Wil je efficiënter en productiever worden? Pas meer automatisering toe

Veel mensen verspillen veel tijd met dingen die geen waarde toevoegen aan hun baan of het bedrijf. Je bent voorzichtig begonnen met het automatiseren van een aantal hiervan. Tijd om erin te duiken en te zien wat er mogelijk is.

Stel je voor hoeveel productiever en efficiënter je zou kunnen zijn als je al het repetitieve en routinematige handmatige werk zou kunnen elimineren. Stel je voor dat dat soort werk gewoon voor je wordt gedaan, zodat jij je handen vrij hebt voor werk met toegevoegde waarde dat succes oplevert voor jou, je bedrijf en je klanten.

Een groeiend aantal bedrijven gaat verder dan alleen dit voorstel aanleveren.

Business leaders geven prioriteit aan investeringen in technologie die de efficiëntie en productiviteit verhogen. En bedrijfsautomatisering, zoals mogelijk gemaakt door MuleSoft, staat bovenaan die lijst.

Bedrijven investeren al tientallen jaren in bedrijfsautomatisering om handmatige taken te elimineren en mensen de mogelijkheid te geven hun tijd te besteden aan zaken die groei stimuleren. Die investeringen zijn in een stroomversnelling geraakt naarmate automatisering meer geavanceerd is geworden en zich uitbreidt tot alle hoeken van de organisatie. Vijfentachtig procent van de organisaties zei in een onderzoek van 2021 van Deloitte dat ze opnieuw kijken naar hoe werk wordt gedaan en dat ze van taakgerichte automatisering overgaan op end-to-end-automatisering.

Automatisering voor elk team

Efficiëntie, productiviteit en kostenbeheersing zijn prioriteiten voor business leaders. MuleSoft helpt organisaties bij het automatiseren en integreren van werkzaamheden in elke bedrijfsfunctie en elk systeem, zodat jij je kunt richten op zaken die gunstig zijn voor de groei van je bedrijf. De omvang, reikwijdte en redenen om bedrijfsprocessen te automatiseren blijven zich ontwikkelen.

“Tijdens COVID-19 was kostenbeheersing de belangrijkste drijfveer voor automatisering”, aldus Joe Surprenant, verkoopmanager voor Deloitte’s artificial intelligence (AI) en data ops practices. “Nu we de pandemie te boven komen en we nieuwe talentmodellen zien ontstaan, is automatisering meer bedoeld om bedrijven efficiënter te maken.”

Bedrijven die deze bredere kijk op automatisering hanteren, hebben honderden miljoenen dollars bespaard en hun productiviteit verhoogd, zei hij, wijzend op voorbeelden in de financiële dienstverlening, het verzekeringswezen en de farmaceutische industrie.

Ondanks de groei in automatisering kunnen bedrijven nog veel meer doen om processen van begin tot eind te automatiseren, in plaats van alleen eenvoudige, taakgebaseerde desktopautomatiseringen toe te passen.

Automatisering van taken maakt werknemers gelukkiger en productiever

Veel kenniswerkers verspillen veel tijd aan het zelf invoeren en opvragen van informatie vanaf meerdere systemen. Dit vergt meerdere handmatige stappen. Zo wordt de tijd die iemand heeft niet efficiënt gebruikt, en dit kan het moreel en de betrokkenheid van werknemers aantasten.

“Het automatiseren van routinetaken geeft werknemers de mogelijkheid zich te concentreren op de meer strategische taken, de reden waarom ze de baan hebben aangenomen”, aldus Surprenant. “Automatisering houdt de energie en het enthousiasme van het personeel op peil, wat gezien de schaarste aan talent zeer nodig is. Automatisering speelt een grote rol in workforce engagement.”

Hij zei dat dit zelfs al begint voordat iemand wordt aangenomen. Wanneer HR-processen worden geautomatiseerd, is dat een positief signaal voor toekomstige werknemers, omdat het bewijst dat het bedrijf vooral op digitalisering is gericht.

Hoe kunnen bedrijven kansen voor automatisering identificeren? Matt McLarty, Global Field Chief Technology Officer en Vice-president van de ‘digital transformation office’ bij Mulesoft, zei dat een grote financiële dienstverlener het deed door werknemers een eenvoudige vraag te stellen: Wat is het domste wat je elke dag moet doen?

“Ze maakten er een wedstrijd van, met prijzen”, zei hij. “Mensen waren zo gefrustreerd over het feit dat ze hun tijd aan nutteloze zaken verspilden, dat ze vrijwillig al deze informatie verstrekten. Hierdoor ontstond in het bedrijf een golfbeweging om die zaken te automatiseren.”

Bedrijfsautomatisering kan overal worden toegepast

Je hoeft niet te begrijpen hoe automatisering werkt. Je hoeft alleen te begrijpen wat het effect ervan is en hoe krachtig het kan zijn. Hier zie je hoe verschillende afdelingen automatisering kunnen gebruiken om handmatige processen te reduceren, kosten te besparen, inefficiëntie te verminderen en klanten en medewerkers beter van dienst te zijn:

Financiën en accounting

Door financiële planning en accounting te automatiseren komt er tijd vrij voor belangrijkere zaken als analyse, strategie en samenwerking met stakeholders. Een voorbeeld hiervan is de crediteurenadministratie. Het vastleggen van gegevens is geautomatiseerd (geen kilometerslange spreadsheets meer), facturen worden automatisch gekoppeld aan relevante documenten en goedkeuringen worden gerouteerd. Dit is niet alleen efficiënter, maar het vermindert ook de kans op fouten.

Marketing

Het heeft geen zin om bij elke e-mail, campagne of socialmediapost die je maakt op ‘verzenden’ te moeten klikken. Door marketing te automatiseren kun je klanten via meerdere kanalen benaderen met geautomatiseerde berichten. Met de beste tools kun je je doelgroep identificeren, de meest relevante content ontwerpen en automatisch acties zoals aanbiedingen activeren op basis van schema’s en klantgedrag. Dit alles kan dan worden afgestemd met een CRM-systeem (Customer Relationship Management).

Klantenservice

Voor het beantwoorden van basisvragen als ‘Hoe reset ik mijn wachtwoord?’ of ‘Waar is mijn bestelling?’ zijn geen mensen nodig. Chatbots, spraakbots en selfservice worden al op grote schaal gebruikt, waardoor medewerkers tijd overhouden om klanten te helpen bij complexere situaties op het gebied van dienstverlenging. Serviceautomatisering van de volgende generatie, met behulp van AI, augmented reality en het Internet of Things (IoT), kan servicegebeurtenissen voorspellen en via digitale kanalen oplossen. En dit kan klanten een compleet beeld geven van serviceactiviteit voor self-servicesupport en geautomatiseerde monitoring.

Human resources

Met HR-systemen kan een breed scala aan taken worden geautomatiseerd, van het verwerken van sollicitaties, het bijhouden van reacties en het plannen van sollicitatiegesprekken tot het aanbieden van banen, onboarding en offboarding, salarisadministratie en benefits administration. Met behulp van analytics kunnen deze systemen ook inzicht verschaffen in het sentiment, de productiviteit en de betrokkenheid van werknemers.

Sales

Een managementadviesbureau heeft geschat dat ongeveer een derde van alle verkooptaken kan worden geautomatiseerd, maar toch maken veel zakelijke besluitvormers geen gebruik van die mogelijkheid. Verkoopstrategie en -planning, identificatie en kwalificatie van leads, configuratie, prijsstelling en offerte, orderbeheer en post-sales zijn allemaal gebieden die rijp zijn voor automatisering. ‘Early adopters’, aldus het bureau, melden steevast dat er meer tijd over is voor klanten. Bovendien is er een verhoging van de klanttevredenheid en efficiëntie tot 15%.

“Een bot kan een product of dienst verkopen”, zegt Tim Cortinovis, auteur van verschillende boeken over automatisering. “Een betere verkoper creëert een band tussen de klant en het bedrijf, wat waardevoller is.”

Managers moeten bedrijfsautomatisering beschouwen als een strategische troef

Net als andere digitale transformaties hangt het succes van end-to-end-automatisering af van culturele veranderingen die vanuit de top worden aangedreven en in elke functie worden uitgevoerd. Training, incentives en Key Performance Indicators zijn allemaal essentieel.

De uitgaven voor de twee belangrijkste soorten bedrijfsautomatisering, robotische procesautomatisering en intelligente procesautomatisering, zullen dit jaar naar verwachting $19,3 miljard bedragen, tegenover $13,6 miljard twee jaar geleden. De impact is ingrijpend en beïnvloedt de manier waarop we werken, concurreren, innoveren en klanten van dienst zijn.

“Er is een sterke leider en een sterk hoofd van de functionele afdeling nodig om de visie te hebben om te zeggen: “Ik weet dat het moeilijk is en dat het ontwrichtend zal zijn voor ons bedrijf om de manier waarop we werken te veranderen, maar als we het niet doen, zullen we talent verliezen, zullen we het afleggen tegen onze concurrenten en zullen we achterblijven”, aldus Surprenant.