Wat is revenue ops (RevOps)? Een volledige gids

In mijn rol als revenue manager is de meest voorkomende uitdaging het gebrek aan communicatie tussen afdelingen. Ook verkeerd afgestemde doelen, inconsistente gegevensverwerking en inefficiënte processen in de gehele inkomstencyclus belemmeren de groei en leiden soms tot gemiste kansen.

Dankzij revenue operations, kortweg RevOps, heb ik organisaties zien transformeren van geïsoleerde operations naar samenhangende revenue-units. De echte kracht van RevOps zit in de onderlinge verbondenheid en het begrijpen van de impact van hun acties organisatiebreed.

In deze blog bespreken we hoe je RevOps kunt inzetten binnen je organisatie. Ontdek waarom het belangrijk is en hoe je het kunt implementeren in jouw bedrijf.

• Wat is revenue operations?
• Hoe werkt revenue operations?
• Wat is het verschil tussen revenue operations en salesoperations?
• Waarom is revenue operations belangrijk voor je bedrijf?
• Hoe ziet succesvolle revenue operations eruit?
• Wat zijn de belangrijkste meetgegevens voor revenue operations?
• Wat zijn de belangrijkste meetgegevens voor revenue operations?
• Hoe kan ik RevOps implementeren bij mijn bedrijf?
• Wat zijn de beste functies voor software voor inkomstenbeheer en revenue operations?

Revenue operations (of RevOps) is een strategisch raamwerk dat alle omzetgerelateerde activiteiten in een organisatie samenbrengt. Dit betekent dat marketing, sales, klantsucces en financiën op één lijn zitten om bedrijfsgroei te stimuleren. RevOps zorgt ervoor dat elk team binnen de omzetgenererende levenscyclus in dezelfde richting werkt, met behulp van consistente processen en technologie.

In veel bedrijven werken afdelingen zoals marketing, sales en klantsucces gescheiden van elkaar. Dit leidt tot gefragmenteerde klantervaringen en zorgt er vrijwel zeker voor dat je kansen misloopt. RevOps lost dit op door ervoor te zorgen dat alle onderdelen van de organisatie soepel samenwerken, zodat er van a tot z een uniform en consistent klanttraject ontstaat.

In mijn functie betekent dat ook dat we ervoor moeten zorgen dat onze Customer Relationship Management software (CRM), marketingplatforms en andere tools effectief met elkaar communiceren. Ze wisselen gegevens uit zonder handmatige tussenkomst en initiëren automatisch acties op verschillende afdelingen. Hierdoor werken we strategischer en met een meer vooruitziende blik.

Wanneer er bijvoorbeeld een lead wordt gegenereerd door een marketingcampagne, wordt deze niet zomaar doorgegeven aan sales. Met RevOps wordt sales geïnformeerd over eerdere interacties, uitdagingen en voorkeuren van de betreffende lead. Deze naadloze overgang is mogelijk omdat RevOps al onze systemen met elkaar verbindt en relevante klantgegevens toegankelijk en bruikbaar maakt voor alle afdelingen.

Dit zorgt voor een soepele overdracht en een betere betrokkenheid van alle afdelingen.

Naast het beheren van workflows analyseert RevOps continu de data van elke klantinteractie. Hierdoor kunnen we strategieën in realtime aanpassen, verbeterpunten ontdekken en effectief blijven werken. Deze voortdurende feedback en verfijning houden bedrijven flexibel en klantgericht in een concurrerende markt.

Door systemen te integreren en de samenwerking tussen afdelingen te stimuleren, transformeert RevOps geïsoleerde inspanningen in een gecoördineerde aanpak die de efficiëntie verbetert en duurzame groei bevordert. Iedereen in de organisatie begrijpt de bredere impact van hun acties, wat leidt tot een meer samenhangende en effectieve revenuestrategie.

Sales operations richt zich op het efficiënter en productiever maken van salesteams. Het gaat om het versoepelen van salesprocessen, het analyseren van gegevens en het implementeren van strategieën om de salesprestaties te verbeteren, direct inkomsten te genereren en financiële resultaten voorspelbaarder te maken.

Sales operations speelt echter pas een rol halverwege de revenue cycle.

Revenue operations omvat het gehele revenuetraject: van productontwikkeling tot uitbetaling en het innen van het gefactureerde bedrag. RevOps stemt alle omzetgerelateerde activiteiten van marketing, sales, klantsucces, financiën en andere afdelingen vanaf het begin op elkaar af. Dit betekent dat alles samenhangend gecoördineerd wordt, van productontwikkeling tot pricing en van promotie tot aan de manier waarop het verkocht en ondersteund wordt.

Deze afstemming bevordert efficiëntie, voorkomt datasilo's en maakt betere besluitvorming mogelijk. Hierdoor kunnen bedrijven snel reageren op veranderingen in de markt, de klantervaring verbeteren en uiteindelijk de omzetkansen maximaliseren gedurende de gehele levenscyclus van het bedrijf.

Je kunt RevOps zien als een lijm die verschillende afdelingen bij elkaar houdt. De verschillende teams werken op die manier niet alleen onder hetzelfde dak, maar ze werken ook naar dezelfde doelen toe. Het is de stuwende kracht achter een meer uitgebreide marketing- en salesstrategie.

RevOps speelt een cruciale rol bij het gebruik van data. Deze wordt namelijk uit het hele bedrijf gehaald om weloverwogen beslissingen te nemen die de omzetgroei stimuleren. Door gegevens van verschillende afdelingen samen te voegen, zorgt RevOps ervoor dat elke strategie gebaseerd is op data en afgestemd is op de langetermijndoelen van het bedrijf. Het helpt de huidige salesdoelstellingen te halen door realtime inzicht te geven in de prestaties van sales. Het kijkt bijvoorbeeld naar klantgedrag en markttrends, zodat salesteams hun inspanningen kunnen verbeteren. Daarnaast helpt RevOps bedrijven om continu gegevens en feedback te analyseren, trends te identificeren, inefficiënties op te sporen en proactieve strategieaanpassingen te maken die duurzame groei en succes ondersteunen.

Een succesvol RevOps-team werkt efficiënt samen en verandert de manier waarop sales en finance samenwerken. Als het goed wordt toegepast, vereenvoudigt en versnelt technologie het sluiten van deals. Hierdoor wordt de financiële afdeling het favoriete team van het salesteam. Doordat goedkeuringen sneller kunnen worden afgegeven en documentatie vereenvoudigd is, kunnen onderhandelingen sneller verlopen. De Chief Revenue Officer (CRO) krijgt realtime inzicht in belangrijke transactiegegevens die voorheen verscholen zaten in financiële systemen.

Financiële teams zien deals graag snel verlopen zonder dat het in strijd is met de bedrijfsregels. Met sterke RevOps-processen worden transacties automatisch gecontroleerd aan de hand van bedrijfsregels om compliance te garanderen en winstmarges te beschermen op alle kanalen. Door deze betrouwbare fundering kan sales onafhankelijk werken, waardoor een efficiëntere en productievere omgeving ontstaat.

Hoe weet je zeker dat je nieuwe team voor revenue operations zijn werk goed doet? Als producten worden verkocht voor een eenmalige betaling, is de marge (hoeveel winst wordt gegenereerd door elke verkoop) de belangrijkste parameter. Modellen op basis van abonnementen vereisen een andere meting voor evaluatie. Het is belangrijk om inzicht te hebben in eenmalige en terugkerende inkomsten, zodat je een compleet beeld krijgt van hoe je team en je bedrijf presteren.

Dit zijn een aantal van de belangrijkste parameters die een rol spelen (ongeacht het model):

• Kosten per acquisitie: de kosten om een nieuwe klant te werven
• Jaarlijks terugkerende inkomsten: de omzet die jaarlijks wordt gegenereerd uit een klantcontract
• Totale contractwaarde: de totale omzetwaarde van een contract gedurende de looptijd ervan
• Churn rate: het percentage klanten dat hun abonnement opzegt
• Verlengingsratio: het percentage klanten dat hun abonnement verlengt
• Customer Lifetime Value: de totale omzet die een klant naar verwachting zal genereren tijdens de relatie met een bedrijf
• Gemiddelde inkomsten per gebruiker: de gemiddelde omzet gegenereerd per actieve klant
• Gemiddelde betalingstermijn: het gemiddelde aantal dagen dat het duurt om de betaling te innen na een verkoop
• Orderportefeuille: het bedrag dat overeengekomen is, maar nog niet is toegekend
• CSAT: de klanttevredenheid over de producten of services van een bedrijf

De focus op terugkerende omzet vereist een mentaliteitsverandering ten aanzien van je klantrelaties. Het stopt niet na het sluiten van de deal; dit is pas het begin van een duurzame klantrelatie. Parameters zoals klantadoptieratio (de verhouding tussen nieuwe gebruikers en het totale aantal gebruikers) en klanttevredenheidsscore (CSAT) geven je inzicht in hoe loyaal en betrokken je klanten zijn. RevOps houdt deze statistieken bij om er zeker van te zijn dat de strategieën en processen die je hebt geïmplementeerd werken. Ze houden je klanten tevreden en laten ze terugkomen voor meer. Dát is de sleutel tot duurzame omzetgroei.

Het implementeren van revenue operations in je bedrijf is niet zo ingewikkeld als het lijkt. Het is een methodisch en datagedreven proces. Hieronder vind je een praktisch stappenplan om aan de slag te gaan.

Stap 1: bundel je omzetdata

Begin met het verzamelen van al je omzetgerelateerde gegevens op één centrale locatie. Dit omvat alles, van de eerste productgegevens tot de uiteindelijke erkenning van je omzet in je Enterprise Resource Planning-systemen (ERP). Belangrijke data om te verzamelen zijn:

• Productgegevens: informatie over de aangeboden producten of services
• Accountgegevens: gegevens over klantaccounts en -profielen
• Offertes: prijzen en offertes die zijn uitgegeven aan potentiële klanten
• Bestellingen: informatie over geplaatste bestellingen van klanten
• Contracten: documenten met gedetailleerde afspraken met klanten
• Facturen: facturen die naar klanten worden gestuurd
• Betalingen: gegevens van ontvangen betalingen van klanten

Stap 2: integreer je systemen

Stroomlijn vervolgens je proces van product tot inkomsten door belangrijke systemen te integreren, zoals je productcatalogus, salesprognoses en de CRM-tool. Het consolideren van deze systemen in één platform dat is geïntegreerd met je ERP-systeem, zorgt ervoor dat alle afdelingen een klantgerichte kijk hebben op facturering, betalingen en databeheer.

Neem Anita, een incassomedewerker op de financiële afdeling. Voorheen kon Anita alleen de schulden van klanten bekijken. Met een geïntegreerde RevOps-aanpak heeft ze nu toegang tot marketing-, sales- en klantsuccesdata. Deze context biedt haar de kans om doelgericht accounts te identificeren, salesopportunities te ontdekken, de aankoopcijfers van producten te beoordelen en meer strategische beslissingen te nemen. Deze aanpak versterkt de samenwerking tussen afdelingen en verbetert klantrelaties.

Stap 3: automatiseer terugkerende taken

Welke routinetaken zou je kunnen automatiseren? Volgens PwC kan maar liefst 40% van onze werktijd worden verminderd door automatisering en gedragsverandering. Het automatiseren van routinematige taken, zoals transacties voor selfservice-opties en complexere processen zoals direct salesmanagement, maakt tijd vrij voor meer strategische initiatieven.

Het omzetten van een lead in een opportunity, het genereren van offertes en het verwerken van bestellingen en facturen: het zijn stuk voor stuk zaken die kunnen worden geautomatiseerd. Hierdoor kunnen teams zich richten op het analyseren van klantgedrag, het bouwen van modellen om opportunities voor upselling of cross-selling te voorspellen en actief tegemoet te komen aan de behoeften van de klant met perfect getimede aanbiedingen.

Door automatisering neemt het aantal handmatige taken sterk af. Zo komt er tijd vrij om je te richten op het grotere geheel en om inzichten uit de revenuedata te verkrijgen die helpen het bedrijf te laten groeien.

Stap 4: leer van revenuedata om revenue te laten groeien

Gebruik ten slotte de samengevoegde en geautomatiseerde data om weloverwogen strategische beslissingen te nemen. Gebruik inzichten uit je geïntegreerde systemen om klantgedrag te begrijpen, hun behoeften te voorspellen en interacties te personaliseren. Dit helpt bij het identificeren van nieuwe leads, het verbeteren van opportunities voor upselling of cross-selling en het leveren van het juiste product aan de juiste klant op het juiste moment.

Het kiezen van de juiste software voor revenue management en revenue operations is cruciaal bij het implementeren van effectieve RevOps. De ideale tool werkt over alle afdelingen en biedt de data en tools die nodig zijn om de prestaties te verbeteren. Enkele features die je zeker niet mag missen:

1. Geïntegreerde analytics en realtime gegevensverwerking: een goede RevOps-tool combineert data uit meerdere bronnen, zoals CRM- en ERP-systemen en verwerkt deze in realtime. Dit helpt je om inzicht te krijgen in klantgedrag en salesprestaties, zodat je snel beslissingen kunt nemen en strategieën kunt aanpassen als dat nodig is.
2. Geavanceerde automatisering voor revenueprocessen: automatiseringsfuncties kunnen belangrijke RevOps-taken vereenvoudigen, zoals het instellen van prijzen, het verwerken van bestellingen en het voorspellen van inkomsten. Dit is minder foutgevoelig dan handmatige invoer, het versnelt processen en houdt gegevens nauwkeurig. Het helpt je ook om de regels na te blijven leven door automatisch bedrijfsregels en controles toe te passen, zodat je kostbare fouten kunt voorkomen en de regelgeving volgt. Als deze taken zijn geautomatiseerd, kan je team zich richten op meer strategische activiteiten, waardoor de algehele efficiëntie toeneemt.
3. Praktische omzetinformatie: kies tools met rapportagefuncties en dashboards om te begrijpen hoe je bedrijf presteert. Kijk naar succespercentages, dealgroottes en hoe lang het duurt om deals te sluiten. Met deze informatie kun je je inkomsten voorspellen en manieren vinden om meer geld te verdienen.
4. Management van de levenscyclus van klanten: focus je op features die inzicht en controle geven in elke fase van je klanttraject, van acquisitie tot behoud. Deze tools kunnen interacties tracken, betrokkenheid meten en toekomstige aankopen voorspellen.
5. Schaalbaarheid en flexibiliteit: als je tools niet kunnen schalen, krijg je mogelijk te maken met inefficiënte operationele activiteiten, onnauwkeurige rapportages en slechte klantervaringen. Dit kan leiden tot het missen van opportunities, vertraagde groei, toenemende kosten voor eenmalige oplossingen, frustratie bij medewerkers en een afname van concurrentievoordeel. Door te zorgen voor schaalbaarheid kan je RevOps meegroeien met je bedrijf en kun je je aanpassen aan nieuwe marktomstandigheden.
6. Beveiliging en compliance: omdat RevOps vaak gevoelige sales-, marketing- en klantgegevens verwerkt, zijn betrouwbare beveiligings- en compliancefuncties cruciaal. De software moet voldoen aan sectornormen en wettelijke eisen om gegevens en privacy te beschermen.