5 tips om je timemanagement te verbeteren

Je herkent dit vast wel: op maandag neem je je voor welke klussen je die week gaat doen en op vrijdagmiddag moet je vaststellen dat je nog niet aan de helft daarvan bent toegekomen. Frustrerend. Daarom leren we je graag hoe je met timemanagement je werk zo kunt organiseren dat je je telkens kunt focussen op datgene wat de hoogste prioriteit heeft en waardoor je dus het meest productief bent.

Wat is timemanagement?

De eenvoudige definitie van timemanagement is dat je méér tijd overhoudt en de controle over jouw leven terugkrijgt door je tijd goed in te delen. Over hoe je dat moet doen bestaan veel boeken en theorieën. Wij geven je graag praktische tips, waarmee je niet harder hoeft te werken, maar juist slimmer.

Waarom is timemanagement zo belangrijk?

Je tijd goed leren managen, heeft een groot aantal voordelen. Je mist geen deadlines en afspraken meer. Ook kun je je beter concentreren en ga je vervelende klussen steeds minder voor je uitschuiven. Alleen dat al scheelt een hoop stress. Je leert makkelijker prioriteiten stellen, levert je werk steeds op tijd af en dat zorgt weer voor een goede professionele reputatie. En je kunt zo bovendien een betere balans tussen werk en privé creëren.

Hoe verbeter je je timemanagement?

Dit zijn de 5 belangrijkste tips om productiever te zijn en meer tijd over te houden.

1. Bepaal wat jouw beste moment van de dag is

Ga eerst bij jezelf na wanneer je het meest productief bent en plan je belangrijkste taken voor die momenten. Eenvoudige, kleinere dingen kun je dan plannen voor de andere momenten van de dag. Het mooiste is als je voor elke dag ten minste drie plannen hebt: een werkgerelateerde taak, een persoonlijke activiteit, zoals een boodschap en een taak die verband houdt met het verwezenlijken van je levensdromen en passie.

2. Deel je taken in op basis van prioriteit

Neem aan het eind van de dag 15 tot 20 minuten de tijd om je bureau leeg te maken en een lijst samen te stellen met de meest urgente taken van de volgende dag. Andere dingen die minder urgent zijn, bewaar je voor een andere dag of draag je over aan een collega. Heb je een taak voltooid? Streep hem door op je je lijst. Dat geeft een gevoel van voldoening en geeft je zin om ook de minder essentiële taken uit te voeren. Neem in je planning realistisch veel tijd voor je taken en houd rekening met onverwachte onderbrekingen.

3. Voorkom zoveel mogelijk afleiding

Afleiding is een van de grootste productiviteitsmoordenaars. Sociale media, smartphones en storende collega’s zijn allemaal heel verleidelijk, maar halen je weg van je prioriteiten. Het kan al je wilskracht kosten, maar probeer je smartphone overdag in een bureaula te laten liggen en gebruik een browserextensie om alle websites te blokkeren die je het meest afleiden. Plan een vast deel van je dag in om contact op te nemen met mensen, e-mails te beantwoorden en terug te bellen.

4. Probeer niet te multitasken

Multitasking lijkt misschien een goede manier om extra werk gedaan te krijgen, maar het tegenovergestelde is waar. Uiteindelijk zal je zien dat je dan niet één project afmaakt. De beste manier om je tijd te benutten, is je op één taak tegelijk te concentreren en deze je volledige aandacht te geven. Durf daarbij nee te zeggen. Voel je vrij om je terug te trekken uit projecten en activiteiten waarvan je weet dat ze voor jou nergens toe leiden.

5. Beloon jezelf voor goed werk

Beloningen kunnen een goede motivator zijn. Geef jezelf een kleine beloning voor elke taak die je die dag volbrengt. Je kunt bijvoorbeeld het afronden van een rapport vieren door een kwartiertje buiten te wandelen of te lunchen met een collega. Beloningen houden je gemotiveerd en kunnen je helpen een betere balans tussen werk en privé te bereiken.

Welke methodes bestaan er?

Je bent lang niet de enige die wel wat hulp kan gebruiken. Gelukkig zijn er tegenwoordig veel handige tools om je werkweek zo productief mogelijk te maken. In Salesforce kun je notities maken die helpen je informatie te ordenen en snel terug te vinden. Ook kun je digitale takenlijsten en een planning opstellen. Het is ook slim om je uren te registreren en dagelijkse activiteiten bij te houden. Het bijhouden van je uren geeft jou inzichten in de taken die (te) veel tijd kosten. Een kloppende urenregistratie garandeert bovendien dat je het juiste bedrag aan klanten kunt facturen en helpt je bij volgende projecten inschatten hoeveel tijd er op een begroting voor bepaalde klussen moet worden gereserveerd.

Hoe helpt timemanagement je productiviteit verbeteren?

Tijd management helpt je jouw uren productiever te maken, zodat je meer gedaan krijgt in dezelfde tijd. Een hoge productiviteit kan ervoor zorgen dat je bedrijf groeit. Het gebruik van de juiste technologie, zoals CRM-tools of virtuele meetingapps, helpen je jouw werk sneller en makkelijker uit te voeren. Besteed je veel tijd aan simpele, maar tijdrovende handelingen? Dan is de kans groot dat kunstmatige intelligentie deze taken van je kan overnemen. Zo kan jij je tijd besteden aan iets wat belangrijker is en een grotere impact heeft. Ook goede data helpt je jouw productiviteit te verbeteren. Die vertelt jou wat de wensen zijn van je klant en waar kansen en verbeterpunten liggen. Zo weet je welke taken de meeste productiviteit opleveren. Kijk eveneens naar online traingingsplatforms, zoals Trailhead van Salesforce, waar je nieuwe vaardigheden kunt leren die je productiviteit verhogen. Verdiep je op Trailhead in bijvoorbeeld in onze online cursus Persoonlijke Productiviteit.