De volledige gids voor het maken van een verkoopprognose

Het maken van een verkoopprognose is zowel kunst als wetenschap. Nauwkeurige verkoopprognoses houden je manager tevreden en je bedrijf gezond. In deze gids lees je alles wat je moet weten over het opstellen van verkoopprognoses. Dit zal je helpen om een helder beeld te krijgen van de potentiële omzet van je bedrijf en om de verwachtingen binnen jouw team realistisch te houden.

We hebben deze gids samengesteld op basis van de meestgestelde vragen die salesteams hebben over het salesprognoseproces. Vragen die wij de afgelopen 20 jaar, waarin we een groot aantal bedrijven hebben geholpen met hun salesoplossingen, veel hebben gehoord. 

Het volgende komt aan bod:

• Wat is een verkoopprognose?
• Waarom zijn verkoopprognoses belangrijk?
• Wie is verantwoordelijk voor verkoopprognoses?
• Wie gebruikt salesprognoses?
• Waarom maken bedrijven salesprognoses?
• Hoe stel je een verkoopprognoseplan op?
• Wat gebeurt er met verkoopprognoses in onzekere tijden?
• Hoe nauwkeurig zijn verkoopprognoses?
• Welke tools kun je gebruiken om de omzet te voorspellen? En hoe helpen CRM-systemen daarbij?
• Waarom kun je met CRM betere prognoses maken dan met andere methoden?

Als je een ervaren salesmanager bent, kun je direct naar de secties scrollen over het opstellen van een verkoopprognoseplan en de tools die je helpen bij het verbeteren van prognoses. Verder bespreken we ook wat je kunt doen als de markt onverwachts verandert of er interne veranderingen zijn, die impact hebben op je verkoopprognose.

Wat is een verkoopprognose?

Een verkoopprognose, ook wel salesprognose, is een voorspelling van de bedrijfsomzet binnen een bepaalde periode, zoals een kwartaal of een jaar. Deze schatting wordt gemaakt op basis van het aantal verwachte succesvol afgeronde salesdeals in diezelfde periode. Hoe meer kwalitatieve data er beschikbaar is, hoe preciezer de omzet kan worden ingeschat. Daarom is er een sterke datacultuur nodig om een nauwkeurige verkoopprognose op te stellen. Dat betekent bijvoorbeeld dat alle beschikbare salesdata toegankelijk moet zijn voor het hele team en dat iedereen ervoor moet zorgen dat de data up-to-date blijft, bijvoorbeeld met behulp van AI en automatisering. Meer hierover vind je in het gedeelte over tools die je kunnen helpen om de omzet te voorspellen.

Een verkoopprognose geeft antwoord op twee belangrijke vragen:

• Hoeveel omzet verwachten we: salesteams schatten voor elke potentiële deal hoeveel omzet deze zal opleveren. Of het nu €500 of €5 miljoen is, ze moeten één cijfer bepalen dat deze verwachte omzet weerspiegelt. Hierbij nemen ze alle informatie over de prospect mee in hun berekening.
• Wanneer verwachten we deze omzet: verkoopprognoses geven aan in welke maand, kwartaal of jaar het salesteam verwacht de omzet te realiseren. Deze vragen beantwoorden is alleen niet zo makkelijk als het lijkt. Salesteams moeten rekening houden met veel factoren die invloed kunnen hebben op de haalbaarheid van de prognose:
  • Wie: salesteams zijn verantwoordelijk voor het opstellen van verkoopprognoses.
  • Wat: je baseert prognoses op deals die je verwacht te sluiten, zorg er daarom voor dat je weet waar de behoeftes van je klant liggen, zodat jouw product, dienst of oplossing perfect aansluit bij de wensen van je prospect. Dit verhoogt de kans op een succesvolle sale.
  • Waar: het is belangrijk om te weten wie de aankoopbeslissing neemt en in welke setting de salesoplossing wordt ingezet (ga bijvoorbeeld langs op het kantoor van de klant). Als het salesteam op de hoogte is van de beslissingmakers en de context van de verkoop, kunnen ze beter inschatten wat er nodig is om een deal succesvol te sluiten. 
  • Waarom: ga ook na waarom een prospect of bestaande klant overweegt om (nieuwe) diensten af te nemen van je bedrijf? Is er een specifieke reden waarom dit aan de orde is en hoeveel urgentie zit hierachter? Als er voor de klant geen dringende noodzaak is om een deal te sluiten, loop je het risico dat de deal niet doorgaat.
  • Hoe: hoe beslist deze prospect meestal over aankopen? Als je in je prognose geen rekening houdt met de besluitvormingsprocessen van de prospect, kan de uitkomst onzeker blijven.

Waarom zijn verkoopprognoses belangrijk?

Met prognoses kunnen managers realistische verkoopdoelen stellen, haalbare en motiverende quota creëren en de verwachte omzet inschatten Dit helpt het hele bedrijf bij het budgetteren en nemen van investeringsbeslissingen. Maar wanneer prognoses niet kloppen, kan het gebeuren dat een bedrijf zichzelf rijk heeft gerekend en dus te veel geld heeft gealloceerd aan investeringen. Ook kan een onjuiste prognose leiden tot onbereikbare en demotiverende quota. 

Laten we eens twee voorbeelden bekijken — een van een autofabrikant en een webwinkel, die laten zien waarom verkoopprognoses zo belangrijk zijn om je bedrijf gezond te houden. In het geval van de autofabrikant is er tijd nodig om een auto te produceren. De fabrikant heeft een ingewikkelde supply chain om ervoor te zorgen dat alle benodigde onderdelen op het juiste moment beschikbaar zijn voor de bouw van de auto, zodat hij het aantal geproduceerde auto’s kan afstemmen op de vraag vanuit de markt. Of stel je voor dat je een online aankoop doet bij een webwinkel, en een verwachte bezorgdatum van je pakketje ontvangt. Als je bestelling een dag of zelfs een week later wordt bezorgd dan beloofd, heeft dat invloed op je mening over het bedrijf en je bereidheid om nog eens bij deze webwinkel te bestellen.

De bovenstaande voorbeelden illustreren hoe een verkoopprognose kan bijdragen aan een gezond bedrijf. Nauwkeurige verkoopprognoses helpen je bij het bouwen van een goed geoliede machine die kan voldoen aan de vraag van de klant, zowel op korte als op lange termijn. Zo kun je op basis van de prognose je resources inplannen: wanneer wordt er een piek verwacht voor logistiek, wanneer investeer je in marketingcampagnes of het aannemen van nieuw personeel, etc. En lukt het een salesteam om de omzet binnen de beoogde periode te realiseren? Dan zijn de managers en medewerkers net zo tevreden als de klant bij wie de bestelling op tijd wordt bezorgd.

Als een prognose niet klopt, loopt een bedrijf tegen problemen aan die een breed scala van gevolgen kan hebben voor het bedrijf, van de prijsbepaling tot de levering van producten aan de eindgebruiker. Maar als prognoses wel kloppen en salesquota worden behaald, kan het bedrijf gericht investeren en bijvoorbeeld besluiten om twintig nieuwe ontwikkelaars in dienst te nemen in plaats van tien, of om een kantoor te openen in een belangrijke nieuwe regio.

Wie is verantwoordelijk voor verkoopprognoses?

Elke organisatie heeft personeel dat verantwoordelijk is voor verkoopprognoses. Doorgaans ligt de verantwoordelijkheid bij de volgende teams:

• Productmanagers: Zij spelen een cruciale rol bij het bepalen van welke producten op welk moment beschikbaar zullen zijn voor verkoop.
• Salesmanagers: zij stellen vast hoeveel succesvolle deals er wordt verwacht. Dit is een inschatting, want of deals daadwerkelijk slagen, hangt van meerdere factoren af. Hoe meer ervaring een salesmanager heeft, hoe nauwkeuriger de prognose zal zijn. Een junior manager zal bijvoorbeeld een inschatting maken op basis van algemene verkoopkansen, terwijl een senior manager ook historische data en gemiddelde slagingspercentages zal meenemen in de prognose.
• Salesmedewerkers: zij rapporteren hun eigen cijfers aan hun managers.

Hoe een bedrijf de verkoopprognoses ook berekent, het is belangrijk dat het proces transparant is. Maar uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid om de omzet te voorspellen en te behalen bij de salesmanagers.

Wie gebruikt salesprognoses?

Salesprognoses hebben invloed op vrijwel alle afdelingen in een bedrijf. De financiële afdeling gebruikt salesprognoses bijvoorbeeld om te bepalen wat er in een jaar of in een kwartaal moet worden geïnvesteerd. Het vormt de basis voor productmanagers om de eventuele vraag naar nieuwe producten te plannen. En HR gebruikt prognoses om de werving van nieuw personeel af te stemmen op de ontwikkelingen binnen het bedrijf.

Tot op zekere hoogte hebben salesprognoses invloed op iedereen in het bedrijf.

Waarom maken bedrijven salesprognose?

Het belangrijkste doel van salesprognoses is om een duidelijk beeld te geven van de verwachte omzet. Managers gebruiken deze cijfers vervolgens om hun plannen en budgetten op te stellen. Als ze vertrouwen hebben in de geschatte groei, kunnen ze gaan plannen.

Ze kunnen beslissen om hun customer service te verbeteren, extra geld te besteden aan marketing of meer in de community te investeren. Ze kunnen beslissen om alvast nieuwe apparatuur aan te schaffen of bestaande systemen te upgraden voordat de kosten stijgen. Zonder een duidelijke salesprognose staan managers voor een lastige taak bij het nemen van belangrijke beslissingen. Als de verkoop achterblijft op de verwachtingen, kan dit leiden tot reorganisaties, het terugschroeven van ondersteunende diensten, of zelfs het stoppen van nieuwe productontwikkeling.

Hoe stel je een verkoopprognoseplan op?

Het maken van een verkoopprognose is meer dan een taak op je to-do list. Het is een leidend en levend document, waarin je kunt zien of je omzet- en verkoopcijfers op koers liggen. Blijven de cijfers achter op de prognose? Dan is het tijd om zeilen bij te zetten, de strategie aan te passen of de prognose te herzien. Samen met je team maak je de prognose op en doorloop je drie fases:

• Cijfers doorrekenen en de tijdlijn bepalen: in de prognose zet je uiteen hoe je tot je geschatte omzet bent gekomen en voor welk tijdsbestek een prognose geldt. Een CRM systeem kan je hierbij helpen, zoals we verderop zullen bespreken. 
• Herzien en aanpassen: je moet in je planning ook de mogelijkheid opnemen om je prognose op belangrijke momenten te herzien en zo nodig aan te passen. De meeste salesmanagers houden dagelijks bij hoe de ontwikkelingen zich verhouden tot de prognose. Maar je zult in de loop van het kwartaal ook momenten willen inplannen om nieuwe ontwikkelingen te bespreken. Neem ook de prognosedata uit je CRM systeem mee, wanneer je de prognose evalueert. Je kunt deze data makkelijk synchroniseren met behulp van verkoopautomatiseringstools. 
• Patronen doorbreken: zelfs de beste salesorganisaties moeten hun verkoopprocessen af en toe veranderen. Door je patronen te doorbreken vind je misschien wel nieuwe manieren om tot nog betere prognoses te komen. Probeer eens een skip-trip prognose — waarbij input direct vanuit de werknemers komt, in plaats vanuit een managementlaag —  stel andere vragen, beoordeel de executive sponsors en bekijk de data vanuit verschillende invalshoeken.

Wat gebeurt er met verkoopprognoses in onzekere tijden?

Onvoorspelbare gebeurtenissen hebben een enorme impact op je verkoopprognose. Extreem weer, een economische crisis of gesprek aan personeel kunnen je prognose behoorlijk ondermijnen. Wat je dacht te weten over de te verwachten omzetgroei, kan ineens compleet op zijn kop komen te staan.

Tijdens onverwachte omstandigheden willen sales- en financiële managers in je bedrijf snel antwoord op vragen als:

• Hoe ziet onze salespipeline er vandaag uit?
• Wat gebeurt er in het beste en in het slechtste geval?
• Hoe is de prognose veranderd ten opzichte van vorige week of vorige maand?

Wellicht vraag je je af of het dan wel zin heeft om een prognose op te stellen, want marktomstandigheden veranderen iedere dag. Maar vergeet niet dat je prognose een guideline is in het toewijzen van resources, personeel en meer. Hoewel dingen kunnen veranderen, is dat geen reden om te stoppen met het maken van prognoses.

Wanneer je je prognose bijstelt of opnieuw berekent, dan wil je dit natuurlijk niet doen op basis van dubieuze schattingen of giswerk. Vertrouw liever op een CRM-oplossing om in realtime een nauwkeurig beeld te krijgen van wat er in de pipeline zit en potentiële deals

Tijdens een crisis moeten salesmedewerkers hun CRM constant up-to-date houden met data, zodra gebeurtenissen zich voordoen. Managers hebben dan duidelijk zicht op de snel veranderende pipeline. Op basis van deze data kunnen er op managementniveau beslissingen worden genomen over hoe salesmedewerkers hun tijd het beste kunnen besteden – en er kunnen nieuwe prognoses worden opgesteld. Uiteindelijk is een prognose zo goed als de data die salesteams aanleveren.

In onzekere tijden geeft real-time salesdata je de mogelijkheid om je verkooptactieken en gebieden daarop aan te passen, dat kan het verschil maken tussen bedrijfscontinuïteit en -faillissement. Er is geen gouden formule voor het maken van een perfecte prognose tijdens een crisis of een ander onverwacht scenario. Maar door oplettend en nauwgezet bij te houden wat er in de pipeline zit en salesdata vaker dan gebruikelijk te analyseren, kun je mogelijke trends en kansen spotten en je prognose daarop aanpassen.Hoewel empathie en aandacht altijd belangrijk zijn, komt hier nog meer nadruk op te leggen in lastige tijden. Het is belangrijk om je in te leven in de problemen van je klanten en prospects. Hierbij is ook de zorg voor je eigen salesmedewerkers prioriteit. Werk dus aan een vertrouwensband met interne en externe partners. Dat vertrouwen zal je in de toekomst helpen weer te groeien. In dit blog bespreken we meer over het onderhouden van klantrelaties als salesmanager.

Hoe nauwkeurig zijn salesprognoses?

Volgens Gartner heeft slechts 45% van de salesmanagers vertrouwen in de salesprognoses van hun organisatie. Voor veel salesmedewerkers voelt het natuurlijk om hun intuïtie te gebruiken bij het opstellen en evalueren van salesprognoses, maar deze aanpak laat veel ruimte voor fouten. Dit brengt ons terug op het omarmen van een sterke datacultuur. 

Om nauwkeurigere prognoses op te stellen, moet iedereen in de salescyclus, van medewerkers tot managers en directeuren, hun steentje bijdragen om ervoor te zorgen dat de cijfers up-to-date zijn. Werknemers houden informatie over prospects nauwkeurig bij, managers houden de voortgang van de pipeline bij en directeuren evalueren of de teams op schema liggen voor de prognosecijfers. Dit alles met de hulp van AI, die onnauwkeurigheden opmerkt en tussendoor aanpassingen maakt.

Welke tools kun je gebruiken om de omzet te voorspellen? En hoe voorspellen CRM-systemen de omzet?

Met een CRM krijgen salesmanagers in real-time inzicht in de prognose van hun volledige team. De tool voorspelt omzet en geeft:

• Een nauwkeurig beeld van je hele bedrijf. Uitvoerige prognoses in een CRM komen met een volledig beeld van je pipeline.
• Een overzicht van je topverkopers. Zie welke verkopers goed op weg zijn hun doelen te overtreffen met leaderboards die tot op de minuut nauwkeurig zijn.
• Prognoses voor complexe salesteams. Met ‘Overlay Splits’ kun je de juiste budgetten toewijzen aan verschillende verkoopteams, gebaseerd op omzet, contractwaarde en nog veel meer.

Zoals besproken is een prognose gebaseerd op het aantal geschatte verkoopkansen binnen een bepaalde periode. Daar hoort ook een omzet of verwacht volume bij, die afhankelijk zijn van een aantal parameters: de deal-eigenaar, tijd, prognosecategorieën, productfamilie en regio. Bij het maken van prognoses kun je samenwerken met alle relevante collega’s om sales opportunities te identificeren en de parameters te bepalen. Kijk bijvoorbeeld naar de mogelijke verkoopkansen per salesmanager, team en individu.

Daarnaast zijn we ook gek op de rapporten en dashboards van een CRM-systeem. Deze geven met eenvoudige en duidelijke bewoordingen aan waar de uitdagingen voor het bedrijf liggen. Het kan zijn dat vier van de vijf salesteams de juiste groei kunnen realiseren en dat het achterblijvende team meer aandacht nodig heeft. Uit de data kan ook blijken dat een bepaald product het niet goed doet. Op basis van de analyse en aanbevelingen van het CRM kan een bedrijf efficiënter te werk gaan en nieuwe mogelijkheden identificeren om de omzet te verhogen. 

Wat ook zo fijn is aan een CRM is de integratiemogelijkheid met AI. Een AI-tool voor sales biedt een objectieve kijk op wat er gaande is in het salesproces. AI zou bijvoorbeeld kunnen opmerken dat een verkoopkans al drie kwartalen op rij niet is benut — een ontdekking waar een menselijke data-analist veel langer voor nodig zou hebben gehad. AI is je persoonlijke datascientist die je prognoses en complete verkoopactiviteiten naar een nieuw niveau tilt.

Voorspellende AI-tools analyseren historische salesdata om je een duidelijk beeld te geven toekomstige verwachtingen. AI kijkt naar factoren zoals succespercentages en het aantal klantvergaderingen. Hierdoor ben je niet langer overgeleverd aan giswerk bij verkoopprognoses en worden je cijfers nauwkeuriger. Zorg ervoor dat je minstens 12 maanden aan salesdata analyseert; anders is er mogelijk onvoldoende data voor nauwkeurige voorspellingen.

Waarom kun je met CRM betere prognoses maken dan met andere methoden?

Verkoopprognoses zijn aanzienlijk nauwkeuriger als je van een CRM systeem gebruikmaakt ten opzichte van een ouderwetse spreadsheet. Als een bedrijf net is begonnen, vertrouwen salesteams vaak op spreadsheets of andere simpele methoden voor het maken van hun verkoopprognoses. En in het begin kan dat zeker een goede optie zijn maar wanneer een bedrijf groeit, ontstaat ook de behoefte om sneller complexe data te verwerken en dit proces te professionaliseren.

De realiteit is dat verkopen complexer is dan ooit tevoren. Het omvat het hele proces, van het stimuleren van vraag naar je product of dienst en het aanpassen van je aanbod op de markt tot marketingcampagnes en klantenservice tot data-analyse. Hoe meer je wilt verkopen, hoe meer baat je zal hebben bij het gebruiken van een CRM.