8 prácticas que están afectando la productividad de tus ventas (y qué hacer para evitarlas)
Sigue los consejos de los expertos en ventas para empezar a aumentar tu productividad hoy mismo.
El 72 % del tiempo de los vendedores se malgasta en tareas no relacionadas con las ventas, según nuestro informe “Trends in Sales Ops”, una encuesta de más de 7700 profesionales del sector. ¿Lo positivo? Hay métodos simples para que los empleados se concentren en lo más importante.
Este es tu punto de partida. Te mostramos cómo evitar 8 prácticas frecuentes para la productividad que consumen ingresos y limitan a los vendedores. Además, te damos fichas de trabajo y recursos para ayudarte.
Malas prácticas de ventas:
- El equipo de ventas dedica demasiado tiempo a las herramientas.
- Los vendedores no saben cuándo hacer avanzar a los clientes a la siguiente etapa del proceso.
- Los vendedores no aprovechan todo el potencial de sus territorios.
- Los empleados tardan demasiado en obtener la aprobación de las cotizaciones.
- Los vendedores necesitan el apoyo del equipo para concretar oportunidades, pero no hay consonancia.
- Los gerentes de ventas tienen poco tiempo para capacitar al personal.
- El equipo no sabe si el programa de capacitación funciona.
- La concentración de los vendedores se ve afectada por problemas de salud mental.
1: el equipo de ventas dedica demasiado tiempo a las herramientas
Según nuestro informe “State of Sales”, los equipos de ventas usan 10 herramientas en promedio, ya sea para generar informes, gestionar contactos o hacer pronósticos. Muchas de estas herramientas están en diferentes plataformas, lo que crea un mosaico inconexo de datos, campos y paneles distintos.
Los vendedores lo sufren. Dos tercios dicen sentirse abrumados. Es difícil mantener la productividad cuando hay que ir de una solución a otra para hacer una tarea, y todo ese tiempo dedicado a las herramientas significa menos tiempo para los clientes.
Solución:
Unifica tus herramientas para reducir los costos y devolverles a los empleados el tiempo que necesitan para los clientes.
Serás parte del 94 % de los equipos de ventas que planea simplificar su conjunto de tecnologías en los próximos 12 meses.
Te mostramos cómo lograrlo:
- Haz un inventario de tus herramientas. Quizás notes que algunas tienen las mismas funcionalidades, mientras que a otras no las aprovechas al máximo.
- Prioriza las herramientas multifuncionales antes que las de una sola función. Aprovecha al máximo las herramientas con varias características, para que tus empleados no tengan que ir de una a otra tan seguido. Además, busca herramientas con funciones de IA para evitarles tareas manuales.
- Si es posible, deshazte de las soluciones puntuales y las herramientas con poco uso. Elimina varias plataformas para reducir las tareas que son un malgasto de tiempo (como ingresar datos redundantes) y aumentar la productividad de tu equipo.
“No tengas miedo de decirle adiós a una herramienta, incluso si invertiste mucho tiempo y dinero en ella. Los empleados no deberían tener que cambiar constantemente de sistema para trabajar con el mismo registro. Cuanto más simplifiquemos la venta, mayores serán las ganancias”.
“No tengas miedo de decirle adiós a una herramienta, incluso si invertiste mucho tiempo y dinero en ella. Los empleados no deberían tener que cambiar constantemente de sistema para trabajar con el mismo registro. Cuanto más simplifiquemos la venta, mayores serán las ganancias”.
Obtén el cuaderno de ejercicios para la productividad de ventas y evita caer en estos errores
Usa estas fichas de trabajo gratuitas para descubrir cómo:
- Optimizar tu conjunto de tecnologías unificando las herramientas de ventas sin perder funcionalidades.
- Potenciar la eficiencia de tus ventas definiendo los criterios de salida adecuados para cada etapa del proceso.
- Acelerar tus cotizaciones eliminando a los aprobadores redundantes y aprobando más condiciones automáticamente.
2: los vendedores no saben cuándo hacer avanzar a los clientes a la siguiente etapa del proceso
Si el proceso de ventas no tiene etapas bien definidas, es difícil saber cuándo hacer avanzar las negociaciones. “Sin una estructura, los empleados no saben cuáles deberían ser sus próximas medidas”, opina Richard Harris, fundador de Harris Consulting Group. “Esa falta de claridad en los datos del proceso genera imprecisiones en los pronósticos”.
Por ejemplo, si los vendedores no tienen una pauta para saber cuándo mover las negociaciones al siguiente paso del proceso, todas las oportunidades pueden terminar asignándose a la misma categoría, lo que causa confusión y desordena los datos.
Solución:
Define cada etapa de tu proceso de ventas con criterios de salida claros, para que tus vendedores sepan siempre qué medida tomar.
Aquí tienes cómo empezar:
- Nombra y define las etapas de tu proceso de venta. Divide el recorrido de venta en las actividades básicas que hacen avanzar las negociaciones hasta su concreción (por ejemplo, llamadas o reuniones).
- Define los criterios de salida de cada etapa. Indica qué debe suceder para que el prospecto pase a la siguiente etapa. (Por ejemplo, el prospecto dice que tu empresa quedó preseleccionada).
- Facilítales a tus vendedores la tarea de actualizar los datos del proceso. Incorpora herramientas que ayuden a los vendedores a actualizar los registros de los clientes con un solo clic, y conecta las herramientas para que no tengan que hacer actualizaciones redundantes de datos.
3: los vendedores no aprovechan todo el potencial de sus territorios
Según el informe “State of Sales”, el 69 % de los profesionales de ventas cree que ahora su trabajo es más difícil. “A menudo, los empleados sienten que no saben dónde o cuándo actuar”, comenta Dave Borrelli, vicepresidente sénior de Ventas de Salesforce. “A lo largo de mi trayectoria, he notado que ese pensamiento aparece cuando los vendedores no entienden del todo su territorio”.
Tienes un problema de productividad si a tus vendedores les asignan una zona, pero no saben qué oportunidades priorizar ni cómo descubrir nuevos clientes potenciales.
Solución:
Dales a tus vendedores la posibilidad de ver las mejores oportunidades de sus territorios definiendo los criterios de las cuentas con mayor potencial.
Así puedes ayudar a tus vendedores:
- Representa los territorios con mapas, no con planillas de cálculo. Dales a tus vendedores una representación visual de sus territorios (y de las cuentas de alto impacto) en lugar de columnas y filas de datos.
- Prioriza las cuentas de alto impacto. Ayuda a tus vendedores a interpretar rápidamente el impacto potencial en los ingresos de cada prospecto de acuerdo con sus probabilidades de concretar o renovar negocios. Si es posible, utiliza información potenciada por IA para detectar las oportunidades de alto valor.
- Elabora planes de cuenta para abordar a tus prospectos más prometedores. Una vez que identifiques tus cuentas de alto impacto, elabora planes de cuenta. Se trata de planes para llegar a clientes específicos y concretar negocios con ellos.
“Incorpora procesos que les señalen a los vendedores las oportunidades más factibles de sus territorios, para que no tengan que preguntarse cómo abordar su jornada”.
“Incorpora procesos que les señalen a los vendedores las oportunidades más factibles de sus territorios, para que no tengan que preguntarse cómo abordar su jornada”.
4: los empleados tardan demasiado en obtener la aprobación de las cotizaciones
Hacer cotizaciones y conseguir que las aprueben es la tarea administrativa que más tiempo ocupa en la semana de un vendedor, según nuestro informe “Trends in Sales Ops”. Ese tiempo se podría dedicar a entablar relaciones y concretar negocios.
“Las cotizaciones deberían ser simples”, opina Meredith Schmidt, vicepresidenta ejecutiva de Revenue Cloud en Salesforce. “Pero presentas tu cotización para que la aprueben, y de repente hay cuatro grupos distintos que tienen que aprobar la misma condición especial por varios motivos. Así, las negociaciones se demoran por una autoridad empresarial que no tiene nada que ver con las ventas”.
Solución:
Acelera las cotizaciones auditando el proceso de aprobación y eliminando las redundancias. Lógralo en tres pasos:
- Usa menos aprobadores. Determina qué aprobadores con cargos similares se pueden reemplazar por uno solo. Si no es posible reducir la cantidad de aprobadores, fíjate si se pueden hacer diferentes revisiones en simultáneo.
- Acorta los plazos de aprobación. Dales menos tiempo a tus aprobadores. Por ejemplo, puedes reducir un plazo de aprobación de dos días a 24 horas.
- Automatiza más condiciones. Encuentra las condiciones que siempre se aprueban. Para esos casos se pueden usar aprobaciones automáticas que no requieran intervención humana.
5: los vendedores necesitan el apoyo del equipo para concretar oportunidades, pero no hay consonancia
El 81 % de los empleados de ventas piensa que la venta en equipo ayuda a concretar oportunidades comerciales. Pero casi la misma cantidad (82 %) afirma que estar en consonancia con otros vendedores es, como mínimo, un poco difícil.
Parte de la dificultad es superar la naturaleza competitiva propia de las ventas para lograr la colaboración. Otro obstáculo es la venta híbrida, que genera varios métodos y canales de conversación para los equipos.
Solución:
Los jefes de ventas nos dijeron que la consonancia interdisciplinaria es la principal táctica para crecer. Te mostramos cómo eliminar la fragmentación y facilitar las ventas en equipo:
- Capacita a los vendedores para que vean a los integrantes de su equipo como un recurso. “Los vendedores que mejor trabajan en equipo son los que se toman el tiempo para entablar vínculos en toda la organización”, señala Anita Nielsen, presidenta de LDK Advisory Services.
- Añade “consultar a un especialista del equipo” como paso de tu proceso de venta. El mejor recurso para que las negociaciones avancen son los conocimientos especializados que hay en tu organización.
- Agrupa todas las comunicaciones en un solo lugar. Termina con la comunicación fragmentada (como los correos electrónicos) e implementa una herramienta de colaboración que permita que cada integrante del equipo, ya sea remoto o presencial, vea los avances de las negociaciones.
El método Salesforce para vender en equipo
Eliminamos la fragmentación, para que los equipos de venta trabajen juntos en las negociaciones desde cualquier lugar.
1️⃣ Convocamos a las personas clave. En nuestro proceso de venta, siempre nos aseguramos de recurrir a especialistas internos para que nos den su aporte inmediato. Por ejemplo, pedimos ayuda para responder a las objeciones técnicas, o le pedimos a un especialista en el sector que revise nuestras presentaciones.
2️⃣ Organizamos reuniones periódicas para intercambiar conocimientos. Creemos que las reuniones sirven para integrarnos y hablar sobre prácticas óptimas. Esto se logra en las reuniones generales, en conversaciones informales y mediante ejercicios para fortalecer al equipo.
3️⃣ Usamos Slack para crear canales nuevos para cada cuenta y oportunidad. Los canales son foros donde los equipos pueden hacer un seguimiento de cada prospecto y cliente y ayudarse mutuamente a concretar negociaciones. Hacemos esto hasta con las negociaciones más simples.
6: los gerentes de ventas tienen poco tiempo para capacitar al personal
Según nuestro informe “State of Sales”, solo el 26 % de los profesionales de ventas recibe capacitación individual al menos una vez a la semana. Es decir que cuando los gerentes charlan con los empleados, seguramente tienen mucho que abarcar (acaso más de lo que puede asimilarse de una vez).
Aumentar la frecuencia de las capacitaciones podrá parecer una solución simple pero, según un estudio reciente, en la última década los gerentes dedicaron el 20 % de su tiempo a las capacitaciones, año tras año. Eso indica que aumentar la cantidad de capacitaciones tal vez no sea posible.
Solución:
Usa un software de capacitación para llamadas que haga aflorar cuestiones clave de las llamadas de ventas y combínalo con sesiones de capacitación productivas que permitan detectar aspectos de alto impacto para mejorar. Te mostramos cómo descubrir esos aspectos:
- Pídele al vendedor que reconozca aspectos para mejorar. El vendedor sabe mejor que nadie qué va bien y qué no. A modo de preparación para las reuniones individuales, pídeles a los vendedores que anoten los problemas que afrontan durante la semana.
- Comunícale a cada persona la visión del equipo. Tus capacitaciones deben apuntar a las prácticas óptimas y los objetivos de todo el equipo, para que los vendedores puedan remar en la misma dirección.
- Capacita directamente en el campo. “Predica con el ejemplo”, recomienda el capacitador en ventas Ian Koniak. Anima a los gerentes de ventas a arremangarse y vender a la par de sus empleados hasta que estos estén listos para hacerlo solos.
“Para que una capacitación sea eficaz, no alcanza con decir las palabras indicadas. Tiene que haber un vínculo para que el mensaje llegue y se afiance”.
“Para que una capacitación sea eficaz, no alcanza con decir las palabras indicadas. Tiene que haber un vínculo para que el mensaje llegue y se afiance”.
7: el equipo no sabe si el programa de capacitación funciona
El 72 % de los vendedores no cree que vaya a cumplir con su cuota de ventas el próximo año, según nuestro informe “State of Sales”. Los jefes de ventas quieren intervenir para contribuir con programas de capacitación más efectivos.
Pero salvo que tengas un método confiable para medir el valor de tu programa de capacitación, “está condenado a ser una caja negra”, asegura Jessica Holt Ware, vicepresidenta auxiliar de Ventas de Salesforce. “Los empleados reciben la capacitación, pero se desconoce el resultado”.
Solución:
Para medir y demostrar el efecto de tu programa de capacitación de ventas, empieza por los resultados que quieres alcanzar, y planifica la capacitación y los objetivos para lograrlo. Te mostramos cómo:
- Determina con exactitud qué parámetro quieres mejorar. Algunos ejemplos son el plazo hasta alcanzar la máxima productividad, la tasa de concreción, la magnitud de las transacciones y la duración del ciclo de ventas.
- Crea un programa a medida. Por ejemplo, si quieres aumentar la tasa de concreción (el porcentaje de oportunidades que concretas), podrías enseñarles a tus empleados a reconocer a los prospectos con poder de compra.
- Haz un seguimiento de los cambios de conducta. En este ejemplo, tus empleados empezarían a programar llamadas con contactos que ocupan los cargos correctos.
- Adáptate, aprende y vuelve a empezar. Mide los resultados en los ingresos y actúa a partir de eso.
El método Salesforce para la capacitación de ventas
Aquí te mostramos los pasos de nuestro programa de capacitación más reciente, renovado el año pasado. Sigue leyendo sobre nuestro método de capacitación en este artículo.
1️⃣ Definimos los ingresos deseados. En este momento, queremos adquirir prospectos de alta calidad. Queremos un embudo de ventas lleno de prospectos valiosos con muchas probabilidades de concretar las ventas.
2️⃣ Elaboramos un nuevo módulo de capacitación para modificar la conducta. Para asegurarnos de atraer a los mejores prospectos, les enseñamos a los vendedores cada detalle de nuestro público destinatario y definimos objetivos para garantizar que sus llamadas de descubrimiento y evaluación de prospectos sean eficaces.
3️⃣ Medimos el cumplimiento de los objetivos. Hacemos un seguimiento de los objetivos (por ejemplo, realizar capacitaciones y coordinar reuniones) a medida que se van cumpliendo. Luego, nos adaptamos. Por ejemplo, si hay pocas reuniones de descubrimiento, actualizamos el objetivo para aumentarlas.
4️⃣ Medimos el efecto en el objetivo desde el principio y con frecuencia. Medimos el aumento de calidad de nuestros prospectos en función de la mayor probabilidad de concretar las negociaciones. Observamos este parámetro semanas después de iniciar el programa y seguimos supervisándolo para aprender y adaptarnos rápido.
8: la concentración de los vendedores se ve afectada por problemas de salud mental
De acuerdo con esta encuesta del 2021 realizada por una alianza de influencers de ventas, el 60 % de los vendedores asegura que su rendimiento es bajo por problemas de salud mental. Es decir que más de la mitad de los vendedores tiene dificultades.
Una razón es que los vendedores son “masoquistas” y se obsesionan cuando no logran sus objetivos. “Los vendedores recuerdan cada oportunidad que se esfumó”, cuenta Jen Lagaly, vicepresidenta ejecutiva de Ventas de Salesforce.
Por otra parte, los vendedores tienden a leer muchas malas noticias porque pasan tanto tiempo en línea. “Leen sobre despidos, política, etc.”, relata Lindsey Boggs, directora global de Desarrollo de Ventas de Quantum Metric. “Empiezan a preocuparse por cosas que no pueden controlar”.
Solución:
Los vendedores deben registrar sus sentimientos negativos y hablar sobre ellos, eliminar las distracciones digitales y recurrir a ayuda profesional si la necesitan. "“Lo importante es actuar con conciencia”, opina Alexine Mudawar, directora ejecutiva de Women in Sales. "“Cuando llevamos un registro semanal de nuestros logros, fracasos y sentimientos, podemos hacer un plan para superar los aspectos que nos limitan”.
Te mostramos qué hacer:
- Registra lo que sientes. Haz un seguimiento de cómo te sientes cuando termina la semana, para que puedas detectar y abordar las tendencias derrotistas. También sirve para verificar si tus sentimientos negativos se basan en la realidad o en pensamientos fuera de control.
- Pon en práctica medidas de higiene digital. “Les puse límites a las aplicaciones de redes sociales”, relata Boggs. “En 15 minutos, se cierran todas las sesiones. No puedo seguir leyendo malas noticias”.
- Recurre a profesionales si necesitas ayuda. “No sufras en silencio”, recomienda el experto en ventas Ian Koniak. “Levanta la mano y pide ayuda. Habla con un profesional, habla con tu empresa y pide el apoyo que necesitas”.
¿Quieres mantener la productividad? Sigue leyendo.
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