Salesmeeting? Tien geheimen voor een succesvolle agenda

Of je nou je eerste of je honderdste agenda voor een salesmeeting plant: dit is je kans om met je team te overleggen en ze te ondersteunen.

Voor een salesmanager zijn meetings met je voltallige verkoopteam een waardevolle vinger aan de pols voor je bedrijf. Maar ze kunnen ook tijd verspillen die verkopers anders aan het verhogen van de omzet kunnen besteden. Benut de tijd die je samen hebt optimaal door de perfecte agenda voor je salesmeeting samen te stellen, met essentiële updates en zinnige groepsdiscussies. De minder belangrijke informatie kun je wel per e-mail rondsturen.

Doe je voordeel met de adviezen in dit artikel om je volgende agenda goed voor te bereiden en de puntjes op de i te zetten. Voor je het weet zijn je meetings efficiënter dan ooit.

Wat is een agenda voor een salesmeeting?

Laten we eerst vaststellen wat een salesmeeting is. Een salesmeeting is een intern overleg tussen salesmanagers en verkopers van een bedrijf. In tegenstelling tot een meeting met externe partijen, zoals een telefonisch salesgesprek of een salespitch, zijn bij deze meeting alleen interne deelnemers aanwezig en krijgen leden van het salesteam de informatie die ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Meestal leiden salesmanagers (managers, directeuren of VP’s) de meeting en zijn verkopers de deelnemers. Managers bespreken belangrijke informatie over bijvoorbeeld:

• De huidige verkoopprestaties
• Wat managers belangrijk vinden
• Inzicht in de concurrentie
• Wat de volgende prioriteiten van het team moeten zijn

Je eigen agenda’s kunnen afwijken omdat het bijvoorbeeld een wekelijkse salesmeeting, een terugblik op het kwartaal of een jaarlijkse sales-kick-off betreft. Hoe dan ook helpen de volgende tien tips je op koers te blijven, respect te tonen voor je team en salesmeetings zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Wat er ook op de agenda staat.

1. Houd de agenda en het doel eenvoudig

Zorg ervoor dat jij en je team precies weten wat de bedoeling is van de meeting. Is het bijvoorbeeld een kort overleg om een specifieke Key Performance Indicator (KPI) te bespreken? Of is het een belangrijke meeting aan het einde van het kwartaal om te kijken wie hulp nodig heeft bij het afsluiten van verkopen?

Roep je verkopers pas bijeen als je een duidelijke agenda met enkele eenvoudige doelen hebt. Vanwege de meeting hebben ze minder tijd om leads te analyseren, e-mails op te stellen en presentaties voor te bereiden, en kunnen ze dus minder inkomsten genereren.

Nadat je je agenda en doelen hebt vastgesteld, kies je de meest geschikte persoon om te spreken over elk onderwerp. Werk samen met de inleiders om vooraf deze vragen te beantwoorden:

• Wie opent de meeting?
• Wie presenteert zijn of haar scherm als dat nodig is?
• Hoe ga je om met de overgangen?
• Beantwoord je vragen pas aan het einde of doe je dat gedurende de meeting?
• Is er een belangrijke call-to-action (CTA) voor elke deelnemer aan de meeting? 

Stuur de agenda voorafgaand aan de meeting naar alle deelnemers. Het kan een ruwe opzet zijn, maar zo laat je wel zien dat je er alles aan doet om de tijd zo efficiënt mogelijk te benutten.

2. Verhelp technische problemen

Verhelp vooraf alle eventuele technische kinken in de kabel, of je de vergadering nu digitaal houdt of face-to-face. Installeer alle updates op de computer, download de benodigde software en sluit onnodige programma’s en chats.

Voorkom tijdrovende technische problemen die je meeting verstoren. Vraag je inleiders dus om een paar minuten eerder te komen om alles te testen. Dat kost je misschien tien minuten, maar bespaart je later heel veel tijd. Als jij de enige inleider bent van de meeting, kun je dit allemaal zelf doen: test de apparatuur en oefen de inleidingen zoals je dat in de echte meeting zou doen.

3. Begin (en stop) op tijd

Houd rekening met je team door de meeting op tijd te laten beginnen en eindigen. Verkopers moeten hun dag strak indelen om zoveel mogelijk klanten te kunnen bellen en mailen. Leid je meeting dus zo dat deze volgens de tijdplanning verloopt.

Als je merkt dat een meeting uitloopt, zou je vragen en opmerkingen kunnen beperken tot bepaalde momenten tijdens de meeting of onderwerpen van de agenda kunnen schrappen. Vraag de deelnemers om feedback op de agenda om erachter te komen welke onderwerpen het meeste belang hebben. Het is niet de bedoeling dat je belangrijke gesprekken afkapt, maar je moet ook op de tijd letten. Zoek hierin naar een goede balans.

4. Houd het juist ritme aan

Zorg ervoor dat elke seconde van je meeting telt. We kennen allemaal de grap: “Dat was weer een meeting die ook met een e-mail had kunnen worden afgedaan”. Inderdaad kan e-mail een effectief en bondig communicatiemiddel zijn als je je team snel op de hoogte wilt stellen van bedrijfsnieuws of nieuwe plannen.

De timing en het ritme van salesmeetings zijn van cruciaal belang. Voor dagelijkse overlegmomenten of regelmatige meetings kun je de frequentie wellicht wat omlaag schroeven als je merkt dat bepaalde onderwerpen nou ook weer niet zo belangrijk zijn.

Voel je ook niet verplicht om elke geplande meeting te laten doorgaan. Als je een meeting annuleert omdat je niets belangrijks te vertellen hebt, kan je team die extra tijd benutten om zinnige dingen te doen. Bovendien zal je team het waarderen dat je geen onnodige meetings plant. 

5. Licht het team in

Als leider is het jouw taak om het team op de hoogte te stellen van alles wat je hebt gehoord en dat misschien nog niet aan hen is doorgegeven. Dat is vooral van belang als de laatste meeting al even geleden heeft plaatsgevonden.

Licht iedereen in over eventuele prijsveranderingen, nieuwe verkoopprognoses, productnieuws, managementveranderingen of andere informatie die invloed kan hebben op hun verkoopactiviteiten. Handel ook vragen uit vorige meetings af. De benodigde tijd voor dit deel van de salesmeeting kan variëren. Als het te lang duurt, kun je overwegen om een speciale meeting te organiseren waarin alleen dat punt op de agenda staat.

6. Nodig het team uit om nieuwtjes en obstakels te bespreken

Als je dan toch allemaal samen bent voor een salesmeeting, is dat een goede gelegenheid om met elkaar te delen wat wel werkt en wat niet. Bespreek leads en accounts, belangrijke klantgesprekken en in hoeverre iedereen op koers ligt voor hun quota’s en KPI’s.

Luister ook naar de obstakels die de voortgang in de weg staan. Als leden van je team ergens tegenaan lopen, moet je je daar als manager bewust van zijn en helpen om de weg naar succes weer vrij te maken. 

Als je eenmaal weet wat goed gaat en wat nog wat aandacht vereist, kun je een actieplan opstellen met individuele teamleden of een grotere groep.

7. Benadruk belangrijke successen

Heeft een teamlid een grote deal gesloten? Of zes maanden op rij zijn of haar quotum gehaald? Ruim tijd in op je agenda om ze tijdens de salesmeeting in het zonnetje te zetten. Mensen vinden het fijn om gewaardeerd te worden en bovendien is het goed voor de hele organisatie.

Erkenning is een goede motivator voor zowel de betreffende persoon als voor het team als geheel. Uit een onderzoek van de Society for Human Resource Management (SHRM) en Globoforce blijkt dat “68 procent van de ondervraagde HR-professionals vindt dat erkenning van medewerkers een positieve impact heeft op het behouden van personeel. 56 procent zei dat dergelijke programma’s ook helpen bij een succesvolle recruitment.”

Geef ook concrete complimenten. Als je zegt dat je het op prijs stelt dat iemand de tijd heeft genomen om een klant binnen te halen die meer aandacht nodig had dan normaal, heeft dat meer betekenis dan een algemeen “goed gedaan”. Houd er rekening mee dat niet iedereen het leuk vindt om in het middelpunt van de belangstelling te staan. Complimenteer je teamleden dus vooral op een manier die zij prettig vinden. Dit kun je peilen tijdens persoonlijke gesprekken met verkopers.

8. Maak tijd vrij voor ideeën, vragen en samenwerking

Maak in je agenda voor salesmeetings altijd tijd vrij om van gedachten te wisselen met de groep. Deze meetings zijn niet alleen bedoeld om informatie door te geven. Ze bieden ook de gelegenheid om teamleden van elkaar te laten leren en te profiteren van de best practices van anderen.

Zo kun je brainstormen en ideeën uitwisselen over:

• Betere sales en marketing, of het op elkaar afstemmen van sales en service
• Welke tools belangrijk zijn
• Welke nieuwe vaardigheden nodig zijn
• Nieuwe positionering van je producten of diensten
• Samenwerken met partners of leveranciers in je sector
• Je concurrenten en hoe zij hun producten verkopen, marketen of prijzen
• Vaststellen van doelen voor het volgende kwartaal of jaar

Richt je op onderwerpen die relevant zijn voor de meeste verkopers, zodat ze niet afhaken tijdens de vergadering en beginnen te multitasken.

9. Bepaal de volgende stappen

Licht elk agendapunt van je salesmeeting toe en maak duidelijk wie verantwoordelijk is voor de vervolgacties. Niemand mag de meeting verlaten zonder te weten wat de vervolgstappen zijn.

Teamleden kunnen verantwoordelijk zijn voor follow-ups met hun eigen prospects en klanten. Als er tijdens de meeting echter andere afdelingsbrede behoeften naar voren komen (zoals overleggen met het finance-team over een nieuwe promotie of het met marketing bespreken van een nieuwe campagne voor leadgeneratie), wijs je een aanspreekpunt aan. Op die manier laat je geen belangrijke onderwerpen liggen. Maak ook duidelijk welke updates je de volgende meeting van het team verwacht.

10. Motiveer het team

Sales is soms een harde business. Je hebt vaak te maken met afwijzingen, je moet geduldig zijn en fouten maken is onvermijdelijk. Soms zakt de markt wat in en happen prospects niet toe. Wat de reden ook is: het team als geheel of individuele salesmedewerkers hebben het soms moeilijk.

Op die momenten is het jouw taak als manager om de problemen helder te bespreken en op een eerlijke manier te communiceren met het team. Als je vertelt dat je nog steeds geïnspireerd en gemotiveerd bent door het werk van het team, zul je ook anderen motiveren. Reserveer daar tijd voor in je agenda als niet alles naar wens verloopt. 

Zelfs in rustigere tijden moet je zoeken naar leuke en positieve manieren om je team te motiveren. Gebruik bijvoorbeeld spellen en wedstrijden om successen te vieren en loof unieke prijzen uit voor mijlpalen.

Uitdagende tijden gaan voorbij, maar teams die een uitdaging aankunnen overleven.

Tijd is geld

Uiteindelijk wil je dat salesmedewerkers zich kunnen concentreren op potentiële klanten. Je salesmeetings zijn een goede manier om prioriteiten te stellen en iedereen te helpen om productief te blijven.

Vergeet niet dat tijd geld is voor verkopers, dus zorg voor efficiënte salesmeetings. Ga voor meer tips over het verbeteren van de salesproductiviteit naar onze complete gids voor salesmanagers.