Asset service management: ontdek waarom je buitendienst niet zonder kan

Wat zou er gebeuren als je de assets van je buitendienst niet op orde had? Zonder een goede beheeroplossing loopt je bedrijf het risico dat het er op die afdeling een stuk minder efficiënt aan toe gaat. Denk aan onnodig hoge kosten en resultaten die te wensen overlaten. En mogelijk zet je zelfs de veiligheid van je medewerkers, aannemers en klanten op het spel. Met asset service management kun je al je assets, dus al je apparatuur, gereedschappen en andere benodigdheden voor je buitendienst, op een effectieve manier beheren en onderhouden.

Kies voor de beste software met AI voor het beheer van je buitendienst en resultaatgerichte onderhoudscontracten. Zo ben je ervan verzekerd dat het goed zit met je assets. Hieronder staat alles wat je hierover moet weten, ongeacht in welke sector je zit.

Wat houdt asset service management in?

Laten we beginnen met een korte uitleg over asset service management. In de beheeroplossing voor de assets van je buitendienst staan alle apparatuur, machines, voertuigen en gereedschappen. Dit alles heeft geregeld onderhoud nodig, moet periodiek worden geïnspecteerd en moet soms ook gerepareerd worden. Je wilt tenslotte dat al je activa zo lang mogelijk meegaan en zo min mogelijk kosten met zich meebrengen. Met asset service management voor je buitendienst kun je dat allemaal gestructureerd, efficiënt en proactief aanpakken.

Wat zijn de voordelen van asset service management?

Met asset service management voor de buitendienst verloopt het beheer en het benodigde onderhoud op rolletjes. Het bevat namelijk trackingtools, tools voor de onderhoudsplanning en analytics. Wat zijn de voordelen van zo’n oplossing en waarom het zo effectief? Je leest het hieronder.

• Tracking van je assets voor een duidelijker overzicht: met behulp van technologie als IoT, RFID-tags, streepjescodes en gps kun je in real time zien waar je assets zijn en wat de status daarvan is. Zoeken naar je assets is dus verleden tijd. Denk aan de positieve impact die dit heeft op de planning en de efficiëntie van je bedrijf.
• Optimale onderhoudsplanning: voorkomen is beter dan genezen. Wanneer je preventief onderhoud inplant op grond van data over het gebruik en het functioneren van je assets en het onderhoudsschema van de fabrikant, zijn er veel minder spoedreparaties nodig en verleng je de levensduur van je assets.
• Voorkomen van gevaarlijke omstandigheden: ingrijpen voordat zich een probleem voordoet is een stuk eenvoudiger met AI-gestuurde sensoren die bijvoorbeeld temperatuur, druk, vibraties en andere indicatoren monitoren en doorsturen naar je beheeroplossing.
• Hulpmiddel voor je buitendienstmedewerkers: in de app voor je buitendienst kunnen je medewerkers in real time hun werkorders zien. Ze kunnen hierin ook opzoeken wanneer hun apparatuur en gereedschap voor het laatst onderhouden is. Daardoor zijn je mensen een stuk productiever en kunnen ze altijd goed werk afleveren, waar ze ook zijn.
• Efficiënt voorraadbeheer: voor zowel onverwachte reparaties als het geplande onderhoud is het belangrijk dat je weet of je voldoende reserveonderdelen op voorraad hebt. AI kan de vraag naar reserveonderdelen voorspellen en automatisch bestellingen versturen vanuit je beheeroplossing. Dit scheelt tijd en geld.
• Datagedreven besluitvorming: door de performance-data, onderhoudsgeschiedenis en KPI’s te analyseren, kun je efficiënter plannen wanneer onderhoud nodig is of vervanging moet plaatsvinden. Hierdoor verhoog je de betrouwbaarheid van je assets en minimaliseer je ongeplande uitvaltijd.
• Voldoen aan de veiligheidsvoorschriften: je beheeroplossing plant automatisch inspecties in en zorgt dat al je assets voldoen aan de veiligheidsvoorschriften.
• Langere levensduur voor je assets: Als je preventief onderhoud uitvoert, gaan je assets langer mee. Je hoeft ze dan minder vaak te vervangen. Op de lange termijn bespaart dit veel geld en zorgt het voor een hoger rendement op je investeringen.
• Betere communicatie en samenwerking: via de beheersoftware voor je buitendienst kunnen al je medewerkers met elkaar én met andere stakeholders communiceren en samenwerken. Doordat alle updates, gedeelde inzichten en samenwerkingstools op één centrale locatie staan, verloopt de coördinatie een stuk eenvoudiger en lopen de werkzaamheden minder snel vertraging op.
• Tevredener klanten: niet onbelangrijk: minder uitval, een efficiëntere dienstverlening en proactief onderhoud leiden samen tot een hogere klanttevredenheidsscore leiden. En, zoals je weet, zijn tevreden klanten terugkerende klanten.

Welke sectoren gebruiken asset service management?

Asset service management wordt veelvuldig in de buitendienst gebruikt in essentiële sectoren als de maakindustrie, telecom, gezondheidszorg en de publieke sector. Ben je in een van deze sectoren actief? Bekijk dan hieronder welke mogelijkheden voor jou interessant zijn en wat de voordelen daarvan zijn.

• Maakindustrie: fabrikanten plannen preventief onderhoud in om hun onderhoudskosten zo laag mogelijk te houden, de levensduur van hun apparatuur en machines te verlengen en de uitvaltijd tot een minimum te beperken. Uit ons onderzoek bleek dat 71% van de fabrikanten de uptime van hun assets de belangrijkste KPI vond.
• Telecom: telecombedrijven gebruiken realtime-informatie over hun infrastructuur voor beter beheer van zendmasten en communicatieapparatuur.
• Gezondheidszorg: gezondheidsinstellingen zetten hun asset service management in om aan alle regelgeving te voldoen. Denk aan het voorspellen van het gebruik en de kosten van hun apparatuur en alle belangrijke medische apparatuur in topconditie te houden door ze preventief te onderhouden.
• Publieke sector: de overheid voert geregeld onderhoud uit aan wegen, bruggen en gebouwen, zodat de veiligheid gewaarborgd is en alles naar behoren werkt.

Er zijn nog meer sectoren die voor hun buitendienst vertrouwen op een effectieve oplossing voor het onderhoud van hun assets. Denk maar aan nutsbedrijven, de bouw, de olie- en gasindustrie en retail.

Een resultaatgericht onderhoudscontract: wat houdt het in?

Met alleen een effectieve beheeroplossing voor je buitendienst ben je er nog niet. Je hebt ook een contract met een betrouwbaar onderhoudsbedrijf nodig, zodat je assets altijd in perfecte staat verkeren. Wat is een resultaatgericht onderhoudscontract, ook wel een prestatiegericht onderhoudscontract genoemd, en wat kan het voor jou betekenen?

In een resultaatgericht onderhoudscontract leggen de klant en de dienstverlener een aantal meetbare en haalbare resultaten vast. Het gaat hier dus om een samenwerkingsverband. De klant krijgt het beoogde resultaat en de dienstverlener weet precies wat de klant verwacht. De dienstverlener krijgt betaald op basis van de geleverde resultaten, in plaats van de geleverde diensten.

Een resultaatgericht onderhoudscontract werkt alleen goed als de dienstverlener volledig begrijpt wat de klant wil, de communicatie tussen beide partijen optimaal verloopt en beide partijen bereid zijn om goed samen te werken. Bij het opstellen van zo’n contract moeten alle juridische aspecten en de geldende wet- en regelgeving worden meegenomen.

Een resultaatgericht onderhoudscontract bevat standaard deze vijf belangrijke elementen:

1. Duidelijk omschreven resultaten: het allerbelangrijkste is dat beide partijen overeenstemming bereiken over wat het doel is. Vervolgens leg je de beoogde resultaten helder en concreet vast. Je kunt bijvoorbeeld vastleggen dat de dienstverlener bepaalde KPI’s, een bepaald serviceniveau of specifieke doelen (zoals dat de assets een jaar langer meegaan) moet behalen.
2. Prestatie-indicatoren en meting daarvan: leg de prestatie-indicatoren waaraan de behaalde resultaten worden afgemeten, zoals betrouwbaarheid (uptime) en kostenbesparing, duidelijk vast. Stel ook vast hoe en hoe vaak de prestaties worden bijgehouden (bijvoorbeeld eens in de twee weken).
3. Risico’s en beloningen: een resultaatgericht onderhoudscontract is een samenwerkingsverband. Dat betekent dat je het ook eens moet worden over de risico’s en beloningen, zoals maatregelen als de prestatiedoelen niet worden gehaald en een bonus als de dienstverlener uitstekend werk levert. Beide partijen zijn erbij gebaat als de risico’s en beloningen goed doordacht zijn.
4. Flexibel en aanpasbaar: één ding is zeker: alles verandert en niets blijft hetzelfde. Zorg dus voor een flexibel contract dat rekening houdt met factoren die de dienstverlening negatief kunnen beïnvloeden. Denk aan veranderingen in de markt, problemen met de technologie en zaken zoals extreme weersomstandigheden. Op die manier kunnen beide partijen ook op de lange termijn met het contract uit de voeten, ongeacht wat er gebeurt.
5. Continue verbetering: neem bepalingen op voor continue verbetering zolang het contract loopt. Dit bevordert de samenwerking. Controleer geregeld hoe het met de dienstverlening gesteld is en zorg dat alle benodigde verbeteringen worden doorgevoerd om tot een optimaal eindresultaat te komen. 

Zoals gezegd moet zowel de klant als de dienstverlener baat hebben bij een resultaatgericht onderhoudscontract. Een win-winsituatie voor beide partijen dus.

Hoe ziet de toekomst van buitendienstmanagement eruit? (Hint: meer AI)

Inmiddels heeft generatieve AI grote impact op de dienstverlenende sector, ook als het gaat om het beheer van buitendienstassets. Assets leveren een schat aan data op. AI kan al die data tracken en analyseren, op basis daarvan prognoses maken en met suggesties komen, wat het makkelijker maakt om op te schalen en prioriteiten te stellen.

Een greep uit de praktische toepassingen:

• Prognoses op basis van ‘gezichtsvermogen’: computers kunnen steeds beter ‘zien’ en begrijpen wat er op een afbeelding staat. Dit leidt ertoe dat klanten hun apparatuur zelf kunnen onderhouden en repareren. Een klant die een thermostaat heeft geïnstalleerd, kan bijvoorbeeld een foto uploaden. AI analyseert de foto en laat de klant weten of de bedrading correct is aangesloten. Als dat niet zo blijkt te zijn, stuurt AI instructies om het probleem te verhelpen.
• Onderhoudsprognoses: als er voldoende data beschikbaar zijn, kan AI patronen herkennen en op basis daarvan voorspellingen doen. AI weet dan niet alleen wanneer een asset onderhoud nodig heeft, maar voorspelt ook wanneer het naar alle waarschijnlijkheid stuk gaat. Je krijgt dan de aanbeveling om preventief onderhoud uit te voeren of de asset te vervangen. Zo zit je nooit zonder een asset.
• Assistentie bij de werkzaamheden: stel, een buitendienstmedewerker loopt op de locatie van de klant tegen een onbekend probleem aan. De medewerker stuurt dan misschien een bericht naar een collega of begint een zoektocht door de kennisbank. Als dan blijkt dat dit specifieke probleem nog niet is beschreven, volgt wellicht een zoekactie in de database met eerder gepleegd onderhoud. Dat kost allemaal zeeën van tijd. Dankzij de snelheid en mogelijkheden van generatieve AI kan diezelfde buitendienstmedewerker binnenkort aan de smartphone of tablet van het bedrijf vragen hoe het probleem moet worden opgelost. AI komt onmiddellijk met een samenvatting van de beschikbare kennis. Zelf alle kennisbanken doorspitten is daarmee verleden tijd!

Dankzij alle ontwikkelingen op AI-gebied verloopt het beheer van de assets van de buitendienst veel sneller, waardoor het er makkelijker en effectiever op wordt.

Aan de slag met het beheer van buitendienstassets

Als je zelf nog geen ervaring hebt met het beheer van buitendienstassets of denkt dat je huidige systeem toe is aan een upgrade, stel jezelf dan om te beginnen deze vier vragen:

1. Hoe staat het er op dit moment voor met het beheer van assetonderhoud? Neem je huidige assets en het onderhoud daarvan onder de loep. Wat zijn de pijnpunten, wat gaat op dit moment niet efficiënt en wat zijn de verbeterpunten? Misschien heb je wel actuele data nodig om betere beslissingen te kunnen nemen.  
2. Wat wil ik bereiken? Stel een helder overzicht van je doelen en doelstellingen op. Het is belangrijk dat je precies weet wat je wilt bereiken, of dat nu het terugbrengen van de uitvaltijd of een efficiënter gebruik van je apparatuur is. Vervolgens stel je daar KPI’s voor op, zodat je de vorderingen beter kunt meten.
3. Wat heb ik nodig voor het beheer van mijn buitendienst? Kies een oplossing die bij de doelen van je organisatie past en die je eenvoudig kunt opschalen als dat nodig is. Denk daarbij ook aan features zoals een mobiele app, tracking van je assets, analytics en onderhoudsplanning. Tip: met een beheeroplossing voor je buitendienst die gebruikmaakt van AI en automatisering wordt het beheer van je assetonderhoud een stuk efficiënter en effectiever.
4. Wat heb ik nodig van een dienstverlener? Ga op zoek naar een dienstverlener die ruime ervaring heeft in je eigen sector. Vraag om referenties, zodat je zelf kunt checken of een aanbieder in staat is om de doelen van een resultaatgericht onderhoudscontract te halen. 

Na deze stappen is het tijd om na te denken over: training (tip: kijk eens op Trailhead, het gratis onlinetrainingsplatform van Salesforce), change management en een pilot.  

Conclusie: In welke branche je ook werkzaam bent, je kunt simpelweg niet zonder een effectieve beheeroplossing voor de assets van je buitendienst. Geef je assets prioriteit en zet de toekomst van je onderneming op de eerste plaats.