Vier dingen die ik graag eerder had geweten over salesprognoses

Het opstellen van verkoopprognoses is zowel een kunst als een wetenschap. Ik ben al meer dan 20 jaar werkzaam als salesmanager en heb in al die tijd honderden uren besteed aan het overpeinzen van salesprognoses. Prognoses moeten antwoord geven op twee eenvoudige vragen: hoeveel zijn we van plan te verkopen en wanneer leveren we die verkochte producten?

Hoe hard mijn team en ik ook werken aan onze prognoses, onvoorziene omstandigheden kunnen altijd enorme gevolgen hebben. Omzetprognoses zijn altijd al lastig geweest, maar de onvoorstelbare wereldwijde uitdaging die COVID-19 nu vormt, heeft alles nog een stuk moeilijker gemaakt.

In deze post wil ik vier feiten over salesprognoses met je delen die ik zelf graag eerder in mijn carrière had geweten. Ik hoop dat ze je helpen een meer strategische methode te vinden om je uitdagingen op het gebied van prognoses aan te gaan.

Verder heeft ons team de Complete Guide to Sales Forecasting opgesteld om je te helpen beter te verkopen vanuit huis. In dit uitgebreide artikel vind je nog veel meer nuttige informatie dan mijn korte tips hieronder. Je vindt er antwoord op de meestgestelde vragen over salesprognoses van verkopers en managers.

1. Je hoeft maar met je ogen te knipperen en je prognose kan compleet veranderd zijn

Noodweer, een economische crisis of een wereldwijde pandemie zoals COVID-19 – stuk voor stuk zaken die je prognose behoorlijk ondermijnen. Wat je dacht te weten over je verwachte omzetgroei, kan ineens compleet op zijn kop komen te staan.

Als dat gebeurt, is het geen probleem dat je de prognose even laat voor wat hij is. Ik vertel mijn verkopers en salesmanagers altijd dat empathie en klantrelaties op de eerste plaats komen. Dat geldt zowel voor hoe we intern met elkaar omgaan als voor de manier waarop we onze klanten behandelen. Als je nu een goede relatie met je klanten waarborgt, wordt jullie band in de toekomst alleen maar sterker, zo is mijn ervaring.

Hoewel het in deze omstandigheden lastig is om prognoses te maken, is het nu wel belangrijker dan ooit. Een prognose is een onmisbaar instrument om iedereen te helpen een planning voor de komende maanden en jaren te maken. In uitzonderlijke omstandigheden willen sales- en financiële managers in je bedrijf snel antwoord op vragen als:

• Hoe ziet onze pipeline er vandaag uit?

• Wat gebeurt er in het beste én slechtste geval?

• Hoe is de prognose veranderd ten opzichte van vorige week of vorige maand?

Je wilt deze data dan bovendien per regio, manager (zoals in de volgende afbeelding te zien is), verkoper, product, enz. kunnen uitsplitsen. Ik heb gemerkt dat je in zulke stressvolle situaties met de juiste tools niet langer bent overgeleverd aan nattevingerwerk. Zo gebruiken onze teams bijvoorbeeld krachtige dashboards in Sales Cloud om een duidelijk beeld te krijgen van de snel veranderende pipeline. Verkopers moeten meer dan ooit zorgen dat al hun data in Sales Cloud up-to-date zijn, zodat managers over een zo nauwkeurig mogelijk overzicht beschikken. Zo is ons team beter op de hoogte van wat er nu allemaal speelt – én van wat ons waarschijnlijk te wachten staat. Hieronder lees je meer over het vormen van die verwachtingen.

2. Baseer salesprognoses op vijf eenvoudige vragen

Toen ik net begon in de salesbranche, wist ik dat ik voor mijn prognoses rekening moest houden met heel wat variabelen. Ook wist ik dat ik het hoeveel en wanneer van iets moest bepalen. Ik was echter nog onvoldoende bezig met de volgende vijf vragen: wie, wat, waar, waarom en hoe. Tegenwoordig zijn dit de belangrijkste vragen waarop ik mijn teams vraag zich te focussen bij het opstellen van prognoses:

1. Wie: Salesteams moeten hun prognoses afstemmen op de identiteit van hun prospects. Gaat het om besluitvormers of bijvoorbeeld influencers? Afhankelijk daarvan kunnen prognoses meer of minder nauwkeurig zijn.

2. Wat: Baseer prognoses op precies die oplossingen die je van plan bent te verkopen. Die oplossingen baseer je op hun beurt weer op de problemen die prospects hebben aangegeven en die jouw bedrijf als geen ander kan oplossen.

3. Waar: Waar wordt de aankoopbeslissing genomen en waar worden de producten daadwerkelijk gebruikt? Salesteams komen tot nauwkeurigere inzichten wanneer ze weten hoe de omgeving van hun prospect er uitziet (en hier op zijn minst een bezoek aan hebben gebracht).

4. Waarom: Waarom overweegt de prospect of bestaande klant überhaupt om een nieuwe dienst af te nemen van je bedrijf? Is er een zwaarwegende of bijzondere reden waarom dit uitgerekend nu aan de orde is? Als er geen dringende noodzaak is, loop je het risico dat de deal niet doorgaat.

5. Hoe: Hoe neemt deze prospect aankoopbeslissingen? Als je er geen rekening mee houdt hoe dit in het verleden ging, kan de uitkomst onzeker blijven.

In onvoorspelbare tijden is het natuurlijk een stuk lastiger om een antwoord te vinden op sommige van deze vragen. Het is echter belangrijk om de data continu aan te passen aan de praktijk. Alleen dan kun je tot goede prognoses komen. Een stressvolle situatie is nog geen reden om te stoppen met prognoses.

Sommige van de genoemde aspecten zijn voldongen feiten, terwijl bij andere meer giswerk komt kijken. Hoe meer je verkoopt, hoe beter je wordt in het opstellen van prognoses. Juist daarom zijn prognoses zowel een kunst als een wetenschap, waarbij je constant zoekt naar de juiste balans.

Je kunt een prognose ook gebruiken om het huidige risico voor je bedrijf te beoordelen. Dit noemen we een negatieve prognose. Een van onze klanten heeft onlangs bijvoorbeeld een veld COVID-19 toegevoegd in Salesforce. Bepaalde deals krijgen nu dit label, waardoor de klant kan zien welke impact de pandemie heeft op de bedrijfsactiviteiten. Dit levert de volgende twee belangrijke voordelen op:

• De klant kan prioriteit geven aan deals waarbij een afnemer een product nodig heeft in verband met COVID-19. Die producten worden dan sneller geleverd.

• De klant kan bijhouden welke deals zijn stukgelopen of uitgesteld vanwege de crisis.

Door op basis van negatieve prognoses risico’s in te schatten, til je het hele prognoseproces feitelijk naar een hoger niveau.

3. Iedereen in het bedrijf heeft verkopers nodig – niet alleen het salesteam

Toen ik pas begon in de salesbranche, wist ik dat ik nauwkeurige prognoses moest leveren om mijn managers tevreden te houden. Nu ik een stuk verder ben in mijn carrière en verschillende groeifasen heb meegemaakt, ben ik me ervan bewust dat elke afdeling vertrouwt op verkoopprognoses. Als een prognose niet klopt, raakt dit werkelijk elk onderdeel van de organisatie.

Salesprognoses geven het bedrijf bijvoorbeeld informatie die nuttig is voor het plannen van resources voor de verzending van producten, het financieren van marketingcampagnes en het aannemen van personeel. Met nauwkeurige prognoses neemt het bedrijf betere investeringsbeslissingen, zoals de werving van twintig nieuwe ontwikkelaars of de opening van een nieuwe verkoopvestiging in een belangrijke regio.

Een prognose die de plank misslaat, stelt elk bedrijfsonderdeel echter voor een grote uitdaging, van de prijsstelling tot de levering van producten aan eindgebruikers. Iedereen rekent erop dat de salesorganisatie in staat is om een nauwkeurige prognose aan te leveren. Onderschat daarom nooit het belang van je prognose. Zelfs in een snel veranderende wereld kan iedereen betere beslissingen nemen als jij je adviezen regelmatig bijstelt.

4. Door de huidige stand van de technologie zijn traditionele prognosemethoden hopeloos achterhaald

Als ik aan het begin van mijn carrière toch eens had kunnen vermoeden tot welke technologie ik inmiddels toegang heb… Salesmanagers zijn vandaag de dag werkzaam in een technologische omgeving die ongekend geraffineerd is. Zelfs de meest zelfverzekerde verkopers komen nu niet meer weg met een snelle berekening op de achterkant van een bierviltje.

In onze eigen interne implementatie van Sales Cloud voorspellen we de omzet bijvoorbeeld door:

• Ons volledige bedrijf te monitoren, met een compleet overzicht van de totale pipeline.

• Bij te houden wie de beste prestaties levert. We zien hoe verkopers presteren ten opzichte van hun targets, met leaderboards die tot op de minuut nauwkeurig zijn.

• Prognoses op te stellen voor complexe salesteams. Met Overlay Splits kunnen we de juiste bedragen overboeken naar sales-overlays, op omzet, contractwaarde en nog veel meer.

Verder gebruiken we kunstmatige intelligentie (AI) om door middel van machine learning onze prognoses nog nauwkeuriger te maken. In de beginfase van een onvoorspelbaar scenario als COVID-19 is AI niet zo nuttig voor je salesprognoses. Er moet immers eerst worden gezocht naar trends in eerdere gebeurtenissen. Toch hebben wetenschappers hebben inmiddels al enkele briljante manieren gevonden om AI in te zetten tijdens deze pandemie.

Naarmate nieuwe ontwikkelingen zich aandienen, weet ik zeker dat salesteams in de nabije toekomst op allerlei nieuwe manieren kunnen profiteren van AI.

Wat ik hier met jullie heb gedeeld, is nog maar het topje van de ijsberg van al onze nieuwe inzichten op het gebied van salesprognoses. De beste adviezen hebben we verzameld in het artikel Complete Guide to Building a Sales Forecast, waarin we veel dieper ingaan op deze materie. Ontdek allerlei tips uit de praktijk, handige berekeningen en de onmisbare rol die technologie speelt bij dit alles.