Cos'è un ERP (Enterprise Resource Planning): definizione e sfide

L’Enterprise Resource Planning è un sistema completo composto da una serie di applicazioni specifiche per diversi settori, che comunicano tra loro e che fanno riferimento a un unico database. La soluzione ERP permette di supervisionare, gestire e standardizzare tramite un unico software tutte le operazioni interne di un'azienda, generalmente gestite da più sistemi dedicati a una procedura o a una attività.

L’ERP fa funzionare l’insieme dei sistemi utili all'attività dell'azienda in sinergia e in tempo reale. Il software diventa una base informativa comune di informazioni che disaggrega e collega i servizi dell'azienda fornendo la possibilità di condividere tutti i dati accessibili da un unico punto di contatto.

Questa soluzione centralizzata offre funzionalità di pianificazione e gestione, tra cui finanza e contabilità, approvvigionamento, gestione aziendale, produzione, risorse umane, outsourcing e gestione dei progetti. Gli ERP possono essere composti su misura per le aziende che possono così scegliere di aggiungere singoli moduli per accedere a nuove funzionalità in base alle loro esigenze, alle specificità della loro organizzazione e al loro settore di attività.

Ogni modulo dell'ERP è indipendente e focalizzato sull'esecuzione di diverse funzionalità dedicate a un'attività o a una procedura, ma attinge le informazioni da un database comune. L’ERP (o PGI) li raggruppa attorno a questa unica fonte di informazioni e li fa funzionare in sinergia, affinché l’impresa guadagni in efficienza e in produttività. I moduli ERP comunemente utilizzati per soddisfare le esigenze operative delle aziende sono:

• Il modulo finanza e contabilità (automazione delle attività, chiusura dei conti, gestione dei libri contabili, monitoraggio della contabilità di fornitori e clienti, reporting finanziario, conformità agli standard di contabilizzazione dei prodotti, ecc.) 
• Il modulo produzione (gestione della qualità, esecuzione, pianificazione e semplificazione dei processi e della produzione, ecc.) 
• Il modulo R&S e ingegneria (progettazione e sviluppo, conformità agli standard, gestione del ciclo di vita del prodotto, ecc.) 
• Il modulo RU (continuità del lavoro, gestione dei tempi di presenza, mantenimento della legalità, salari, monitoraggio dei dipendenti, ecc.) 
• Il modulo approvvigionamenti e acquisti (automazione degli acquisti, creazione di contratti, richieste di preventivo, gestione dell'approvvigionamento, ecc.) 
• Il modulo Supply Chain (gestione delle scorte, della logistica, dei trasporti e delle operazioni di magazzino, monitoraggio dei movimenti e degli approvvigionamenti su tutta la filiera, ecc.) ; Scopri la testimonianza dei clienti di CMA-CGM con Salesforce.
• Il modulo vendite (centralizzazione degli scambi, redazione di contratti, fatturazione, gestione degli ordini, monitoraggio delle prestazioni di vendita, ecc.). Prova Sales cloud, la nostra soluzione CRM per il reparto vendita.

I sistemi ERP possono essere implementati on-premise acquistando una licenza o sottoscrivendo un abbonamento per l’acquisto di un software disponibile nel cloud.

Nella soluzione ERP cloud, il software è ospitato nel cloud e rimane accessibile via Internet. Il fornitore di software offre ERP come servizio, applicando un sistema di acquisto sotto forma di abbonamento mensile. Questa configurazione consente alle aziende di delegare al fornitore, che se ne assume l responsabilità, compiti molto onerosi dal punto di vista del tempo relativi alla manutenzione, all'aggiornamento e alla sicurezza ERP. Si tratta di una soluzione che consente di risparmiare tempo, ma anche di ridurre al minimo i costi, integrandosi con semplicità e rapidità nell'ecosistema dell'azienda.

Nell'ERP on-premise, invece, il software viene distribuito in sede con una soluzione personalizzata. L'implementazione e la manutenzione del sistema sono completamente gestite internamente, quindi l’azienda ha il controllo assoluto del suo software. Una soluzione ERP on-premise comporta maggiori costi in termini di hardware, personale, acquisto di licenze e server, ecc.

L’Enterprise Resource Planning è equiparabile al nucleo centrale di un'azienda: automatizza ed esegue tutte le operazioni di gestione necessarie per il funzionamento quotidiano di una struttura in modo semplice, efficiente e centralizzato. Raggruppando tutti i dati della struttura in un unico sistema, offre una visione unificata e più accurata dell'azienda. La sua implementazione interna presenta numerosi vantaggi e offre, tra l'altro, vantaggi in termini di collaborazione e produttività.

Integrati in un unico database, i singoli moduli della soluzione ERP collaborano per organizzare le procedure e il lavoro dei dipendenti. I dipendenti hanno un accesso in tempo reale ai dati aziendali costantemente sincronizzati per reagire più rapidamente e in modo più mirato ed efficiente. Tutte le piattaforme utilizzate abitualmente dall'azienda per la gestione della filiera, della contabilità, delle risorse umane, del servizio clienti e delle vendite sono raggruppate in un'unica interfaccia. Oltre a ridurre il margine di errore, Enterprise Resource Planning ottimizza i processi aziendali, consente di risparmiare tempo e migliora l’efficienza e l'accuratezza delle operazioni.

La centralizzazione e la sincronizzazione dei dati sono fattori che decuplicano la condivisione e la collaborazione tra i dipendenti dei diversi reparti dell'azienda. Se i dipendenti di tutti i settori di attività ottengono visibilità su informazioni comuni e costantemente aggiornate la collaborazione risulta semplificata. Ciò, a sua volta facilita e migliora il processo decisionale che, avvalendosi di informazioni approfondite, diventa in grado di rispondere in modo più mirato.

Il software ERP applica un maggiore controllo dei dati per poter garantire la conformità finanziaria e legislativa in relazione ai dati personali dei clienti. Il sistema Enterprise Resource Planning riduce drasticamente il margine di errore ottimizzando la visibilità e il controllo delle aziende soggette al rispetto di stringenti normative sui dati garantendo la conformità alle leggi.

L’Enterprise Resource Planning genera rapidamente reporting finanziari e operativi con dati accurati, aggiornati ed esaustivi. I sistemi ERP consentono di creare report personalizzati selezionando solo le informazioni più rilevanti. Grazie all'elevato grado di precisione, l’ERP si basa sulle previsioni più accurate possibili permettendo di conseguire un miglioramento concreto delle prestazioni dell'azienda e guidandone la crescita pianificando le azioni in base alle capacità e alla strategia attuata.