast de ventas. Esto proporcionará, todo el tiempo, una mayor tranquilidad para trabajar y realizar la gestión administrativa.

Cabe recordar que tanto las metas del equipo como las metas individuales deben entrar en el Plan de Ventas. Las primeras se refieren a los números que el departamento debe alcanzar para contribuir con la meta general de la empresa. 

Por ejemplo, el departamento de ventas tiene una meta de $ 5 millones, mientras el de Éxito del Cliente deberá alcanzar los $ 3 millones.

Esas metas colectivas se pueden definir de manera detallada o más simple. De manera detallada, puedes calcular el tamaño del mercado, cuánto representa tu empresa, calcular sus crecimientos anteriores y proyectar algo congruente; o hacer lo que hacen muchas empresas, que es solo analizar el historial y crear una proyección basada en él y en cuánto se ha comprometido a crecer la empresa.

Mientras tanto, las metas individuales tienen que ver con los números que establece el líder del equipo para cada colaborador. En este caso, es natural que vendedores con más experiencia tengan metas más agresivas que vendedores júnior. 

Para definir la distribución de la meta entre ellos, vale recurrir a la idea de porcentaje. Se puede establecer, por ejemplo, una meta del 100% para los vendedores con experiencia, mientras, para los más novatos, una meta progresiva que empiece por el 50% los 3 primeros meses, hasta que el colaborador se adapte a la empresa; siga con el 75% de la meta los 3 meses siguientes; y, después, cuando él ya esté habituado a la empresa, llegue al 100% de la meta. 

Por eso, teniendo en cuenta la tasa de conversión actual de la empresa, piensa en:

• ¿Cuántos visitantes necesitas en el sitio para llegar al número de leads deseados?

• ¿Cuántos leads necesitas para alcanzar el número de llamadas deseadas?

• ¿Cuántas llamadas necesitas hacer para llegar al número buscado de agendas?

• Y ¿cuántas agendas necesitas confirmar para lograr enviar el número ideal de propuestas?

• ¿Cuántas propuestas necesitas hacer para alcanzar el número ideal de ventas?

• Y ¿cuántas ventas necesitas cerrar para llegar a la facturación que buscas?

Una etapa está directamente conectada a la otra. Si se abre un gap entre dos etapas, tus metas estarán comprometidas. Piensa en la tasa de conversión.

Ya hemos hablado de ellas, ¿te acuerdas? Ha llegado el momento de definirlas.

Para definir tus estrategias, considera estos puntos:

• ¿La segmentación de mercado está correcta o aun hay oportunidades para explorar?

• ¿Puedes crear planes diferenciados en tu servicio? ¿Y agregar algún producto complementario a las ofertas originales, fortaleciendo las tasas de cross-sell y up-sell? 

• ¿De qué manera puedes compensar la estacionalidad (si existe) de tus ventas?

• ¿Cuáles son las tendencias de mercado y cómo tu empresa se está adecuando a ellas?

• ¿Cuáles son los productos o servicios más importantes de tu empresa y cómo dejarlos más en evidencia?

• Piensa en ventas outbound y busca los mejores prospectos para abordarlos;

• ¿Cómo sería posible tener una relación con el cliente aun más fuerte?

Después, pasa a la táctica:

• Ten un plan para llegar hasta los prospectos de mayor potencial que hayas identificado;

• Encuentra formas de reducir el CAC de tu empresa;

• Encuentra un punto en común en las mejores oportunidades que hayas tenido. Después, céntrate en clientes de ese tipo;

• Avanza hacia una prospección activa de clientes mayores;

• Identifica eventos relevantes en el segmento y hazte presente;

• Estructura bien el pipeline con oportunidades que te puedan conducir a la consecución de tus metas;

• Relaciónate con el mercado, clientes y también con competidores.

Claro que puedes apostar en otros caminos para mejorar tus números, como, por ejemplo, invertir en contenido relevante para conquistar autoridad en el mercado o invertir en Inbound Marketing para atraer leads que ya estén familiarizados con tu tipo de negocio.

La única regla aquí es: basa tu estrategia y táctica en datos y no temas en ponerlas en práctica. 

Por más que la teoría esté clara en tu mente, llevarla a la práctica siempre es un desafío. Un paso que puede ayudarte es establecer un cronograma de acciones en el que preveas el tiempo promedio de cada tarea y cuándo la realizarás. No olvides: cumplir plazos y comprometerte con la disciplina son tus mejores amigos cuando se trata de Plan de Ventas.

Así: 

1º - Establece un calendario que sea fácil de entender con respecto a las fechas, etapas e involucrados;

2º - Sé comprensivo y da un margen de tiempo mayor para tareas mayores. Hazlo especialmente al comienzo para que las acciones se puedan cumplir;

3º - Define qué métricas se utilizarán y guíate solo por ellas. De lo contrario, correrás el riesgo de perderte en el medio de tanta información.

4º - Monitorea semana a semana las tasas de conversión en todas las etapas del embudo. Es crucial siempre estar atento a las nuevas oportunidades. Pero, más que eso, no dejes que ningún lead se enfríe por falta de acción.

5º - Mantente abierto para, al final del plan, reevaluar lo que no funcionó y pensar en alternativas que puedan ser exitosas. 

No vamos a mentir: el trabajo es difícil y puede hasta ser desgastante al comienzo. Pero, al final, vale la pena.

Es aquí que los líderes se reúnen. Sí, hablamos de personas como el CEO, el CRO (Chief Revenue Officer), el CFO y los principales directores y vicepresidentes. El objetivo es establecer un camino de largo plazo para la organización, implementando una visión macro del negocio. También se discute en estas reuniones dónde estarían las oportunidades y cómo aprovecharlas.

Ejemplo:

Los liderazgos pueden decidir aumentar el valor de los contratos anuales (ACV) hasta alcanzar los $ 30 millones dentro de los 5 años siguientes. Mientras tanto, también se decide disminuir el ritmo de contrataciones para mantener el dinero en caja y hacer que el equipo comercial existente impulse su productividad.

En este caso, el gestor de ventas crea un Plan de Ventas anual para definir objetivos inmediatos y tomar decisiones que ayudarán a la empresa a llegar más cerca de los objetivos establecidos en el plan de largo alcance. 

De esa forma, la estrategia empieza por el entendimiento de la capacidad del equipo y de la cantidad de ingreso que es capaz de producir. A partir de esos datos, se acuerdan los territorios de actuación, cuotas de ventas y planes de compensación para garantizar que los vendedores alcancen las metas establecidas.

Ejemplo: 

Si el plan de largo alcance es conquistar $ 30 millones en contratos anuales (ACV) dentro de los 5 años siguientes al mismo tiempo en que el equipo de ventas se vuelve más productivo, entonces el gestor deberá establecer como meta $ 4 millones en ACV para el primer año, aumentando las cuotas que cada vendedor necesita cumplir para llegar al objetivo final.

En este plan no se segmenta a los consumidores solo por la geografía. También se toman en cuenta categorías de negocio.

Ejemplo:

Si deseas venderles a más empresas, querrás segmentar a los clientes basándote en su tamaño, además de combinar a los vendedores con expertise empresarial con cada empresa que compone el público objetivo. También puedes segmentar a los consumidores basándote en la industria en la que actúan y asignar a vendedores con expertise industrial.

Ahora que los vendedores saben cuáles son sus objetivos y territorios de actuación, deben planear por su cuenta qué se hará en la operación de cada cliente. Uno de los puntos de atención debe ser agregar valor en cada intercambio y cerrar acuerdos individuales.

Además, deben buscar entender constantemente las necesidades de los clientes, identificar obstáculos que puedan estar estorbando el cierre de las ventas y listar acciones que puedan mejorar la relación con el cliente, avanzando en la negociación.

Después, ellos deben trabajar con diferentes equipos para ejecutar el plan trazado. En esta etapa, es posible que los vendedores se conecten especialmente con los Business Development Representatives (BDR) y con los ingenieros de producto. Así, es más fácil estar presente en la captación de nuevos leads y actualizado con respecto a nuevas demos y pruebas.