Het blijkt dat de nieuwe manier van werken veel lijkt op de oude manier. Nieuw onderzoek toont aan dat we nog steeds tijd verspillen door dingen te doen die geen waarde toevoegen aan onze bedrijven of onze carrières. En we missen kansen om productiever te zijn, zoals beter gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI) en automatisering om te zorgen dat die steeds terugkerende en tijdrovende taken veel sneller gaan.
Hoe de werknemer het ziet
Het nieuwste Slack State of Work Report is gebaseerd op een wereldwijd onderzoek onder meer dan 18.000 werknemers. Hieruit blijkt dat zelfs als veel bedrijven praten over de noodzaak om efficiënter te worden, ze hun werknemers niet altijd uitrusten met de middelen om dit te realiseren.
- Werknemers besteden 32% van de tijd aan werk dat niet bijdraagt aan bedrijfs- en teamdoelen, maar ze lijken er wel productief door.
- 60% van de werknemers zegt dat hun bedrijf geen AI-tools heeft om hun productiviteit te ondersteunen.
- 43% zegt dat hun team geen automatisering heeft geïmplementeerd om hun werkprocessen eenvoudiger of efficiënter te maken.
Achter de data
Hoewel veel factoren de productiviteit kunnen beïnvloeden, bijvoorbeeld de betrokkenheid van werknemers en goed opgeleide managers, om er maar twee te noemen, is het belangrijk om werknemers de juiste tools te geven.
- Werknemers die AI gebruiken hebben 90% meer kans om een hogere productiviteit te melden dan werknemers die dat niet doen.
- Degenen die automatisering gebruiken, zeggen dat ze hierdoor ongeveer 3,6 uur per week besparen, ofwel 23 werkdagen per jaar
Wat jouw bedrijf kan doen
Experts en early adopters van AI en automatisering bevelen deze stappen aan om jou op weg te helpen naar succes:
- Identificeer inefficiënties en mogelijkheden om handmatige processen te automatiseren.
- Zorg dat je weet hoe verschillende afdelingen AI en automatisering kunnen gebruiken: het zal niet overal hetzelfde zijn.
- Maak gebruik van AI en automatisering om de betrokkenheid van werknemers te vergroten.
- Kies voor een top-down benadering, waarbij senior leiders AI en automatisering promoten als transformerende technologieën die een positieve invloed hebben op het bedrijf en, nog belangrijker, op het dagelijks leven van individuele werknemers.
De Trailblazer-blik
Een voorbeeld van hoe dit er in de praktijk uit kan zien is NASA. Het agentschap is verschillende processen en workflows aan het stroomlijnen met behulp van automatisering. Hierdoor kan het personeel meer projecten ondersteunen, is er minder tijd nodig om datarapporten op te stellen, en nog veel meer.
“Automatisering is de sleutel tot hoe we als agentschap digitaal transformeren”, aldus Faris Mondey, Chief, Platform Services, OCIO bij Nasa tijdens een recent Salesforce World Tour-evenement. “Gebruikmaken van de kracht van dat unieke klantbeeld, dat is echt wat ons voordeel heeft opgeleverd.”
“Wat is het ‘domste’ dat je elke dag moet doen?”
Hoe kunnen bedrijven kansen voor automatisering identificeren? Een klant van Salesforce, een grote financiële dienstverlener, deed dit door werknemers een eenvoudige vraag te stellen: ‘Wat is het domste dat je elke dag moet doen?’.
Ze maakten er een wedstrijd van met de kans op prijzen. Mensen waren zo gefrustreerd over het verspillen van hun tijd aan handmatige taken dat ze probleemloos veel informatie gaven over de ‘domme’ dingen. Hierdoor ontstond in het bedrijf een golfbeweging om die zaken te automatiseren.
Je hoeft niet te begrijpen hoe automatisering werkt. Je hoeft alleen te begrijpen wat het effect ervan is en hoe krachtig het kan zijn. Dit is hoe verschillende afdelingen het kunnen gebruiken:
Finance en accounting
Maakt tijd vrij voor meer strategische zaken zoals analyse, strategie en samenwerking. Bijvoorbeeld geautomatiseerde facturering en goedkeuringsroutes.
Marketing
Helpt je je klanten te targeten met geautomatiseerde berichten via verschillende kanalen. Identificeer doelgroepen, ontwerp relevante content en activeer automatisch acties.
Service
De volgende generatie serviceautomatisering, met behulp van AI, augmented reality en het Internet of Things (IoT) kan servicegebeurtenissen voorspellen en automatisch oplossen via digitale kanalen.
Human resources
Automatiseer het verwerken van sollicitaties met door AI ondersteunde responstracking en planning van sollicitatiegesprekken, onboarding en offboarding, salarisbeheer en administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden.
Verkoop
Veel verkooptaken, waaronder strategie, planning, leadidentificatie, kwalificatie, configuratie, prijsbepaling en orderbeheer, kunnen worden geautomatiseerd. Degenen die het doen, rapporteren efficiëntieverbeteringen tot 15%.
Zorg dat werknemers gelukkiger en productiever zijn
Veel kenniswerkers verspillen veel tijd aan het zelf invoeren en opvragen van informatie tussen meerdere systemen. Dit vergt meerdere handmatige stappen. Dit is geen efficiënt gebruik van hun tijd en kan het moreel en de betrokkenheid van werknemers aantasten.
“Het automatiseren van routinetaken geeft werknemers de mogelijkheid zich te concentreren op de meer strategische taken, de reden waarom ze de baan hebben aangenomen”, aldus Joe Surprenant, Salesleader voor de artificial intelligence (AI) en data ops practices bij Deloitte. “Automatisering houdt de energie en het enthousiasme van het personeel op peil, wat gezien de schaarste aan talent zeer nodig is. Automatisering speelt een grote rol in workforce engagement.”
Het is een cruciaal punt. In het onderzoek State of Work zegt 62% van de werknemers dat een van de grootste voordelen van automatisering de mogelijkheid is om meer te doen met minder. 44% zegt dat ze zich kunnen richten op zaken die een positieve invloed hebben op het bedrijf en hun carrière.
Nieuwe technologieën helpen bedrijven om data via verschillende kanalen te verenigen en zelfs complexe workflows te automatiseren en acties te activeren op basis van realtime veranderingen. Een marketingautomatiseringssysteem detecteert bijvoorbeeld dat een klant zijn winkelwagentje heeft achtergelaten. Dit triggert een gepersonaliseerde e-mail met korting voor het artikel.
AI en automatisering kunnen ook de drukke werkzaamheden rond vergaderingen verminderen. Bijvoorbeeld automatische vergaderplanners, AI-tools die belangrijke punten uit opgenomen vergaderingen halen en delen, en die e-mails en direct messages analyseren om follow-ups voor te stellen.
“Als je mensen de mogelijkheid geeft om productief te zijn met systemen, processen en managementondersteuning, zullen ze een productievere dag hebben”, zegt Moira Dunne, een productiviteitsconsultant en oprichter van beproductive.ie.
Transformationele technologie vereist steun van de top
Net als bij andere digitale transformaties hangt het succes van AI en end-to-end automatisering af van culturele veranderingen die van bovenaf worden aangestuurd en in elke functie worden uitgevoerd. Training, incentives en KPI’s zijn allemaal essentieel.
Schneider Electric, een internationaal bedrijf op het gebied van energiebeheer en industriële automatisering, heeft vele miljoenen bespaard door AI-inspanningen onder één senior executive te formaliseren, AI- en data-experts aan te nemen en een AI-expertisecentrum op te zetten om samen met business unit leaders aan AI-projecten te werken.
“Als je AI op grote schaal wilt stimuleren en er waarde uit wilt halen, moet het topmanagement het motiveren als een bedrijfsbrede doelstelling”, zegt Madhu Hosadurga, Global Vice President of Enterprise AI bij Scheider. “Zonder de C-suite probeert iedereen dingen op afdelings- en individueel niveau.”
Hij zei dat individuen en afdelingen weliswaar technisch bedreven zijn in AI en automatisering, maar vaak de invloed en macht missen om brede en zinvolle organisatorische veranderingen teweeg te brengen.
Joe Surprenant van Deloitte zette dat idee kracht bij: “Er is een sterke leider en een sterk hoofd van de functionele afdeling nodig om de visie te hebben om te zeggen: “Ik weet dat het moeilijk is en dat het ontwrichtend zal zijn voor ons bedrijf om de manier waarop we werken te veranderen, maar als we het niet doen, zullen we talent verliezen, zullen we het afleggen tegen onze concurrenten en zullen we achterblijven”’’, aldus Joe.
