Ontdek alles over projectmanagement

Een project dat op rolletjes loopt, dat wil toch iedereen? Je wilt projectdoelen op tijd en binnen het gestelde budget halen en natuurlijk naar volle tevredenheid van alle stakeholders. Om een project succesvol te laten verlopen, kun je niet zonder efficiënt projectmanagement. Maar hoe ziet het ideale projectmanagement er eigenlijk uit? Wat zijn de beste frameworks en welke tools zijn echt onmisbaar?

In deze complete gids over projectmanagement met Salesforce krijg je antwoord op al je vragen, hoe groot of klein jouw bedrijf ook is. We werpen een blik op de processen, bespreken optimale frameworks en leggen uit hoe je een project effectief beheert.

Dit zijn de punten die aan bod komen: 

• Wat houdt projectmanagement in?
• Waarom is projectmanagement zo belangrijk?
• Wie maakt er gebruik van projectmanagement?
• De vijf fases van projectmanagement
• De vier soorten projectmanagement
• Acht tips voor succesvol projectmanagement

Wat houdt projectmanagement in?

Projectmanagement houdt in dat je een team aanstuurt bij het bereiken van alle gestelde doelen binnen bepaalde parameters. Die parameters worden meestal aan het begin in de projectdocumentatie vastgelegd en bestaan in ieder geval uit de omvang, de tijdlijn en het budget.

Denk bij doelen bijvoorbeeld aan het lanceren van een nieuw product, het ontwikkelen van software of het organiseren van een netwerkbijeenkomst. Om je doel te bereiken, moet projectmanagement het volgende omvatten:

• Doelen stellen
• Taken inplannen
• Teams aansturen
• De voortgang monitoren
• Samenwerken met alle stakeholders

Ter ondersteuning kun je gebruikmaken van allerlei gestructureerde frameworks, zoals Agile, Kanban of Scrum. Ze hebben weliswaar elk een andere insteek, maar bieden allemaal de praktische handvatten die je nodig hebt om een project op tijd en binnen het gestelde budget af te ronden.

Waarom is projectmanagement zo belangrijk?

Projectmanagement is onmisbaar. Hiermee bundel je namelijk de aansturing, de motivatie en de mankracht die je nodig hebt om nieuwe producten of diensten succesvol te lanceren, je omzet te vergroten en je organisatorische doelstellingen te behalen.

Kies voor een effectieve projectmanagementstijl, verbeter de workflows proactief en vermijd fouten en budgetoverschrijdingen gedurende het project. Florerende bedrijven hebben hun succes mede te danken aan het feit dat ze weten hoe ze projecten efficiënt en productief beheren.

Wie maakt er gebruik van projectmanagement?

Bedrijven van alle soorten en maten gebruiken projectmanagement: van grote concerns tot het MKB. Of je nu een team op kantoor onder je hoede hebt of meerdere teams op afstand aanstuurt: door je projecten effectief te managen zorg je ervoor dat de doelen van een bedrijf behaald worden.

Projectmanagement wordt bij allerlei soorten projecten ingezet. Denk bijvoorbeeld aan:

• De ontwikkeling van producten en diensten
• Software engineering
• Het plannen van evenementen
• Bouwprojecten
• Marketingcampagnes
• De implementatie van IT-systemen

De projectmanager is degene die het projectteam leidt en verantwoordelijk is voor het algehele succes van het project. Die persoon wijst de taken aan de teamleden toe, houdt de voortgang in de gaten en ziet erop toe dat alle deadlines worden gehaald en dat de budgetten niet worden overschreden. Het kan ook zijn dat het projectmanagement over meerdere teamleden en kleine teams is verdeeld, zonder overkoepelende projectmanager.

De vijf fases van projectmanagement

Succesvol projectmanagement valt of staat bij het uiteenzetten en volgen van een duidelijke roadmap met alle verwachtingen. Je begint een project altijd met zo’n roadmap, hierin leg je de route vast. Je wilt immers ergens naartoe en zonder duidelijk uitgestippelde route is de kans groot dat je ergens onderweg een verkeerde afslag neemt.

Bij het maken van een roadmap zijn er in het algemeen vijf fases van projectmanagement die je in gedachten moet houden. Hieronder geven we een korte beschrijving van elke fase.

1. Opzet

In de opzetfase tref je alle nodige voorbereidingen om het werk op tijd én binnen het gestelde budget af te krijgen. Dit zijn de stappen in deze fase:

• De omvang van het project definiëren
• Een overkoepelend projectoverzicht opstellen
• De budgetten bepalen

Grotere projecten vergen wellicht een project charter of Project Initiation Documentation (PID) waarin deze punten uitgebreider worden beschreven. Een duidelijk en doelgericht projectplan zorgt ervoor dat alle teamleden samen aan hetzelfde doel werken. In de planningsfase doe je het volgende:

• De leden van het projectteam selecteren
• Alle deliverables uiteenzetten
• Inschatten welke middelen je nodig hebt
• Bepalen welke gerelateerde activiteiten nodig zijn
• Meetpunten en belangrijke datums vastleggen

Daarnaast kun je de projectmanagementmethode van je team aanvullen met bijvoorbeeld Agile, Waterfall, Scrum, Lean, Kanban. Hierover lees je verderop meer.

2. Uitvoering

In de uitvoeringsfase voer je alle taken van je projectplan uit om ervoor te zorgen dat de deliverables bij de stakeholders terechtkomen. Deze fase loopt parallel aan de monitoring- en bijsturingsfase. Het kan de volgende zaken omvatten:

• Alle workflows in goede banen leiden
• Aanpassingen aanbevelen
• Corrigerende maatregelen aandragen

In deze fase ligt de focus op de regie in handen houden, met alle teamleden samenwerken en op schema blijven.

3. Monitoring 

Regelmatige monitoring is in elk project van essentieel belang. Het geeft antwoord op de vraag: waar zijn we nu ten opzichte van waar we volgens het projectplan horen te zijn? Effectieve monitoring houdt het volgende in:

• Regelmatige statuscontroles
• De voortgang effectief visualiseren met behulp van de juiste projectdocumentatie en trackingtools.

4. Bijsturing

In de bijsturingsfase van een project gebruik je de bevindingen uit de monitoringfase om je route waar nodig bij te stellen. Je hebt gezien wat er goed en minder goed gaat en stuurt bij op de nodige punten. Denk aan:

• De projectdoelen aanpassen
• De hulp van stakeholders inroepen om bij te sturen
• Nieuwe tools inzetten om meer inzicht te krijgen in de voortgang van het project

5. Afsluiting

De afsluitingsfase, ook wel oplevering genoemd, houdt in dat alle activiteiten worden afgerond en de deliverables worden geleverd. Ze kunnen worden opgeleverd aan de klant, een intern team of een externe stakeholder. Dit kan gepaard gaan met het afsluiten van een contract of overeenkomst en een uitgebreide controle of audit.

De vier soorten projectmanagement

Je kunt verschillende soorten projectmanagement en frameworks kiezen om projecten goed te managen. Uiteraard moet je je keuze goed afwegen en bepalen welk model het meest geschikt is voor jouw project. Het bepaalt immers hoe je je team samenstelt en hoe je je projecten plant en monitort.

Hieronder geven we een beschrijving van de meest gebruikte frameworks voor projectmanagement.

1. Waterfall

Bij Waterfall Projectmanagement staat een minutieuze planning centraal. Het hele project wordt van a tot z in stukjes opgedeeld en gepland. Dit is een goede keuze voor teams die alle projectvereisten van tevoren kunnen vastleggen en geen problemen hebben met vaste deadlines.

2. Agile

Agile werkt volgens een repeterende benadering die een snelle reactie op feedback mogelijk maakt. Sleutelwoorden zijn flexibiliteit, samenwerking en deelleveringen. Agile is een goede keuze voor complexere projecten waarbij de vereisten tussentijds kunnen veranderen. Met name voor de ontwikkeling van software is dit een veelgebruikt framework.

3. Kanban

Bij Kanban draait het om voortdurende verbetering door de workflows te visualiseren en bij te sturen. De taken verschuiven over het Kanbanbord naarmate het project vordert. Dit biedt volop ruimte voor snelle aanpassingen en het oplossen van obstakels. Het is een goede keuze voor projecten met een onvoorspelbare werklast.

4. Scrum

Bij Scrum worden grote projecten in kleine deelprojecten opgesplitst. Het zorgt ervoor dat er slagvaardig kan worden ingespeeld op nieuwe projectvereisten. Daarbij worden de richtlijnen voor de grootte van het team, de rollen, planning, vergaderingen en deliverables vastgelegd.

Acht tips voor succesvol projectmanagement

Effectief projectmanagement stelt bedrijven in staat om vloeiend en efficiënt producten en diensten te ontwikkelen. Ze kunnen hun bedrijfsvoering optimaliseren en hun klanten meerwaarde bieden. Voor succesvol projectmanagement volg je deze tips:

1. Investeer voldoende tijd in de opzet- en planningsfase om latere verwarring te voorkomen.
2. Kies het framework of de methode die het beste bij je project past.
3. Stuur de betrokken teams aan op transparantie en verantwoordelijkheidsgevoel om de communicatie en samenwerking te verbeteren.
4. Zorg ervoor dat de omvang van het project is afgebakend zodat het niet onopgemerkt groter wordt.
5. Besteed ruimschoots aandacht aan een efficiënte planning voor een optimaal timemanagement.
6. Zet je mensen en middelen doeltreffend in voor een maximale efficiëntie.
7. Zorg ervoor dat alle stakeholders betrokken blijven door ze goed op de hoogte te houden van de ontwikkelingen.
8. Maak gebruik van tools als Salesforce om je workflows te stroomlijnen en de besluitvorming makkelijker te maken.

TIP: Benut de mogelijkheden van AI om je projectmanagement nog doeltreffender te maken. Volgens een recent onderzoek van PMI hebben projectmanagers die AI benutten 30% meer kans dat ze hun projecten op tijd opleveren en 23% meer kans dat ze de ROI halen of overtreffen.

Pak projectmanagement professioneel aan

Maak gebruik van de juiste tools en processen om je projecten in goede banen te leiden. Niets geeft immers zoveel voldoening als een project dat op rolletjes loopt. Of je nu bij een bescheiden bedrijfje of een internationaal concern werkt, jouw projecten hebben een grote impact. Met Salesforce krijg je alle ins en outs van projectmanagement onder de knie, zodat je al je projecten voortaan efficiënt kunt aansturen.