Vijf tips voor de perfecte e-mail om je klantenbestand uit te breiden

Weet jij nog waarom je de laatste keer op een mailtje hebt gereageerd? Lag dat aan de onderwerpregel, degene die de mail had verstuurd of de eerste zin? Het is lastiger dan je denkt om een e-mail te schrijven die een reactie oplevert. Sterker nog, dat is een hele kunst.

Als manager Local Partnerships en Influencer Marketing bij Salesforce communiceer ik dagelijks met mensen uit allerlei branches en met de meest uiteenlopende functies. Ik ben ooit begonnen als pr-medewerker en heb door de jaren heen ontdekt hoe belangrijk één mailtje kan zijn. Als dat goed in elkaar zit, kan het de basis vormen voor een jarenlange relatie die beide partijen iets oplevert – ongeacht of je je met sales, marketing of klantrelaties bezighoudt.

Wil jij als MKB-ondernemer met één simpel mailtje je klantenbestand uitbreiden? Hieronder staan vijf stappen om de perfecte mail te sturen, niet alleen om nieuwe klanten binnen te halen, maar bijvoorbeeld ook om een spreker in te huren of media-aandacht te genereren.

1. Doe onderzoek

Voordat je aan je mail begint, is het zaak om eerst wat verkennend onderzoek te doen. Wie probeer je te bereiken? Wat zijn hun interesses? Hun hobby’s? Doen ze in het dagelijks leven iets wat aansluit bij het doel dat jij voor ogen hebt?

Als je niet precies weet met wie je te maken hebt, weet je ook niet hoe je ze enthousiast kunt maken, en al helemaal niet welke toon je moet aanslaan. Dus google degene voor wie je mail bestemd is.

Tip: op social media vind je vaak ook aardig wat informatie over de ontvanger van je mail. Heeft die onlangs een prijs in de wacht gesleept? Of misschien op een grote conferentie gesproken? Kijk op LinkedIn of Twitter om daarachter te komen. Deze info komt ook bij stap drie hieronder van pas.

2. Bedenk een pakkende onderwerpregel

Het onderwerp van je e-mail is een voorbode van de inhoud, een teaser om je e-mail te openen. Bedenk dus een kort en pakkend onderwerp dat tegelijkertijd het doel van je mail duidelijk maakt.

Je onderwerpregel moet de interesse van de ontvanger wekken, zodat die je mail opent. Daarom is het ook zo belangrijk dat je mail niet op reclame lijkt en daardoor in de spammap terechtkomt. Hoe enthousiast je zelf ook over je eigen mail bent, uitroeptekens of alleen woorden in hoofdletters zijn uit den boze. Kom gewoon meteen ter zake. Je onderwerpregel als vraag formuleren kan in sommige gevallen het juiste effect hebben, bijvoorbeeld: ‘Spreken op de Dreamforce-conferentie?’

Is er reden om de ontvanger van je mail ergens mee te feliciteren? Dat kun je ook in je onderwerp verwerken. Zorg er in dat geval voor dat diegene zich gewaardeerd en erkend voelt. Als de beoogde ontvanger van je mail bijvoorbeeld op de lijst met meest innovatieve klanten staat, kun je iets als dit gebruiken: ‘Gefeliciteerd: u staat in onze top tien van grootste vernieuwers’.

3. Verwijs naar iets wat jullie met elkaar gemeen hebben

Wanneer je uit het niets een e-mail stuurt, kun je in je eerste zin het best iets gemeenschappelijks verwerken. Niemand heeft nog tijd voor holle frasen en koetjes en kalfjes, zeker niet in deze tijd waarin de aandacht steeds sneller verslapt.

Het onderzoek dat je bij de eerste stap hebt gedaan, werpt ook hier zijn vruchten af. Als je de ontvanger van je mail bijvoorbeeld als spreker hebt zien optreden op een conferentie, of als je op LinkedIn hebt gezien dat jullie dezelfde persoon kennen, is dat absoluut iets om in je eerste zin te noemen. Uit onderzoek blijkt dat de respons op e-mails met een persoonlijke touch 32,7% hoger is.

4. Maak duidelijk wat het voordeel voor de ontvanger is

De meeste mensen nemen niet de moeite om een e-mail te openen – laat staan te lezen, als er voor hen geen voordeel te behalen valt. Dat betekent niet dat je mail voornamelijk uit vleierij moet bestaan, maar bedenk dat de ontvanger waarschijnlijk weinig tijd heeft. Stuur je mail dus alleen als je zeker weet dat diegene er iets aan heeft.

Als je iemand voor een evenement uitnodigt, maak dan duidelijk wat daar voor hem of haar in zit. Als er bijvoorbeeld mensen komen met wie de ontvanger zou kunnen netwerken, dan kun je die noemen. Wanneer je e-mail over je eigen product gaat, vertel dan wat de ontvanger en zijn of haar bedrijf er precies aan heeft. Of neem een succesverhaal op over een andere ondernemer – dit werkt vooral goed als het om een invloedrijke ondernemer of een bekende van de ontvanger gaat.

5. Stel een duidelijke vraag

Het laatste wat je wilt, is dat de lezer geen idee heeft waarom die e-mail in zijn of haar inbox terecht is gekomen. Dat moet dus 100% duidelijk zijn. Maar teveel informatie is ook weer niet goed, aangezien de meeste mensen een e-mail eerst alleen scannen. Denk daarom aan de volgende punten als je je vraag formuleert, zodat je zeker weet dat je een reactie krijgt:

1. Houd het kort

2. Sluit af met je vraag, zodat die boven je naam en handtekening komt te staan

3. Zet een vraagteken aan het einde

4. Zet je vraag op een aparte regel

5. Eventuele aanvullende informatie zet je onder je handtekening

Het doel van je e-mail is een reactie. Zorg dus dat je afsluit met een vraag die een antwoord triggert. Als je per se iets meer informatie over je vraag wilt opnemen, geef dan alleen de strikt noodzakelijke achtergrondinformatie of logistieke info. De rest kun je kwijt in een follow-up.

Tip: houd er rekening mee dat je lezer snel verveeld is. Zet de belangrijkste logistieke informatie, zoals de datum en tijd, samen op één regel en onder je handtekening, zodat de lezer die meteen naar beneden scrolt deze informatie toch meekrijgt.

Wil jij ook alleen nog perfecte mails uitsturen? Met deze tips zorg je dat je eerstvolgende prospect, klant of gastspreker meteen reageert.

Benieuwd naar meer interessante informatie en statistieken over kleine en middelgrote bedrijven? Download dan nu het volledige rapport hier.