RESOURCE CENTRE

Customer Snapshot

Digitaal Vlaanderen helpt met behulp van Salesforce Oekraïners aan een huis.

Lees hier hoe Digitaal Vlaanderen Oekraïners een dak boven hun hoofd biedt met behulp van Salesforce.

About the Customer.

Samenvatting.

Digitaal Vlaanderen heeft in samenwerking met Salesforce een snel inzetbaar en intuïtief werkend platform gecreëerd om Oekraïense vluchtelingen in België veilige huisvesting te bieden. Het systeem, met add-ons voor kwaliteits- en subsidiebeheer, heeft een cruciale rol gespeeld in zowel crisishuisvesting als maatschappelijke integratie.

“Salesforce has a culture of innovating and being on top of the latest market trends and requirements. It was important for us to have a platform ready for the future.”

Amélia Sousa

E-Commerce & Digital Marketing, Perfumes & Companhia

De uitdaging.

Digitaal Vlaanderen biedt Oekraïners een dak boven hun hoofd met behulp met Salesforce.

Net als elk land in Europa werd België overvallen door de oorlog in Oekraïne en de stroom ontheemden die dat tot gevolg had. De grote vraag was hoe je deze vluchtelingen aan huisvesting kunt helpen. “In Vlaanderen hebben we met Salesforce een platform opgezet waarop overheden hun woningaanbod kunnen plaatsen”, zegt Gert de Gelder van Digitaal Vlaanderen.

Gert had deze nieuwe professionele uitdaging nooit verwacht. Digitaal Vlaanderen is het agentschap dat overheden in Vlaanderen helpt met hun digitale transformatie. Zo realiseerde het de digitalisering van het Covid-certificaat, wat daarna in heel België werd uitgerold.

“We hadden om en nabij de dertig projecten lopen, toen de Taskforce Oekraïne bij ons aanklopte”, vertelt Gert, Director Project Solutions bij Digitaal Vlaanderen. “Zij zagen zich geconfronteerd met de uitdaging Oekraïense oorlogsvluchtelingen (ontheemden) een dak boven hun hoofd te bieden. Eerst via crisishuisvesting en na vier maanden met een permanentere woonoplossing. Zij vroegen of Digitaal Vlaanderen hen kon helpen met de IT-tooling hiervoor.”

Hoe Salesforce helpt.

Geen tijd te verliezen: veilig en intuïtief werken was een must.

Veilig en intuïtief.

Door de acute situatie was er geen tijd te verliezen. “Het toeval wilde dat het Agentschap Inburgering en Integratie zich aan het oriënteren was op vervanging van haar verouderde IT-infrastructuur. Zij hadden na analyse van de markt Salesforce uitgekozen als leverancier. De gewenste functionaliteiten van het nieuwe pakket zijn vergelijkbaar met wat wij nodig hadden. Dus hebben ook wij binnen het bestaande raamcontract Salesforce benaderd”, aldus Gert.

Door een toegewijd team werd er dag en nacht doorgewerkt. Na drie weken stond er een eerste versie van een selfservice portal waarin gemeentes hun opvangaanbod kenbaar konden maken. Gert: “Wat Salesforce heeft opgeleverd, werkt veilig en intuïtief. Gebruikers kunnen makkelijk hun weg in het systeem vinden. Dat is belangrijk, als je geen tijd hebt om iedereen uitgebreid te trainen. Om deze technische oplossing te verwezenlijken en uit te rollen, was een brede samenwerking nodig tussen de federale overheid, de verschillende agentschappen van de Vlaamse overheid en lokale besturen. Daarvoor konden we voortbouwen op onze Covid-ervaringen.”

Add-ons voor kwaliteits- en subsidiebeheer.

Inmiddels zijn 650 gebruikers aangesloten. Naast Vlaanderen heeft ook Brussel, geconfronteerd met dezelfde opgave, voor Salesforce gekozen. Er zijn tot op heden 17.800 slaapplekken gecreëerd voor 33.000 ontheemden op 8.700 locaties. Daarnaast is ook aan het systeem zelf doorgewerkt. Het is aangevuld met een validatieproces, waarbij de kwaliteit van de aangeboden huisvesting wordt getoetst, voordat het wordt vrijgegeven.

“Een andere add-on is het hele subsidiebeheer. Steden en gemeenten krijgen een financiële vergoeding voor hun inspanningen op dit gebied. Daarvoor moeten op federaal niveau allerlei gegevens worden aangeleverd. Normaal moet je die handmatig uit verschillende systemen halen, maar nu zijn ze geïntegreerd in het Salesforce-platform, waardoor je de rapportages relatief makkelijk kunt genereren.”

De volgende stap: maatschappelijke integratie.

In het Salesforce-platform is ook een registratietool opgenomen, die voor de Oekraïners de deur openzet naar verdere maatschappelijke integratie in Vlaanderen. Er wordt een mini-dossier gemaakt op basis waarvan het Agentschap Inburgering en Integratie de begeleiding verder ter hand kan nemen. De feedback van de mensen die werken met het systeem is positief. Gert: “Bovendien levert het een waardevol centraal beeld op. Dankzij dashboards kun je nu onder meer conclusies trekken uit de spreiding van opvanglocaties. Het levert aanknopingspunten op voor - de aanscherping van - beleid.”

“We hadden om en nabij de dertig projecten lopen, toen de Taskforce Oekraïne bij ons aanklopte. Zij vroegen of Digitaal Vlaanderen hen kon helpen met de IT-tooling met behulp van Salesforce.”

Gert de Gelder

Director Project Solutions bij Digitaal Vlaanderen

Het Salesforce verschil.

Met Salesforce heeft Digitaal Vlaanderen een geweldig platform kunnen bouwen om Oekraïense oorlogsvluchtelingen in no time te helpen aan huisvesting. Met onder andere een registratietool, diverse add-ons en snelle en veilige oplossingen om een gestroomlijnd proces te creëren, heeft Salesforce Digitaal Vlaanderen naar het volgende niveau gebracht. Een gemakkelijk, toegankelijk systeem dat zorgt voor snelle en daadkrachtige oplossingen: een CRM met ongekende mogelijkheden voor de publieke sector.

De resultaten.

Een crisisapplicatie op de plank.

Gert de Gelder kijkt alweer vooruit. Het Agentschap Inburgering en Integratie moet ook voor andere vluchtelingenstromen een dossier aanleggen. “Zij kunnen ons format overnemen. En zo zijn ook andere componenten die Salesforce gebouwd heeft prima herbruikbaar, zoals rond de beveiliging van persoonsgegevens. Mijn droom is om ooit nog een crisisapplicatie op de plank te hebben liggen die - misschien met enige aanpassingen - gebruikt kan worden bij escalaties in de toekomst. Dan kun je helemaal snel reageren.”