Offertes zijn een belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering. Je gebruikt ze om nieuwe klanten te werven en je aanbod voor bestaande klanten uit te breiden. Toch is het niet altijd eenvoudig om de perfecte offerte te maken – de offerte waarmee je je onderscheidt van de concurrentie.
Allerlei aspecten van offertes spelen mee bij de beslissing van een klant om met jouw bedrijf in zee te gaan. Hieronder zie je een aantal kenmerken van offertes die soms over het hoofd worden gezien. Richt je op deze kenmerken om indruk te maken op je klanten. Of je ideale klant nu een klein B2C-bedrijf is of een B2B-multinational, met deze offertesuggesties maak je indruk op de persoon die de beslissingen neemt – zelfs de meest kritische.
Kenmerken van goede offertes
1. Maak duidelijk onderscheid tussen voorstellen en offertes.
Sommige mensen gebruiken de begrippen ‘voorstel’ en ‘offerte’ door elkaar. Er is echter een duidelijk verschil. Een voorstel bevat meestal meer informatie en wordt verstuurd vóór de uiteindelijke offerte. Je voorstel hoeft niet beknopt te zijn, maar je offerte moet overzichtelijk en duidelijk zijn en een heldere opmaak hebben. In je offerte geef je een overzicht van alle kosten en beschrijf je wat je diensten inhouden.
2. Zorg dat je offerte een duidelijke opmaak heeft.
Met een heldere offerte win je het vertrouwen van de klant en zorg je dat klanten met jou in zee willen gaan. Geef klanten niet alleen de gewenste informatie, maar presenteer die informatie ook op een overzichtelijke manier. Veel offertetemplates in zakelijke softwarepakketten hebben een opmaak die vergelijkbaar is met een factuur. Die opmaak is voor klanten herkenbaar. Maak kortingen of aanpassingen ten opzichte van eerdere offertes vet of cursief om onduidelijkheid te voorkomen.
3. Voeg eventueel een korte introductie toe.
Zakelijke voorstellen worden vaak voorzien van een introductie, maar offertes meestal niet. Je kunt echter een korte introductie toevoegen als je offerte daardoor duidelijker wordt, als er geen officieel voorstel is verstuurd of als er veel tijd is verstreken tussen het voorstel en de offerte. Je introductie kan de volgende informatie bevatten:
Een samenvatting van eerdere gesprekken en contextuele informatie
Links naar relevante informatie, zoals productbeschrijvingen of het oorspronkelijke voorstel
Je contactgegevens, zodat potentiële klanten contact met je kunnen opnemen als ze vragen hebben
Ook kun je informatie toevoegen die niet eerder is besproken. In je introductie kun je aangeven dat de klant in aanmerking komt voor extra korting. Ook kun je informatie toevoegen over een eventuele nieuwe offerte, bijvoorbeeld een offerte voor een product waarover niet eerder is gesproken maar dat misschien beter aansluit op de wensen van de klant. Als je in je offerte een nieuw product opneemt waarover geen eerdere afspraken zijn gemaakt, is het belangrijk dat je de klant daar in de introductie op wijst en aangeeft waarom het product is toegevoegd.
4. Vermeld alle belangrijke informatie.
Een goede offerte bevat alle informatie die beslissers nodig hebben om de transactie goed te keuren. Je kunt bijvoorbeeld informatie toevoegen over verschillende scenario’s met verschillende prijzen, die zijn gebaseerd op verschillende producten of kortingen die van toepassing zijn op de unieke situatie van de klant. Je contactpersoon heeft behoefte aan zoveel mogelijk details. Voeg daarom alle relevante informatie toe die nodig is om een beslissing te nemen. Met software voor offertes doe je dit snel en gemakkelijk.
5. Wees transparant.
Om klanten goed van dienst te kunnen zijn, moet je in je offertes transparant en eerlijk zijn. Maak geen overdreven offertes die klanten het idee geven dat je veel meer biedt dan je in werkelijkheid doet. Geef ook geen overvloed aan informatie, want daarmee verwar je klanten alleen maar.
Geef een korte, duidelijke opsomming. Beantwoord vragen proactief. Met een goede offerte werf je de juiste klanten, zelfs zonder pagina’s vol informatie.
6. Verstuur je offerte snel.
Een ander kenmerk van een goede offerte is dat hij snel wordt gemaakt. Met de juiste technologie kun je makkelijker dan ooit offertes maken en naar je klanten versturen. Als een potentiële klant je offerte snel ontvangt, heeft dat verschillende voordelen:
Jouw offerte is waarschijnlijk eerder binnen dan de offertes van je concurrenten en dat versterkt jouw relatie met de lead.
Een klant die snel over alle informatie beschikt, kan sneller een beslissing nemen.
Hoewel je eerste voorstel waarschijnlijk alle informatie bevat waarom de lead heeft gevraagd, kunnen er dingen veranderen. Met offertesoftware maak je snel een bijgewerkte, kloppende offerte en verkort je de verkoopcyclus.
Minder voor de hand liggende kenmerken van een goede offerte
Soms gaat het niet alleen om de cijfers. Een deal kan om allerlei redenen niet doorgaan en meestal krijg je als verkoper geen verdere uitleg. Het opbouwen van een goede relatie met potentiële klanten kan belangrijk zijn om nieuwe klanten te werven en uiteindelijk extra omzet opleveren.
Het begeleiden van een lead door de salesfunnel – de communicatie en alle interacties tussen verkoper en prospects – is belangrijk om een goede relatie op te bouwen en helpt om klanten binnen te halen.
Bedrijven en beslissers gaan vaak met een bedrijf in zee omdat ze prettig samenwerken met de medewerkers en omdat de producten en/of diensten binnen hun budget passen. Dit is een van de punten waarop kleine en middelgrote bedrijven zich kunnen onderscheiden: Richt je op een hoogwaardige, persoonlijke service en houd je aan je deadlines, want daarmee maak je direct een goede indruk. Andere kenmerken van een goede offerte zijn niet direct gerelateerd aan het document zelf.
Gebruik soft skills en werk aan een goede relatie
Skills als actief luisteren, empathie tonen en flexibiliteit zijn belangrijke kenmerken van een goede verkoper. Goed kunnen praten en luisteren zijn voor een verkoper net zo belangrijk als de producten en services die je klanten biedt.
Je verkoopteam moet bestaan uit mensen waar klanten graag een gesprek mee voeren. Goede verkopers, of ze nu introvert of extravert zijn, tonen empathie voor de pijnpunten van klanten en luisteren naar hen. Verkopers die haast lijken te hebben of de deal te snel willen sluiten, jagen hun klanten vaak weg. Een goede verkoper richt zich op de relatie met de klant en niet alleen op het binnenslepen van de deal.
Besteed aandacht aan de levering en follow-up
Hoewel een goede introductie belangrijk is voor het resultaat van een offerte, zijn er ook andere factoren die bepalen hoe je offerte wordt ontvangen. Voor het aanbieden van offertes gelden twee belangrijke regels:
Je offerte moet op tijd binnen zijn, zoals de klant van je verwacht.
Verstuur de offerte op de manier die de klant het best uitkomt.
Je kunt offertes prima per e-mail verzenden. Maar soms wil een klant de offerte met je bespreken, telefonisch of tijdens een persoonlijke meeting. Zorg daarom voor een goede follow-up nadat je je offerte hebt verstuurd. Zo versterk je de relatie met de klant en weet je meteen of die nog vragen heeft.
Als je geen feedback krijgt, is het tijd om na te denken over de volgende stap. Vaak moet je meerdere follow-uppogingen doen voordat een klant reageert, bijvoorbeeld omdat die ook andere verplichtingen heeft en een nieuwe zakelijke deal daardoor even minder belangrijk vindt. Zorg voor een consistente follow-up, maar pas op dat je niet opdringerig of vervelend overkomt.
Pitch offertes op basis van het resultaat
Een goede offerte bevat ook informatie over het resultaat dat de klant kan verwachten, dus niet alleen over de service zelf. Klanten zijn meestal vooral geïnteresseerd in het eindresultaat en niet per se in het traject dat naar dat resultaat leidt.
Tijdens gesprekken met de klant moet je duidelijk aangeven welke voordelen jouw producten of services hebben. Zeg niet “ons aanbod bestaat uit product XYZ”, maar bijvoorbeeld “met ons product XYZ kunt u uw omlooppercentage met 20% verhogen en het retourpercentage met 35% verlagen”.
Maak een offerte waarmee je je onderscheidt van de concurrentie
De perfecte offerte bevat heldere, beknopte informatie en vertegenwoordigt een relatie tussen de klant en de verkoper – en het bedrijf van de verkoper. De consequenties van een mislukte deal vanwege onduidelijke voorstellen of offertes, te lange levertijden of een gehaaste indruk op de klant gaan verder dan omzetverlies. Mogelijk verlies je hiermee ook de kans op doorverwijzingen of andere opportunities bij deze klant.
Wanneer de lead er klaar voor is, moet je je offerte zo snel mogelijk aanbieden. Als je templates en software gebruikt om snel offertes te maken, kun je je klanten snel en eenvoudig de gewenste informatie presenteren, zodat de beslissers hun keuze kunnen maken. Zo ga je probleemloos over naar de volgende fase van de relatie en is iedereen tevreden.
