Ontdek de 27 beste mkb-tools om je productiviteit te verbeteren

Hoe start jij je werkdag? Stel je voor dat je begint met het checken van je e-mail en het doornemen van je salesstatistieken. In je agenda bevestig je een aantal meetings. Vervolgens appt een collega je over iets urgents en bel je snel voor een kort overleg. Je dag is nauwelijks begonnen, maar je hebt nu al vier zakelijke tools gebruikt.

Wist je dat er veel verschillende tools beschikbaar zijn die je kunnen helpen tijd te besparen, fouten te verminderen en je bedrijfsresultaten te verbeteren? Wat je doelen ook zijn, er is altijd een tool die je kan ondersteunen bij groei door efficiënter en effectiever te werken. In deze blog bespreken we de belangrijkste tools voor het midden- en kleinbedrijf (mkb) en lichten we de belangrijkste functies van elke tool toe.

Het volgende komt aan bod

• Waarom is het gebruik van tools binnen het mkb belangrijk?
• De belangrijkste functies van mkb-tools
• Ontdek hoe mkb-tools groei stimuleren
• De 27 beste tools om de productiviteit te verbeteren in het mkb 
• Denk groot met tools voor het mkb

Waarom is het gebruik van tools binnen het mkb belangrijk?

Met mkb-tools bedoelen we software waarmee je werkzaamheden stroomlijnt, productiviteit verbetert en eenvoudige, dagelijkse taken automatiseert. Of het nu gaat om projectmanagement, data-analyse of accounting: er is altijd een passende tool.

Hoewel de inzet van verschillende tools altijd al van essentieel belang was voor het mkb, zijn ze door de opkomst van AI nog efficiënter en effectiever geworden. Het grootste voordeel van AI-gedreven tools? Dat is misschien wel automatisering. Routinetaken zoals facturering, inventarisbeheer en e-mailmarketing kunnen geautomatiseerd worden, waardoor teams tijd overhouden voor strategisch werk en sales.

Bepaalde mkb-tools kunnen de productiviteit aanzienlijk verbeteren, omdat ze de dagelijkse werkzaamheden soepeler laten verlopen. Zo kun je tools voor projectmanagement gebruiken om de samenwerking te verbeteren en teams in de juiste banen te leiden. Dankzij het 360-gradenoverzicht van het project hebben medewerkers hun voortgang, verantwoordelijkheden en deadlines op één plek bij de hand. Daardoor weten ze altijd precies welke taken nog moeten worden voltooid.

Krijg waardevolle inzichten over je bedrijf met tools voor data-analyse en rapportages. Zo houd je je financiële voortgang in het oog, begrijp je het gedrag van je klanten beter en houd je je key prestatie-indicatoren (KPI’s) realtime bij in dashboards. 

Met communicatiemiddelen zoals instant messaging en videoconferenties kun je direct in contact komen met klanten en prospects. Dat gaat een stuk sneller dan met traditionele e-mail. Met deze tools blijf je altijd in contact, waar je ook bent. Teams op afstand, hybride teams en teams op locatie kunnen soepeler werken, sneller reageren op de wensen van klanten en met minder inspanning betere resultaten behalen.

Voor sales- en serviceteams is Customer Relationship Management (CRM)-software een essentieel puzzelstukje. Een CRM-platform geeft je data voor een allesomvattend klantbeeld. Het is één centrale informatiebron voor je bedrijf en maakt een meer strategische besluitvorming en gepersonaliseerde interacties mogelijk. Let bij het kiezen van andere tools op CRM-compatibele integraties. Je kunt je data dan overal gebruiken, teams met elkaar laten samenwerken en je workflows vereenvoudigen.

De belangrijkste functies van mkb-tools

Lees altijd eerst de kleine lettertjes voordat je een tool kiest. Sommige tools hebben algemene voorwaarden waarin staat dat het platform handmatig en geautomatiseerd toegang heeft tot de content van gebruikers. Denk hieraan als je werkt met gevoelige informatie.

Let bij het kiezen van de tools op functies die de efficiëntie, beveiliging en schaalbaarheid verbeteren. Hieronder vind je een aantal voorbeelden.

Gebruiksvriendelijke interface

Zorg ervoor dat de tools die je kiest intuïtief en gemakkelijk te gebruiken zijn. Zo voorkom je dat je kostbare tijd verliest aan het leren werken met een nieuw platform. Sommige tools vergen veel tijd om te leren kennen en vereisen urenlange trainingen, terwijl andere intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn.

Integratiemogelijkheden

Er is niets zo frustrerend als software die niet compatibel is met het systeem dat je al hebt. Kies tools die je naadloos kunt integreren in andere programma’s die je veel gebruikt, zoals e-mail- en CRM-software, accounting- en e-commerceplatforms.

Automatiseringsmogelijkheden

Om tijd te besparen en menselijke fouten te voorkomen, kies je tools die repetitieve taken kunnen automatiseren. Software met automatiseringsmogelijkheden, aangestuurd door kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning, kan taken uitvoeren zonder menselijke tussenkomst. Dit kan gaan van eenvoudige gemechaniseerde processen tot complexe algoritmen. Automatisering wordt in allerlei sectoren gebruikt om de efficiëntie te verbeteren, fouten te verminderen, de productiesnelheid te verhogen en de operationele kosten te verlagen.

Aanpassingsmogelijkheden

Idealiter zijn je tools flexibel zodat je dashboards, rapportages en workflowprocessen kunt personaliseren. Tools die je aan kunt passen aan jouw specifieke behoeften zorgen ervoor dat je taken snel en naadloos kunt voltooien.

Samenwerkingsfuncties

Het is belangrijk om realtime samen te kunnen werken vanuit verschillende locaties. Gezamenlijke documenten, chats en videoconferenties geven je teams alles wat ze nodig hebben om succesvol remote te werken.

Schaalbaarheid

Zorg ervoor dat je tools met je bedrijf kunnen meegroeien. Ze moeten eenvoudig meer data, gebruikers en complexiteit aankunnen zonder dat de prestaties afnemen.

Beveiliging

Datalekken zijn een ernstig en groeiend probleem, ook voor het mkb. Om te voorkomen dat je informatie in verkeerde handen komt, heb je uitgebreide beveiligingsmaatregelen nodig. Denk daarbij aan dataversleuteling, beveiligde toegangscontroles en geautomatiseerde back-ups.

Analytics

Neem datagedreven beslissingen met een tool die de belangrijkste statistieken gebruikt en beschikt over uitgebreide rapportagemogelijkheden. Dergelijke rapportages zijn gebaseerd op gespecialiseerde tools die grote hoeveelheden data kunnen verwerken. Trends, patronen en afwijkingen zijn daardoor makkelijk te identificeren. Deze rapportages worden door organisaties gebruikt om een beeld te krijgen van de prestaties, om processen te optimaliseren en de strategische planning te onderbouwen. 

Klantenservice

De tool moet je klanten op laagdrempelige manier toegang geven tot verschillende hulpbronnen. Denk aan live chats, e-mail, telefonische support, chatbots en selfservice-opties.

Ontdek hoe mkb-tools groei stimuleren

Ongeveer 93% van de huidige mkb’ers zegt ten minste één technologieplatform te gebruiken om hun zakelijke activiteiten te ondersteunen, zo blijkt uit een onderzoek van de Amerikaanse Kamer van Koophandel. Nog eens 85% van de eigenaren zegt dat technologieplatforms hen geholpen hebben om hun bedrijf op te starten. 94% geeft aan dat ze dankzij technologie hun bedrijf efficiënter kunnen runnen.

Digitale tools verbeteren de output door handelingen te stroomlijnen en repetitieve taken te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het volgende:

• Betere samenwerking. Veel tools verbeteren de teamsamenwerking met functies als realtime communicatie, het monitoren van taken en projectmanagement.
• Nauwkeurige analytics. Rapportagefuncties in bepaalde tools gebruiken data om tabellen, grafieken en andere visualisaties te genereren. Zo krijg je inzicht in klantgedrag, salestrends en operationele prestaties.
• Marktuitbreiding. Met e-commerce-platforms kunnen bedrijven (potentiële) klanten wereldwijd bereiken. Deze tools kunnen ook helpen bij het opbouwen van je klantenbestand met gerichte marketingcampagnes en met het beheren van je aanwezigheid op social media.
• Kostenbesparing. Als je de juiste tools implementeert, hoef je minder handmatig werk te doen en verminder je de kans op fouten. Als bedrijf bespaar je zo behoorlijk wat kosten. Deze besparingen kun je vervolgens besteden aan andere onderdelen van je bedrijf, zoals productontwikkeling, marketing en personeel.

De 27 beste tools om de productiviteit te verbeteren in het mkb

Als je in sales werkt, gebruik je waarschijnlijk al een CRM-systeem. Maar benut je de features van dit systeem wel maximaal? Volgens het State of Sales rapport zegt slechts 37% van de salesprofessionals dat hun organisatie het CRM-systeem optimaal gebruikt.

Om je inspanningen een boost te geven, kun je add-ons gebruiken. Deze helpen met specifieke taken zoals data-analyse en engagement. Het is belangrijk dat je tools integreerbaar zijn in je CRM-systeem.

Hieronder vind je een uitgebreide lijst van tools die jouw bedrijf kunnen helpen om productiever te worden. Deze tools zijn eenvoudig te integreren in Salesforce en sluiten naadloos aan op je workflows.

1. Ambition: Deze tool voor salesmanagement maakt de belangrijkste statistieken inzichtelijk. Dit zorgt voor een beter overzicht van prestaties en vereenvoudigt het maken van rapportages.

2. Cirrus Insight: Integreer Gmail en Salesforce om eenvoudig e-mails en agenda-items te synchroniseren.

3. Clearbit: Verrijkt prospectdata in je CRM en geeft waardevolle contactinformatie, zoals social-media-accounts en bedrijfsgrootte.

4. Demandbase: Een account-based marketingtool die marketing-, sales- en supportteams samenbrengt in één gebruiksvriendelijke interface.

5. Drift: Maakt gebruik van engagementdata van je website om gepersonaliseerde chats en conversationele berichten te genereren.

6. Guru: Guru verbindt al je apps, documenten en chats en geeft direct toegang tot antwoorden dankzij een AI-zoekassistentie.

7. Tenfold: Integreert data-, workflow- en engagementsystemen en verbetert klantrelaties. Deze flexibele tool ondersteunt oudere telefoonsystemen en meerdere CRM-systemen.

Efficiëntie

8. Sales Dialer: Beheer al je in- en uitgaande gesprekken efficiënter en verbeter de communicatie met prospects en klanten.

9. Tableau: Dit krachtige analytics-platform biedt visualisaties en helpt teams data beter te begrijpen en toe te passen.

10. Writer: Integreert generatieve AI in bedrijfsprocessen en maakt het eenvoudig om AI-first workflows te implementeren.

Communicatie en samenwerking

11. Dropbox: Een cloudopslagtool waarmee je bestanden kunt delen en synchroniseren, wat samenwerking binnen teams vereenvoudigt.

12. G Suite: Deze suite van Google-tools stroomlijnt productiviteit, met automatische synchronisatie van e-mails en agenda’s in je CRM.

13. Slack: Een berichtenapp die realtime communicatie en bestandendeling mogelijk maakt en integreert met verschillende andere productiviteitstools.

14. WhatsApp: Wereldwijd populair voor snelle communicatie via berichten en telefoongesprekken. Door een businessaccount te integreren in je CRM verbeter je de klantenservice.

15. Zoom: Een essentieel platform voor videoconferenties, ideaal voor online meetings en webinars. Dankzij CRM-integraties kun je direct meetings plannen en starten.

Projectmanagement

16. Asana: Een platform voor het beheren van taken waarmee teams hun werk efficiënt kunnen organiseren, volgen en beheren.

17. Smartsheet: Deze tool helpt bij het maken van rapporten en dashboards voor een betere zichtbaarheid en afstemming binnen je organisatie.

18. Trello: Een samenwerkingsplatform dat werkt met virtuele prikborden om projecten te organiseren. Dankzij CRM-integraties kun je leads en contactpersonen eenvoudig koppelen aan taken.

19. Wrike: Automatiseert processen, stroomlijnt workflows en bevordert efficiëntere samenwerking binnen teams.

Marketing

20. Starter Suite: Een krachtige CRM-oplossing speciaal voor mkb-bedrijven. Ondersteunt e-mailmarketing en helpt bij het opzetten van nurturing-campagnes met ingebouwde analytics.

21. BrightEdge: Deze SEO-tool biedt realtime inzichten in zoekwoorden, concurrenten en contentprestaties. Ideaal voor het optimaliseren van je online zichtbaarheid.

22. Optimizely: Stimuleert klantbetrokkenheid op je website door aanbevelingen uit e-mailcontent en A/B-testen.

23. LinkedIn: Maak gepersonaliseerde outreachcampagnes en beheer je activiteiten direct vanuit je CRM. Ideaal om relevante leads te bereiken.

Accounting en sales

24. Accounting Seed: Een schaalbare tool voor geautomatiseerde boekhouding die naadloos integreert met Salesforce en andere systemen.

25. Commerce Cloud: Ondersteunt je e-commerce-strategie op alle touchpoints met AI-inzichten en geavanceerde verkoopdashboards.

26. Conga Contracts: Versnelt het sluiten van deals door geautomatiseerde contractcreatie, e-handtekeningen en efficiënte rapportages.

27. QuickBooks: Een uitgebreide accountingtool voor mkb-bedrijven, waarmee je eenvoudig boekhouding, salarisadministratie en uitgavenbeheer automatiseert. Integreert naadloos met je CRM-systeem om klantdata, salesorders en facturatie te koppelen.

Denk groot met tools voor het MKB

Moderne mkb-bedrijven kunnen niet zonder tools om de concurrentie voor te blijven. Deze digitale tools hebben de manier waarop we werken drastisch veranderd. Dankzij automatisering is het uitvoeren van uiteenlopende handelingen een stuk efficiënter geworden. Omdat je medewerkers minder tijd kwijt zijn aan routinetaken, hebben ze meer ruimte en tijd om hun creativiteit en talenten te benutten.

Ben je klaar om de wereld van CRM en digitale tools te verkennen? Gebruik dan de Starter Suite en ontdek tijdens de gratis proefperiode wat het voor jouw bedrijf kan betekenen.