Wat is routeoptimalisatie?

Kort uitgelegd is routeoptimalisatie het proces van het plannen van de snelste en meest kosteneffectieve manier voor je mobiele buitendienstmedewerkers om van de ene naar de andere afspraak te komen. Routeoptimalisatie zorgt ervoor dat mobiele medewerkers minder tijd hoeven door te brengen achter het stuur. Dit zorgt voor meer efficiëntie en is een stuk duurzamer.

Routeoptimalisatie levert aanzienlijke voordelen op. Inefficiënte routeplanning is namelijk een kostbaar probleem voor buitendienst-organisaties. Het heeft impact op de nauwkeurigheid van de planning, zorgt voor hogere brandstofkosten en kan ertoe leiden dat dienstverleningsovereenkomsten (SLA's) niet worden nageleefd. En, misschien wel het ergste gevolg van alles: gefrustreerde klanten.

Automatisering en realtime verkeersinformatie leveren belangrijke, meetbare voordelen op voor buitendienst-organisaties. Historische verkeerspatronen helpen bij de algemene routeplanning, realtime data tillen de service naar een hoger niveau. Het zorgt namelijk voor de meest nauwkeurige reistijden, wat betekent dat er meer tijd met klanten wordt doorgebracht in plaats van achter het stuur. Hierdoor kunnen efficiëntie en productiviteit, naleving van SLA's en klanttevredenheid worden verbeterd.

We hebben deze blog geschreven voor service-organisaties die impact willen maken met routeoptimalisatie. Ben jij klaar om de verwachtingen van klanten te overtreffen? Lees dan snel verder.

Inhoud

• Optimaliseer routes met precisie
• Meetbare resultaten
• Maak planningen voor veldwerk in realtime

Bedrijven die buitendienstservice leveren, moeten voldoen aan de stijgende verwachtingen van klanten. Tegelijkertijd houden ze rekening met kosten en andere belangrijke factoren, zoals duurzaamheid. Met behulp van routeoptimalisatie wordt de efficiëntste route bepaald, kan reistijd worden verkort en productiviteit worden verbeterd. Daarnaast kunnen bedrijven accuratere afspraken maken met klanten.

Door gebruik te maken van automatisering en actuele verkeersinformatie kunnen buitendienst-organisaties hun efficiëntie verbeteren, besparen op reiskosten en planningen nauwkeuriger volgen. Hieronder vergelijken we de meest voor de hand liggende opties voor deur-tot-deur-planning.

In veel planningstoepassingen worden buitendienstmedewerkers op pad gestuurd met een planning alsof ze in één rechte lijn van opdracht naar opdracht zouden kunnen rijden. Deze toepassingen houden daarbij echter geen rekening met afslagen, verkeer, bouwwerkzaamheden, waterpartijen of andere wegversperringen die een behoorlijke invloed kunnen hebben op de werkelijke reistijd.

Het zal je niet verbazen dat deze methode geen nauwkeurige resultaten oplevert. Een hypothetisch voorbeeld: er heeft zich een spoedgeval voorgedaan en een geautomatiseerd systeem zoekt naar de dichtstbijzijnde buitendienstmedewerker. De volgende opties komen naar boven: Leo, die het dichtst in de buurt is, en Sabrina, die weliswaar een kilometer verderop is, maar wel beschikt over de juiste vaardigheden en onderdelen voor deze opdracht. Het systeem kiest voor Leo omdat die dichterbij is, maar houdt geen rekening met zijn vaardigheden of beschikbare onderdelen. Ook wordt geen rekening gehouden met het feit dat Leo via een ophaalbrug moet rijden om een rivier over te steken. Sabrina is dan misschien minder dichtbij, maar rijdt al wel aan de juiste kant van de rivier, beschikt over de juiste vaardigheden en heeft de benodigde onderdelen bij zich.

Street-level routing (SLR) geeft een stapsgewijze routebeschrijving. Dit is een nauwkeurigere manier om de reistijd te berekenen. Er wordt namelijk rekening gehouden met realistische omgevingsfactoren die invloed hebben op de reistijd.

In het voorbeeldscenario zou Leo snel afvallen als beste keuze, omdat het systeem rekening zou houden met de rivier en de extra bochten die hij zou moeten nemen om de brug over te komen.

Maar ook in deze benadering wordt, net als in de vorige, niet expliciet rekening gehouden met andere belangrijke factoren. Denk aan het verkeer, Leo's bekwaamheid en het beschikbare gereedschap. Soms kijken dit soort planningsmodellen wel naar de totale reistijd, bijvoorbeeld op basis van eerdere data. Echter is dat alleen niet genoeg en is het van cruciaal belang om verkeer op te nemen als onderdeel van de routeoptimalisatie.

Dankzij realtime automatisering worden planningswijzigingen direct opgevangen. Denk aan nieuwe opdrachtaanvragen, vertraging bij aankomst of het afronden van een opdracht. Zo blijft de planning altijd up-to-date en kunnen jouw teams de service leveren die klanten verwachten.

Dit vormt de basis om met een vooruitziende blik te kunnen plannen. Als er een ongeluk gebeurt op de dag van de dienst of als onderhoud op het laatste moment wordt geannuleerd, worden de roosters gelijk aangepast. Als een opdracht niet gerealiseerd kan worden door werkvertraging, wordt deze automatisch opnieuw ingepland bij een andere buitendienstmedewerker. Hierbij wordt gekeken wie op dat moment het snelst op de locatie kan komen en beschikt over de juiste vaardigheden en onderdelen.

Wat zou een besparing van 10 minuten per opdracht opleveren per jaar? Nissan en de Universiteit van Californië hebben deze vraag onderzocht en het gebruik van verkeersinformatie geëvalueerd. Ze vergeleken dit met systemen die geen gebruikmaken van verkeersgegevens. De conclusie was indrukwekkend: routeoptimalisatie leverde een groot voordeel op. De gemiddelde reistijd werd verminderd met 16,2%, wat een besparing van 10 minuten per reisuur opleverde, en het gemiddelde brandstofverbruik werd met 7,8% verlaagd.

Nauwkeurigheid en efficiëntie in de routebepaling hebben een grote invloed op het gehele proces. Van planning en inzet van bedrijfsmiddelen tot aan klanttevredenheid en user adoption van oplossingen voor buitendienstmanagement. Routeoptimalisatie leidt tot lagere personeelskosten, vooral op het gebied van overwerk en het inzetten van aannemers. Tegelijkertijd zijn de werktijden voorspelbaarder voor werknemers, waardoor er minder personeelsverloop zal zijn.

Daarnaast zal de klanttevredenheid toenemen, omdat buitendienstorganisaties hun beloften kunnen nakomen en SLA's beter kunnen naleven. Het draait om de voorspelbaarheid van service; dit zorgt er namelijk voor dat bedrijven hun beloftes aan klanten waar kunnen maken.

Routeplanning is een complexe opgave voor buitendienstorganisaties. Wanneer bijvoorbeeld reistijden te optimistisch worden ingeschat, kunnen onverwachte vertragingen drastische gevolgen hebben. Zo moeten afspraken waarschijnlijk worden doorgeschoven naar de volgende dag. Dit kan leiden tot extra overwerkkosten, ontevreden klanten en medewerkers. Bovendien kan het leiden tot boetes voor het niet naleven van de SLA.

Bij routeoptimalisatie voor buitendienst wordt een minutieuze routebeschrijving gecombineerd met voorspelde en actuele verkeersinformatie. Dit voorkomt tijdverspilling en onnodige kosten en bevordert klant- en medewerkerstevredenheid.

Kortom, routeoptimalisatie leidt de juiste buitendienstmonteur naar de juiste locatie op het juiste tijdstip.