De meest onmisbare afdelingen voor je bedrijf

Afdelingen aan elkaar koppelen is voor mkb-bedrijven cruciaal. Als de verschillende afdelingen geen gegevens met elkaar delen, kan dit leiden tot inefficiënte processen en workflows. Niemand binnen het bedrijf heeft dan een 360-graden overzicht van de klant of een helder overzicht van wat er in het hele bedrijf gebeurt. Iedereen heeft zijn eigen specialisme en werkt dus aan een klein deel van het grotere geheel – uitzoomen is dan erg lastig. Je ziet niet goed wat jouw bijdrage is aan het geheel.

Tot voor kort zagen de meeste bedrijven er zo verkokerd uit. Maar nu meer en meer organisaties een digitale transformatie ondergaan, koppelen ze ook de afdelingen van hun bedrijf aan elkaar en voegen ze gegevens samen.

Het ‘nieuwe normaal’ zorgt ervoor dat dit proces nog sneller gaat. Nieuwe uitdagingen zijn vaak niet door één afdeling op te lossen. We zien dat bepaalde traditionele functies en afdelingen zoals Sales groeien, maar dat andere zoals Marketing steeds meer worden geautomatiseerd. Zo hoeven werknemers minder routineklussen te doen en kunnen ze zich richten op waar het echt om draait: de klantbetrokkenheid verbeteren.

Nu afdelingen veranderen, veranderen de bijbehorende functies ook. In deze blog bekijken we de meest onmisbare afdelingen voor je mkb-bedrijf. Ook bespreken we de ideale organisatiestructuur voor je mkb-bedrijf in het nieuwe normaal en alles wat daarna komt.

Wat zijn de belangrijkste afdelingen van een bedrijf?

De 7 belangrijkste afdelingen van een gemiddeld bedrijf zijn:

• Productie

• Research & Development

• Klantenservice

• Sales

• Marketing

• Human Resource Management

• Accounting & Finance

Er is wel overlap tussen de verschillende afdelingen. Research & Development houdt zich bezig met het verbeteren van bestaande en het ontwikkelen van nieuwe producten of processen. Maar daarvoor moeten de medewerkers eerst weten wat de behoeften van de klant zijn, en dus is samenwerken met de afdeling Marketing cruciaal.

Welke afdelingen heeft een bedrijf nodig?

Over het algemeen zijn 7 afdelingen voldoende. Maar het zijn niet altijd precies de bovenstaande. In veel bedrijven is een van de afdelingen vervangen door een IT-afdeling. IT is sterk verbonden met Productie, dus soms verdwijnt Productie en komt daar IT voor in de plaats. Maar er zijn ook bedrijven die zonder een aparte IT-afdeling kunnen. Heeft jouw bedrijf geen aparte IT-afdeling? Dan is het handig om het Salesforce Platform te gebruiken om eenvoudig apps te bouwen en implementeren.

In andere bedrijven is een van de afdelingen vervangen door een afdeling Klantenservice. Vooral grotere bedrijven of servicegerichte bedrijven hebben vaak een aparte afdeling Klantenservice. Deze afdeling is altijd nauw verbonden met de afdelingen Sales en Marketing, en als er een aparte IT-afdeling is ook met IT. Want zoals eerder genoemd wordt marketing steeds meer geautomatiseerd.

Welke structuur hebben de meeste bedrijven?

Er zijn 6 bekende organisatiestructuren:

• De functionele structuur

• De product- of servicestructuur

• De geografische structuur

• De matrixstructuur

• Projectteams

• De hybride structuur

Maar welke structuur zien we het meest binnen het mkb? Deze vraag is eenvoudig te beantwoorden: de functionele structuur. In deze structuur zijn de afdelingen duidelijk van elkaar gescheiden. Het voordeel hiervan is de overzichtelijkheid: je weet meteen bij welke afdeling je moet zijn met een specifieke vraag. Het nadeel is de eerder genoemde verkokering: er kan een tunnelvisie ontstaan. Werknemers focussen zich uitsluitend op hun specifieke taak zonder oog voor het grotere geheel. Samenwerking tussen de verschillende afdelingen is in bedrijven met deze structuur vaak een uitdaging.

Wat is de beste organisatiestructuur voor een mkb-bedrijf?

De functionele structuur heeft dus voordelen, maar het is wel belangrijk om verkokering tegen te gaan. Er is niks mis mee om de afdelingen van elkaar gescheiden te houden, maar het is wel belangrijk dat je onderling gegevens uitwisselt en samenvoegt. Als je weet waar andere afdelingen mee bezig zijn, kun je ze beter ondersteunen. En je kunt pas een 360-graden overzicht van de klant krijgen als je de klantgegevens van alle afdelingen combineert.

Dit is ook een duidelijke trend die we zien in bedrijven: vroeger waren de meeste bedrijven gericht op interne processen, maar tegenwoordig staat voor alle afdelingen de klantenservice centraal. Dit is niet alleen prettig voor het bedrijf, ook de klant vaart er wel bij. Als klant is het prettig om maar één keer je verhaal te hoeven doen en dan meteen te worden geholpen. Als iedereen meteen alle gegevens van een bepaalde klant voor zich heeft, krijg je dit voor elkaar.

Maar hoe zorg je dat medewerkers weten wat er in andere afdelingen gebeurt en optimaal samenwerken? Mogelijk hebben je medewerkers nieuwe vaardigheden of kennis nodig. My Trailhead kan daarbij helpen. Dit is een centraal e-learningsplatform voor je hele bedrijf. Zo werk je aan de expertise én aan de flexibiliteit van je medewerkers.

Een concreet voorbeeld is de overlap tussen Klantenservice, Marketing en Sales. Klantenservicemedewerkers kun je meer leren over Marketing en Sales, bijvoorbeeld hoe ze effectief kunnen cross- en upsellen. En medewerkers die door de crisis thuis zijn komen te zitten, zou je kunnen omscholen tot klantenservicemedewerker.

Welke afdelingen heb je nodig in een mkb-bedrijf?

De afdelingen die elk mkb-bedrijf écht nodig heeft, zijn:

• Sales & marketing

• Productie

• Klantenservice

• Accounting & Finance

Sales & marketing is onmisbaar voor het mkb, want uiteindelijk draait alles om het genereren van verkoop. Taken die onder deze afdeling vallen, zijn:

• Onderhoud van de website

• Online marketing

• PR

• Genereren van leads

Onder Productie vallen vaak ook de klantenservice, verzending en orderverwerking en productontwikkeling. Accounting & Finance gaat om de financiële kant van het bedrijf, maar ook IT en HR kunnen hieronder vallen.

Hoe ontwikkel je een organisatiestructuur voor de afdelingen van je mkb-bedrijf?

Als mkb- of startend bedrijf kun je misschien niet dezelfde functies en afdelingen opzetten als grote bedrijven. Maar wat je wel kunt doen, is een organisatiestructuur uitwerken en alle functies duidelijk definiëren.

Als mkb-bedrijf is het belangrijk om te focussen op de klant. Zorg dus dat je in elk geval de afdelingen Sales & marketing, Productie en Accounting & Finance hebt. Kijk vervolgens welke functies hieronder vallen en welke je nodig hebt voor jouw bedrijf. Voor Sales & marketing zou je bijvoorbeeld iemand of een klein team kunnen aanstellen die/dat zich richt op het binnenhalen van leads. Voor de afdeling Productie is een team Productontwikkeling en een team Klantenservice erg handig.

Zorg ook voor flexibiliteit: je kunt externe specialisten inhuren wanneer je ze nodig hebt. Bovendien bespaar je zo op onder meer pensioen- en verzekeringskosten. Voor routinetaken zoals boekhouding kan dit erg handig zijn. Maar ook voor tijdelijke projecten zoals de ontwikkeling van een specifiek product, kun je externe experts inhuren.

Welke structuur je ook kiest, er zal altijd een persoon/klein team zijn die/dat het bedrijf leidt. Deze persoon of personen moeten in elk geval de volgende eigenschappen hebben:

• Creatief

• Out of the box denker, kansen zien en hierop inspelen

• Organisatietalent en focus op productie

De toekomst van de afdelingen binnen het mkb

Wanneer je bedrijf groeit, veranderen je behoeften. Mogelijk ontstaan er nieuwe functies of kun je met behulp van technologie nieuwe verantwoordelijkheden toevoegen aan bestaande functies. Belangrijk is dat je organisatiestructuur flexibel is, zodat je er in de toekomst nog alle kanten mee uit kunt. Nieuwe tools die alle klantgegevens combineren tot één centrale informatiebron, trainingsplatforms en innovatieve strategieën zijn daarvoor onontbeerlijk. Heb je dit allemaal goed op de rit, dan ga je als mkb- of startend bedrijf een rooskleurige toekomst tegemoet.