Waarom schone data belangrijk zijn voor het MKB

Houd jij als kleine ondernemer je data schoon? Deze vraag roept misschien alleen nog maar meer vragen op. Wanneer zijn je data schoon? Waarom is dat zo belangrijk?

Schone data zijn gegevens en records zonder onjuiste informatie, duplicaten en lege velden. Om je kleine onderneming soepeler en efficiënter te laten draaien, is het heel belangrijk dat je met schone data werkt. Vervuilde data kunnen veel problemen veroorzaken en er zelfs toe leiden dat je boodschap nooit aankomt bij prospects en klanten. Volgens Forbes kost dit bedrijven elk jaar 12% van hun totaalomzet, wat neerkomt op zo’n drie biljoen dollar. Gelukkig is het helemaal niet moeilijk om je data schoon te houden. De tijd die je hieraan besteedt, verdien je dubbel en dwars weer terug.

Wat zijn schone data?

Open de contactpersonen-app van je telefoon en bekijk alle informatie die erin staat. Zie je veel dubbele vermeldingen of contactpersonen met e-mailadressen die ze allang niet meer gebruiken? Dat zijn vervuilde data. Een contactpersonenlijst die helemaal schoon is, bevat maar één vermelding per contactpersoon. Alle informatie over deze contactpersoon staat onder die ene vermelding: naam, woonadres, e-mailadres, telefoonnummers en ga zo maar door. Bovendien is al deze informatie juist en actueel. Dubbele vermeldingen en onjuiste informatie zijn voorbeelden van vervuilde data.

Wanneer je een contactpersoon op je telefoon bekijkt en ziet dat de informatie niet meer klopt, is dat lastig. Wanneer je onjuiste en verouderde informatie gebruikt om je bedrijf te runnen, verspil je tijd en geld. En dan hebben we het nog niet gehad over de opportunities die je misloopt als gevolg van slechte leads, e-mails die niet aankomen en onjuiste prognoses.

Als je een CRM-systeem (Customer Relationship Management) gebruikt of wilt gaan gebruiken, is het van cruciaal belang dat je eerst je data opschoont. Alleen dan haal je het meeste uit zo’n systeem. Dit geldt vooral als je gebruikmaakt van tools voor marketingautomatisering en socialmedia-monitoring, of andere functies waarvoor je de contactinformatie van je klanten nodig hebt.

In vijf stappen naar schone data

Gelukkig hoef je geen computernerd te zijn om je data op te schonen. Het enige wat je hoeft te doen is een plan maken en je hieraan houden.

Volg deze vijf stappen om je data op te schonen en schoon te houden:

1. Maak een plan

Bekijk welke data je bedrijf verzamelt. Bepaal welke informatie je daadwerkelijk gebruikt. Denk vervolgens na over welke data je nog mist, welke data je hebt maar niet gebruikt en welke data vervuild raken.

We geven je een voorbeeld. De meeste bedrijven bewaren van al hun prospects, klanten en leveranciers bepaalde contactgegevens. Verzamel je alle informatie die je nodig hebt? Zie je dat bij veel vermeldingen steeds dezelfde velden verouderde informatie bevatten? Zie je veel duplicaten? Identificeer de blinde vlekken en pijnpunten in je huidige dataset en verzamelmethoden. Maak vervolgens een plan om de bestaande problemen op te lossen. Het kan nog best een heel karwei zijn om al je data op orde te krijgen. Bedenk echter dat alle tijd en aandacht die je hieraan besteedt, de moeite waard zijn.

2. Controleer data direct op juistheid wanneer je ze invoert

Bedenk een procedure die ervoor zorgt dat alle data bij het invoeren onmiddellijk worden gecontroleerd op juistheid. Zorg ervoor dat deze procedure altijd wordt gevolgd, of je nu een zzp’er bent die elke nieuwe klant zelf bijhoudt of een klein team hebt dat een CRM-systeem gebruikt. Dit kost je misschien wat extra tijd bij het invoeren, maar zo bespaar je je bedrijf in de toekomst een hoop extra moeite en misgelopen opportunities.

3. Controleer of alle data kloppen

Dit is precies wat de woorden zeggen. Controleer of elke vermelding in je klantenbestand klopt. Als je een kleine database hebt, ben je hier waarschijnlijk binnen een aantal uurtjes wel mee klaar. Heb je een heel grote database, dan loont het de moeite om een softwaretool of consultant in te schakelen.

Je kunt ook je klanten vragen of ze hun actuele contactgegevens naar je willen opsturen. Op die manier kun je hun antwoorden gemakkelijk en snel vergelijken met je eigen data.

4. Verwijder dubbele vermeldingen

Weet je nog dat we het aan het begin over je contactpersonen-app hadden? Dubbele vermeldingen kunnen grote problemen veroorzaken voor salesteams die de contactdata van hun bedrijf gebruiken om nieuwe klanten te werven. Als je een relatief kleine database hebt, kun je de dubbele vermeldingen waarschijnlijk wel met de hand verwijderen.

5. Herhaal deze stappen zo vaak als nodig is

Wanneer je data eenmaal schoon en op orde zijn, is het onderhoud ervan een peulenschil – mits je je houdt aan de hiervoor beschreven stappen. Maak een plan om alle data te verzamelen die je nodig hebt (en niet meer dan dat), controleer de data wanneer je deze invoert en bekijk regelmatig of alle vermeldingen nog kloppen. Dat is alles. Vergeet niet dat salesteams waarin meerdere mensen zich bezighouden met klantenwerving hun data vaker moeten controleren dan kleinere organisaties.

Zolang je deze stappen volgt, hoef je je dataverzameling alleen maar op of af te schalen al naargelang de behoeften van je bedrijf. Zorg ook dat je de beste zakelijke tools gebruikt. Deze laten je via automatisering en prognoses optimaal voordeel halen uit de data die je hebt verzameld. En last but not least: zet in op uitmuntende supportcontent en een uitstekende klantbeleving.

Ben je op zoek naar een tool die je kan helpen met schone data? Bekijk dan eens Salesforce voor het MKB, het CRM-systeem dat speciaal is ontwikkeld voor kleine ondernemingen.