Dit is het moment om je bedrijf te digitaliseren

Digitalisering is niets nieuws. Het bestond voor COVID-19 ook al, maar de pandemie heeft het wel in een stroomversnelling gebracht. Doordat winkels dicht moesten of alleen met beperkingen konden openblijven, stapten klanten massaal over op online shoppen. Van de ene op de andere dag was de hele zakelijke wereld een grotendeels digitale wereld geworden. Iedereen deed zijn best om aan te haken, maar dan moest je wel snel zijn: de digitale transformatie, waar jaren voor was uitgetrokken, moest opeens in een paar maanden gebeuren. Razendsnel werden nieuwe en veiligere methoden voor online zakendoen geïntroduceerd. En aan de kant van de klant zagen we vooral hun snelle aanpassingsvermogen: vrijwel elke klant ontdekte het gemak en de efficiëntie van 24/7 online shoppen. Binnen enkele maanden was het zakelijke landschap compleet veranderd.

MKB’s die digitaal nog niet zo ver waren, voelden een enorme druk. Hoe reageer ik op het veranderende winkelgedrag van klanten? Hoe innoveer ik om relevante producten en diensten aan te bieden? Hoe blijf ik persoonlijk in contact met klanten nu winkels gedwongen dicht of met beperkingen geopend zijn? Helaas was dit voor de meeste ondernemers te hoog gegrepen. Zij zagen hun winkels verstoffen terwijl hun concurrenten de kracht van digitalisering inzetten om sterker uit de crisis te komen.

Sommige bedrijven innoveerden en plukten daar de vruchten van, andere moesten inkrimpen en wachten op het ‘oude normaal’. Inmiddels weten we dat de oude manieren van zakendoen nooit meer terugkomen. En wat doe je dan? Gelukkig is er een recept voor een betere toekomst… en die begint met digitalisering.

Wat is digitalisering?

Een bedrijf digitaliseren betekent dat je nieuwe digitale technologieën introduceert om je bedrijfsprocessen te verbeteren. Als bedrijf kun je digitale tools inzetten om processen te stroomlijnen, je omzet te verhogen, een betere klantervaring te bieden en nog veel meer. Maar waarom is het nodig? Niet alleen om nu concurrerend te zijn. Het gaat vooral over de toekomst, waarin het volledig vanzelfsprekend zal zijn dat mens en machine overal en altijd met hun omgeving zijn verbonden. Klanten hebben altijd toegang tot informatie, en feiten en meningen lopen regelmatig door elkaar. Denk maar aan digitale productinformatie die is vervlochten met feedback van klanten of marketing van het bedrijf zelf.

De voordelen van digitaliseren laten werken voor je bedrijf

Van online eten bestellen en click & collect tot volledig geautomatiseerde distributiecentra en tools voor thuiswerken: digitalisering is niet meer weg te denken uit het nieuwe normaal. Als je nu overstapt op digitaal, kun je apps gaan maken en implementeren, externe gegevensbronnen verbinden en het allerbelangrijkste: de klant centraal stellen bij alles wat je doet.

Maar wat zijn de voordelen van digitaliseren voor je bedrijf? Het belangrijkste is dat je wendbaarder, creatiever en efficiënter zult worden. Ook word je zichtbaarder voor klanten, wordt de samenwerking tussen teams verbeterd en stijgt de klanttevredenheid.

Laten we op drie voordelen inzoomen: efficiëntie, productiviteit en winstgevendheid:

Efficiëntie

Digitalisering zorgt ervoor dat je altijd en overal toegang hebt tot gegevens. Zo kun je effectief inspelen op wat klanten willen en doen, en je middelen dus dáár inzetten waar je omzet kunt genereren. Een voorbeeld: koopt een klant iets online, dan kun je alle gegevens over deze transactie meteen opslaan in de cloud.

Productiviteit

Door te kiezen voor digitalisering kun je routineklusjes automatiseren, wat je werknemers tijd bespaart. En doordat ze altijd toegang hebben tot informatie, worden ze productiever. Een goed voorbeeld is cloud computing, waarbij mensen virtueel contact hebben en in de cloud bestanden delen.

Winstgevendheid

Lagere kosten voor je bedrijfsprocessen leiden tot meer opbrengt en daarmee een hogere winstmarge. Door te digitaliseren, kun je deze kosten verlagen en verbeter je ook nog eens de klantervaring. Als je bijvoorbeeld kiest voor een CRM-systeem en dit efficiënt implementeert, kun je je verkoop soms met tot maar liefst 30% verhogen.

Digitalisering: 6 handige tips

Kies je nu voor digitalisering, dan kun je er meteen de vruchten van plukken. Ook maak je jezelf wendbaarder, wat in deze onzekere tijden een onmisbare vaardigheid is. Maar je moet wel weten wat je aan het doen bent. Niet elke digitale tool zal bij jouw bedrijf passen. Maar doe je het goed, dan kun je je bedrijf via digitalisering omtoveren tot een krachtige speler die de klant centraal stelt. Maar waar te beginnen?

Hieronder vind je 6 handige tips om een succesvolle strategie voor digitale transformatie te ontwikkelen:

1. Weet wat je wilt en wanneer

Wat wil je bereiken? En hoeveel tijd en budget heb je hiervoor beschikbaar? Bekijk waar nu de knelpunten liggen en wat de hoogste prioriteit heeft. Stel dat je vooral problemen hebt om thuiswerkende collega’s veilig en efficiënt toegang te bieden tot klantgegevens, dan moet je dit als eerste aanpakken. Kleinere problemen kun je dan later in het traject oplossen.

2. Zorg voor cloudgebaseerde digitale oplossingen

Kies je voor de cloud, dan kies je voor efficiënter samenwerken, in realtime. Je medewerkers hoeven geen software te updaten en uitgebreide IT-kennis is overbodig. Je hebt er namelijk geen eigen IT-infrastructuur voor nodig, wat geld en tijd bespaart. Bekende voorbeelden van cloudgebaseerde oplossingen zijn Google Workplace, Dropbox en Wetransfer. Zo heeft iedereen overal en altijd veilig toegang tot gegevens over de bedrijfsprocessen én klanten. Zo kun je beter inspelen op klantbehoeften en van nieuwe klanten blijvende klanten maken.

3. Maak iedereen enthousiast

Betrek je medewerkers bij het proces: vraag ze wat voor hen de grootste digitale knelpunten zijn. Waaraan zijn ze telkens onnodig veel tijd kwijt? Hoe denken ze dat de klantervaring zou kunnen worden verbeterd? Denk ook buiten teamstructuren: iedereen binnen je bedrijf moet kunnen meedenken. Bovendien zorgt meer diverse input voor innovatievere ideeën. En als iedereen wordt gehoord, is het ook makkelijker je medewerkers enthousiast te maken én te houden.

4. Verdeel de taken

Als kleiner bedrijf is dit misschien wat lastiger, maar zorg in elk geval voor een projectmanager die het proces gaat leiden. Natuurlijk moet je ook je IT-manager een taak toewijzen. Maar denk ook aan de andere managers en leidinggevenden.

5. Vind de juiste externe partner(s)

Uit een enquête door Consultport in juni 2020 bleek dat het MKB bij digitalisering graag samenwerkt met externe partners. Maar de luxe van het inhuren van speciale consultants, die zijn gespecialiseerd in digitale transformatie, heb je als kleiner bedrijf meestal niet. Wat je wel kunt doen, is samenwerken met interessante aanbieders van technologie en diensten. Zoek een partner met inzicht in jouw branche en type klanten.

6. Geef je marketing en klantenservice opnieuw vorm

Koppel je marketing en klantenservice aan elkaar. Kijk bijvoorbeeld hoe je via een cloudsysteem voor e-mailmarketing nieuwe klanten kunt aansporen nieuwe producten of diensten te kopen. Denk hierbij aan het versturen van nieuwsbrieven aan klanten die zich hierop hebben geabonneerd. Door alle klantgegevens in de cloud te beheren, zorg je er ook voor dat ze voor al je medewerkers te allen tijde toegankelijk zijn.

Jouw plek in de digitale toekomst

Soms kan het lijken alsof iedereen al helemaal gedigitaliseerd is, behalve jij. In het rapport State of the Connected Customer geeft 88% van de ondervraagde bedrijfsleiders aan te verwachten dat bedrijven hun digitale transformatie zullen versnellen vanwege de pandemie. En de digitalisering was al bezig, dus het gaat hier niet om een nieuwe ontwikkeling.

Het gat tussen digitaal sterke bedrijven en de rest wordt steeds groter. En niet alleen tussen bedrijven. Ook de ongelijkheid tussen individuele werknemers en zelfs afzonderlijke landen dreigt groter te worden, en daarmee de economische ongelijkheid. Hoewel veel kleinere bedrijven in het VK en de EU wereldwijd actief zijn, zien we zelfs tussen hen al duidelijke verschillen qua mate van digitalisering. De Scandinavische landen gaan duidelijk aan kop. En digitaal achterlopen betekent helaas ook dat je de klant niet kunt bijbenen.

Eén ding is zeker: de toekomst is digitaal. Maar er is geen reden om te denken dat kleinere bedrijven hierbij aan het kortste eind trekken. Ben je als MKB of startup nog niet gestart met je digitale transformatie? De eerste stap naar een succesvollere toekomst met betere en sterkere verbindingen begint met het implementeren van CRM-tools. Via CRM-systemen kun je klantgericht werken en je richten op wat écht belangrijk is: betere relaties met klanten, medewerkers en leveranciers. Begin vandaag nog aan je digitale transformatie. In dit CRM-handboek vind je nuttige tips.