Optimaliseer je dagelijkse bedrijfsprocessen met deze tips van Salesforce

De traditionele manier van werken is steeds meer aan het verdwijnen. Bedrijfsprocessen veranderen, organisaties verbinden hun teams met elkaar, taken worden gestroomlijnd en er wordt meer aandacht besteed aan productiviteit. De nieuwste trends in het MKB laten zien dat moderne technologie ervoor zorgt dat het zakelijke draaiboek van een aantal jaar geleden de prullenbak in kan.

Het MKB van tegenwoordig focust zich meer en meer op de werknemer, op betrouwbare en actuele data, op flexibiliteit en verbondenheid tussen bedrijfsafdelingen. Maar dat is allemaal alleen mogelijk als je zakelijke procesmanagement op orde is. Daarover vertellen we je in dit artikel meer.

Wat is business process management?

Wanneer je het hebt over het optimaliseren van je bedrijfsprocessen, dan heb je het eigenlijk over ‘Business process management’ (BPM). Dit gaat over de manier waarop bedrijven hun belangrijkste processen beheren. Hoe bereiken ze hun dagelijkse doelen? Hoe gaan ze om met dagelijks terugkerende taken? Hoe verlopen functies en workflows? Hoe zit het met je orderbeheer? Wanneer je bedrijfsprocessen te wensen overlaten, zie je dat de productiviteit daalt, er minder (goede) beslissingen worden genomen en dat zowel klanten als werknemers minder tevreden zijn. Heb je je BPM echter op orde? Dan merk je dat je teams productiever en innovatiever kunnen werken. Dit komt doordat je met een goed business process management alles uit je data, technologie en werknemers haalt.

Het MKB verandert

Het rapport ‘Trends in het MKB’ laat zien dat het MKB met een enorme snelheid aan het veranderen is. De technologie ontwikkelt zich in hoog tempo. De implementatie van nieuwe technologieën verloopt sneller dan ooit, omdat er door de pandemie uit noodzaak meer op technologie moest worden vertrouwd. In de onderstaande tabel zie je de toename in het gebruik van technologie-oplossingen binnen het MKB.

De pandemie heeft er ook voor gezorgd dat klanten een meer gestroomlijnde digitale service verwachten. De klant gaat ervan uit dat processen gestroomlijnd verlopen en om als bedrijf relevant te blijven, moet je voldoen aan deze nieuwe eis.

Als je je bedrijfsprocessen wil optimaliseren, is het essentieel dat je:

• Je teams ondersteunt met goede technologie;

• Processen en functies met elkaar verbindt;

• Altijd en overal de nieuwste data beschikbaar maakt voor iedereen binnen je bedrijf;

• Samenwerken binnen de organisatie makkelijker maakt.

Werk je met de juiste tools en volgens de juist strategieën? Dan creëer je een goede basis voor het beheren en opzetten van de juiste processen. Maar daarnaast is er nog iets wat je kunt doen om je werkwijze te optimaliseren: werken met de juiste software.

6 tips om je bedrijfsprocessen te optimaliseren

Wil jij de bedrijfsprocessen binnen jouw bedrijf optimaliseren? Wij hebben de beste tips voor je op een rij gezet.

1. Analyseer je huidige bedrijfsprocessen en bepaal waar er verbetering nodig is. Breng de huidige processen visueel in kaart met een flowchart. Dit maakt het makkelijker om het proces te analyseren en fouten in het proces op te sporen.

2. Zorg ervoor dat je processen eenvoudig zijn door onnodige stappen uit het proces te halen. Hoe ingewikkelder processen zijn, hoe lastiger het is om die processen elke dag uit te voeren en hoe groter de kans dat er fouten gemaakt worden.

3. Onderzoek welke taken je kunt automatiseren. Alles wat je succesvol automatiseert, bespaart je tijd. Als je werknemers hun terugkerende, dagelijkse taken kunnen automatiseren, kunnen ze zich meer richten op productiviteit en innovatie. Dit gaat je bedrijf verder helpen.

4. Vraag je teams om feedback en voer een SWOT-analyse uit om zwakke punten in je BPM op te sporen. Je kunt immers pas iets verbeteren als je weet wát er verbeterd moet worden.

5. Gebruik alle informatie die je hebt verzameld om nieuwe processen te ontwikkelen en uit te werken. Maak ook dit weer visueel inzichtelijk, zodat je concreet voor je ziet hoe de nieuwe processen kunnen verlopen en waar moeilijkheden zouden kunnen ontstaan. Voorkomen is beter dan genezen, dus deze stap helpt je om te voorkomen dat er opnieuw fouten in het systeem ontstaan.

6. Je hebt een nieuw systeem opgezet, maar hoe weet je nou of het ook werkt? Dit doe je door je nieuwe geautomatiseerde workflow te testen. Meet met behulp van een analyse hoe efficiënt en effectief je nieuwe bedrijfsprocessen zijn. Evalueer de resultaten en pas je BPM aan waar dat nodig is.

Betere bedrijfsprocessen voor een betere toekomst

Het optimaliseren van je business process management is dé kans om je bedrijf eens goed onder de loep te nemen en verbeteringen door te voeren waar dat nodig is. Het geeft je de mogelijkheid om afscheid te nemen van verouderde systemen en nieuwe systemen, zoals Service Cloud van Salesforce, in te richten op basis van de wensen van je klanten en je medewerkers. Dit is jouw kans om te groeien en als bedrijf sterker, slimmer, sneller en meer verbonden te zijn. Zo haal je alles uit je bedrijf.

Wil je meer leren over het optimaliseren van je bedrijfsprocessen? Download dan nu ons e-book ‘Sneller, slimmer, beter.’ en ontdek hoe je de bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie met elkaar kunt verbinden.