Monet tuhlaavat aikaansa tekemällä asioita, jotka eivät lisää arvoa työhön tai yrityksen liiketoimintaan. Osa niistä on jo automatisoitu yrityksessäsi. Nyt on aika perehtyä automatisoinnin mahdollisuuksiin laajemmin.
Samalla kun automatisaatioratkaisut ovat kehittyneet ja levinneet organisaation joka osaan, investoinnit automatisaatioon ovat lisääntyneet.
Ajattele, miten paljon tuottavampi ja tehokkaampi olisit, jos sinun ei tarvitsisi tehdä lainkaan toistuvia ja manuaalisia rutiinitehtäviä. Entä jos sellaiset työt hoidettaisiin puolestasi ja sinulle vapautuisi aikaa lisäarvoa tuottavaan toimintaan, joka tukee sinun, yrityksesi ja asiakkaidesi menestystä?
Yhä useampi yritys on jo siirtynyt ajatuksista tekoihin.
Yritysjohtajat priorisoivat teknologiainvestointeja, jotka parantavat tehokkuutta ja tuottavuutta. Liiketoiminnan automatisointiratkaisut, jollaisia esimerkiksi MuleSoft tarjoaa, ovat yritysten hankintalistojen kärkipäässä.
Yritykset ovat investoineet liiketoiminnan automatisointiin jo vuosikymmeniä poistaakseen manuaalisia tehtäviä päiväjärjestyksestä ja vapauttaakseen ihmiset keskittymään kasvua tehostavaan toimintaan. Samalla kun automatisaatioratkaisut ovat kehittyneet ja levinneet organisaation joka osaan, investoinnit automatisaatioon ovat lisääntyneet. Deloitten vuonna 2021 tekemässä tutkimuksessa 85 % organisaatioista sanoi arvioivansa prosessejaan uudelleen ja siirtyvänsä tehtäväkohtaisesta automaatiosta päästä päähän -automaatioon.
Lue myös: Mikä on MuleSoft? 🐴
Automaatiota joka tiimille
Tehokkuus, tuottavuus ja kulujen rajoittaminen ovat yritysjohtajien prioriteetteja. MuleSoft auttaa organisaatioita automatisoimaan ja integroimaan prosesseja eri liiketoiminnoissa ja -järjestelmissä, jotta voit keskittyä liiketoimintaa laajentavaan työhön.
Liiketoimintaprosessien automatisoinnin laajuus, kattavuus ja syyt kasvavat ja muuttuvat jatkuvasti.
”Korona-aikana toimintoja automatisoitiin ensisijaisesti kulujen hallitsemiseksi”, kertoo Joe Surprenant, Deloitten tekoäly- ja DataOps-osastojen myyntijohtaja. ”Kun nousemme pandemian kourista ja näemme uusien osaamismallien kehittyvän, tarvitsemme automaatiota tuomaan lisää tehokkuutta liiketoimintaan.”
Surprenantin mukaan yritykset, jotka käsittävät automaation laajemmin, ovat säästäneet satoja miljoonia dollareita ja kasvattaneet tuottavuuttaan. Hän mainitsee esimerkkejä rahoituspalveluista, vakuutusalalta ja lääketeollisuudesta.
Vaikka automaatio onkin yleistynyt, yritykset voisivat silti hyödyntää prosessien päästä päähän -automatisointia paljon kattavammin yksittäisten tehtävien automatisoinnin sijaan.
Tehtävien automatisointi lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä ja tuottavuutta
Monet tietotyöläiset haaskaavat paljon aikaa syöttäessään ja etsiessään tietoa käsin eri järjestelmistä osana monivaiheista manuaalista prosessia. Tällainen toimintatapa voi huonontaa työntekijöiden asennetta ja sitoutuneisuutta työhönsä. Ihmisten ajan voisi hyödyntää paremminkin.
”Mekaanisten töiden automatisointi antaa työntekijöille mahdollisuuden keskittyä strategisempiin tehtäviin, joita he todella haluavat tehdä ja joiden takia he ottivat työpaikan vastaan”, Surprenant sanoo. ”Automaation hyödyntäminen pitää yllä työntekijöiden tarmoa ja innostusta, mikä on ehdottoman tärkeää näinä henkilöstöpulan aikoina. Automaatiolla on iso merkitys työvoiman sitoutumisessa.”
Surprenantin mukaan vaikutus alkaa jo ennen työntekijän palkkaamista. HR-prosessien automatisointi antaa mahdollisille tuleville työntekijöille positiivisen vaikutelman ja ilmaisee, että digitalisaatio otetaan yrityksessä vakavasti.
Miten yritykset sitten voivat tunnistaa automaatiomahdollisuuksia? MuleSoftin teknologiajohtajan ja digitaalisen transformaatioyksikön varajohtajan Matt McLartyn mukaan eräs merkittävä rahoituspalveluyritys teki sen kysymällä työntekijöiltään yksinkertaisen kysymyksen: Mikä on typerin päivittäinen tehtäväsi?
”Yritys julisti siitä kilpailun, josta sai palkintoja”, hän sanoo. ”Ihmiset olivat niin turhautuneita aikansa haaskaamiseen, että he vastasivat mielellään. Tämä vahva julkisen mielipiteen ilmaus antoi yritykselle sysäyksen automatisoida nämä tehtävät.”
Mitä tahansa liiketoimintaprosesseja voi automatisoida
Sinun ei tarvitse ymmärtää, miten automatisaatio toimii. Riittää, että ymmärrät sen vaikutuksen ja tehon. Näin eri osastot voivat hyödyntää automatisointia karsiakseen manuaalisia prosesseja, leikatakseen kuluja, parantaakseen tehokkuutta ja tarjotakseen asiakkailleen ja työntekijöilleen parempaa palvelua:
Talous ja kirjanpito
Taloussuunnittelun ja kirjanpidon toimintojen automatisointi vapauttaa aikaa strategisesti tärkeämpiin toimiin, kuten analysointiin, strategian suunnitteluun ja yhteistyöhön sidosryhmien kanssa. Yksi esimerkki on ostoreskontra. Tiedonsyöttö on automatisoitu (hyvästi loputtomien laskentataulukoiden selaaminen), laskut yhdistetään automaattisesti oleellisiin asiakirjoihin, ja hyväksynnät ohjautuvat oikeisiin kohteisiin. Tämä on paitsi tehokkaampaa myös turvallisempaa, sillä se vähentää virheiden mahdollisuutta.
Markkinointi
Lähetä-painikkeen painaminen joka sähköpostin, kampanjan tai sosiaalisen median julkaisun yhteydessä ei ole itsessään arvokasta. Kun markkinointi on automatisoitu, voit tavoittaa asiakkaat automaattisin viestein monissa eri kanavissa. Parhaat työkalut auttavat tunnistamaan yleisösi, suunnittelemaan merkityksellisiä sisältöjä ja käynnistämään automaattisesti toimintoja, kuten esimerkiksi tarjouksia, aikataulujen ja asiakkaan käytöksen perusteella. Nämä toimet voidaan sitten mukauttaa asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM) avulla.
Asiakaspalvelu
Tavalliset kysymykset, kuten ”Miten salasana palautetaan?” tai ”Missä tilaukseni on?”, eivät vaadi ihmisen laatimaa vastausta. Chatbotit, äänibotit ja itsepalvelu ovat jo laajalti käytössä, mikä vapauttaa asiakaspalvelijoita auttamaan asiakkaita monimutkaisemmissa tilanteissa. Uuden sukupolven palveluautomaatioratkaisut hyödyntävät tekoälyä, lisättyä todellisuutta ja esineiden internetiä (IoT) ja osaavat ennustaa palvelutapahtumia sekä ratkaista ne digitaalisissa kanavissa. Niiden avulla asiakkaat saavat käyttöönsä kattavan itsepalvelutuen ja automatisoidun valvonnan.
Henkilöstöhallinto
HR-järjestelmissä voidaan automatisoida monenlaisia tehtäviä työhakemusten käsittelystä, vastausten seurannasta ja työhaastattelujen aikatauluttamisesta työtarjouksiin, työsuhteen aloittamisen ja lopettamisen rutiineihin, palkanlaskentaan sekä etujen hallinnointiin. Analytiikan avulla nämä järjestelmät voivat tuottaa myös työntekijöiden tunnelmaa, tuottavuutta ja sitoutuneisuutta koskevaa tietoa.
Myynti
Erään liikkeenjohdon konsulttiyrityksen arvion mukaan noin kolmannes kaikista myyntitehtävistä voidaan automatisoida, mutta monet päättäjät eivät hyödynnä tätä mahdollisuutta. Myyntistrategia ja -suunnittelu, liidien tunnistaminen ja hyväksyminen, konfigurointi, hinnoittelu ja tarjoukset, tilaustenhallinta ja jälkimarkkinointi ovat kaikki asioita, joita voi automatisoida. Niissä yrityksissä, joissa automaatio on otettu varhain käyttöön, on enemmän aikaa asiakkaille, asiakkaat ovat tyytyväisempiä ja tehokkuus on parantunut jopa 15 prosentilla.
”Botti voi myydä tuotteen tai palvelun”, sanoo Tim Cortinovis, joka on kirjoittanut monta automaatiota käsittelevää kirjaa. ”Arvoltaan suurempi myyjä myy ja muodostaa suhteen asiakkaan ja yrityksen välille, mikä on arvokkaampaa.”
Johtajien on nähtävä liiketoiminnan automaatio strategisena etuna
Muiden digitalisaatioprojektien tavoin päästä päähän -automaation menestys riippuu ylhäältä tulevista kulttuurisista muutoksista, jotka toteutetaan kaikissa toiminnossa. Koulutus, kannustimet ja suorituskykyindikaattorit ovat olennaisia.
Liiketoiminnan automaation kaksi päätyyppiä ovat robotiikkaan perustuva prosessiautomaatio ja älykäs prosessiautomaatio. Niihin kohdistuvien investointien määrä on viime aikoina kasvanut runsaasti. Näillä investoinneilla on valtava vaikutus tapaamme työskennellä, kilpailla, innovoida ja palvella asiakkaita.
”Tarvitaan vahvaa päättäjää ja toiminnallisen alueen johtajaa, jolla on visiota sanoa: ’Tiedän, että työskentelytapojemme muuttaminen on rankkaa ja häiritsee liiketoimintaamme, mutta jos emme muuta niitä, menetämme osaajia, häviämme kilpailijoillemme ja jäämme jälkeen’”, Surprenant toteaa.
Lue myös:
👉 Ihmiset ja esineet kohtaavat API-rajapinnoissa
👉 4 automatisoidun asiakaspalvelun tärkeintä ominaisuutta
👉 Orchestator tekee Service Cloudin käytöstä tehokkaampaa
