Factureren voor MKB’ers

Je hebt je werk gedaan. De volgende stap is zorgen dat je daarvoor betaald krijgt. Factureren dus.

Facturen sturen is een van die dingen waar je als kleine ondernemer niet aan ontkomt. Of je nu producten verkoopt of diensten verleent, je krijgt alleen betaald als je een factuur stuurt. Maar dat is niet het enige waar facturen voor dienen. Je hebt ze bijvoorbeeld ook nodig voor je boekhouding, en je moet ze bewaren voor het geval de belastingdienst komt controleren. Hier lees je hoe factureren voor kleine ondernemers in z’n werk gaat, zoals wat er op de factuur moet staan en hoe je ervoor zorgt dat die ook wordt betaald.

Waarom je moet factureren

Bedrijven hebben een aantal goede redenen om te factureren. Een daarvan is dat een factuur ook voor vertrouwen zorgt. Allereerst vertelt een factuur je klant dat het tijd is om te betalen voor de producten of diensten die je hebt geleverd. Maar hij kan er ook op zien wat er precies is geleverd, wanneer dat was en welk bedrag daarmee gemoeid was. Dat soort informatie is voor zowel bedrijven als klanten essentieel, met name vanwege de belastingen. Een factuur is tegelijkertijd ook een aankoop- en leveringsbewijs, wat van pas komt bij geschillen, garantieclaims en retourzending van de geleverde artikelen in ruil voor het aankoopbedrag. En als je je facturen van een klantnummer voorziet, kun je gaandeweg een groter bestand met alle klantinformatie opbouwen. Die kun je vervolgens gebruiken voor zaken als cross- en upselling, of het opzetten van een loyaliteitsprogramma.

Facturen zijn ook een simpele manier om je merk, marketingboodschap en klantenservice onder de aandacht te brengen. Daar komen we straks op terug.

Voordat je een factuur stuurt: offertes en werkomschrijvingen

Als je eerst overeenstemming bereikt over de prijs en leveringsvoorwaarden en dan pas aan het werk gaat, scheelt dat later veel gedoe. Een offerte of werkomschrijving geeft aan wat je levert, hoeveel je daarvoor betaald krijgt, wanneer de werkzaamheden klaar zijn en wanneer de betaling binnen moet zijn. Zo’n document, dat ook wel voorstel of kostenraming wordt genoemd, is dus zowel een omschrijving van de werkzaamheden als een schriftelijke overeenkomst tussen jou en je klant waar jullie bij een eventueel geschil op kunnen terugvallen.

Hoe je zo’n document noemt, maakt eigenlijk niet zoveel uit. Het belangrijkste is dat je het eerst ter goedkeuring voorlegt aan je klant, er overeenstemming over bereikt en de officiële, goedgekeurde versie naar je klant stuurt. Begin pas daarna aan de werkzaamheden. Dit moet er minimaal in staan:

• Welke goederen en/of diensten je levert.
• Wanneer je die levert.
• Wat je klant daarvoor gaat betalen en hoe.
• Wanneer het bedrag betaald moet zijn.

Een offerte kan een groot verschil maken voor de relatie met je klant. Als je van tevoren duidelijk bent over de financiële kant, weet je klant waar hij aan toe is. En mocht er op een gegeven moment toch een geschil ontstaan over de uit te voeren werkzaamheden of de betaling, dan kunnen jij én je klant altijd verwijzen naar de offerte.

Een goede factuur zit ‘m in de details

Uiteraard moet een factuur alle eerder genoemde standaardinformatie bevatten. Maar met een paar kleine toevoegingen til je je factuur naar een hoger plan, zodat die meerdere doelen dient. Dat kost nauwelijks tijd, maar kan veel opleveren.

• Branding. Je factuur moet ten minste je bedrijfsnaam noemen. Maar met een logo en misschien ook een tagline op je factuur en al je andere communicatiemateriaal, maak je duidelijk wat je merk is en waar je voor staat.
• Contactinformatie. Zorg dat je klanten weten hoe ze je kunnen bereiken. Zet je bedrijfsadres, e-mailadres, telefoonnummer en ook je website en socialmedia-informatie op je facturen.
• Referentienummers. Met een eenvoudig nummeringssysteem kun je precies bijhouden om welke projecten en klanten het gaat. Als je je offertes en facturen bijvoorbeeld van een klantnummer voorziet en je facturen daarnaast een eigen factuurnummer geeft, wordt het zowel voor jou als voor je klant een stuk eenvoudiger om er later naar te verwijzen.
• Betalingsvoorwaarden. Zet op je factuur wat de uiterste betaaldatum is, ook als je die van tevoren met je klant had besproken. Kijk welke veelvoorkomende betalingsvoorwaarden, zoals betaling vooraf, betaling bij levering en betaling binnen een x aantal werkdagen, het best bij je passen. Laat je klanten weten op welke manier ze kunnen betalen en ook of er extra kosten aan verbonden zijn als ze bijvoorbeeld per creditcard willen betalen.

Automatisering van je facturering

Je kunt sowieso het best alleen elektronische facturen sturen. Als je papieren facturen stuurt, kost dat extra tijd, extra geld én een paar bomen. Elektronische facturen zijn simpel te maken op basis van een template, eenvoudig in het gebruik, zo verstuurd en heel voordelig (geen papier en ook geen postzegels!).

Maar misschien nog wel een betere oplossing voor het MKB is factureringssoftware. Daarmee kun je de facturering en bijvoorbeeld ook betalingsherinneringen automatiseren en alle data automatisch in je backofficesysteem terecht laten komen. Met een passend factureringssysteem kun je veel tijd en geld besparen, fouten voorkomen en je klanten op het juiste moment een bericht over de factuur sturen.

Betalingsherinneringen horen er ook bij

Het is verre van leuk om uit te zoeken welke facturen nog niet betaald zijn. Maar niet betaald krijgen voor het werk of de producten die je hebt geleverd, is nog veel erger. Een betalingsherinnering voor een onbetaalde factuur sturen hoort er gewoon bij en is niks om zenuwachtig van te worden.

Als je een geautomatiseerd factureringssysteem hebt, krijgen je klanten op gezette tijden een herinnering als de uiterste betaaldatum is verstreken. Meestal zijn twee herinneringen voldoende om je klant tot betalen te bewegen. Zo niet, dan kun je instellen dat je een seintje krijgt als het tijd is om de telefoon te pakken.

Meer info over Salesforce voor het MKB