タスク管理とは?おすすめのツールや上手くなるコツ、メリットを解説

 
最終更新日:2024.3.5
やるべき作業を効率良く処理するには、日常のタスク管理が欠かせません。また、個人のタスク管理がおろそかになることで、部門全体の進捗に悪い影響を与えてしまうこともあります。果たすべきタスクにはいくつかの種類がありますから、それぞれに合った方法で管理することが大切です。 ここでは、タスク管理を行うメリットやタスク管理を行う際の準備についてご紹介します。また、代表的なタスク管理の方法と、タスク管理の失敗例も併せて紹介しましょう。
 
 
 
テクノロジーで変わる日常業務と働き方11選
~ITとの融合で、企業はこう進化する~
 
ITと人 が融合することで大きな効果を発揮する11のシーンをご紹介します。ITと人の役割分担や、テクノロジーを駆使することで人はどれだけのメリットを享受できるのかなど、具体的な事例と共にご紹介します。

タスク管理とは、自分やチームの作業や進捗状況を管理すること

タスク管理とは、業務上、自分がやらねばならない作業や、その進捗状況を把握し管理することです。自分自身のタスクの管理だけでなく、マネージャーが部下やチームメンバーの作業を管理することや、複数人の共同作業であるプロジェクトの進行管理も、タスク管理のひとつといえます。

どのような業務でも、完了期限や求められるクオリティがあります。それらの条件を満たせなければ周囲に迷惑をかけますし、顧客からの信用を失うことにもなります。そんな事態を防ぐためにも、適切な方法でタスク管理を行うことが重要です。

 
 
 
5分でスッキリ!これならわかる!
SFAとグループウェア「3つの違い」
 
本資料では、『SFAとグループウェアの3つの違い』ではさらに詳しいご説明と、SFA導入後に売上成長率が1年で30%にアップしたLMIグループ株式会社様の事例をご紹介しております。
経営・営業活動に関わる多くの方にメリットを感じていただける一冊となっています。

タスク管理を行う4つのメリット

自分自身あるいはチームが処理するべき作業を整理するタスク管理は、多くのメリットを生み出してくれます。ここでは、おもなメリットを挙げてみましょう。

<タスク管理を行うメリット>

  • 作業の優先順位が明確になる
  • 業務の効率化が図れる
  • プロジェクトの業務内容を把握できる
  • やるべき作業を可視化できる

作業の優先順位が明確になる

いくつもの作業を抱えていると、「どこから手をつければいいだろう?」と迷ってしまうことがあります。しかし、タスク管理ができていれば、作業の内容や緊急度、スケジュールなどから、作業の優先順位が明確になります。そのため、「今やるべき作業」に集中でき、確実に処理していくことが可能です。

業務の効率化が図れる

優先順位が明確になれば、決まった時間内で効率的に仕事を進めることができます。手早く済ませられるタスクは後回しにして、時間をかけてじっくり取り組みたいタスクは早めに手をつける。このような割り振りを行い、柔軟に仕事をこなしていくことができます。 適切にタスク管理を行えば、締切りの直前になって「時間が足りない!」と慌てたり、そのために仕事の質が落ちてしまったりすることはなくなるでしょう。

プロジェクトの業務内容を把握できる

複数人のチームで進めていくプロジェクトでは、「いつまでに」「誰が」「何をするか」をきちんとクリアにしなければなりません。そうしないと、チームメンバーに迷惑がかかり、進行が遅れるばかりです。 プロジェクトのタスク管理がオープンに行えていれば、細かな工程ひとつひとつを全員が把握できます。ほかのメンバーの作業やプロジェクト全体の進行状況を見ながら、次の作業に備えた準備もできますから、作業の遅れやトラブルの回避に役立ちます。

やるべき作業を可視化できる

次々と発生するタスクは、頭の中だけで管理できるものではありません。うっかり忘れてしまうこともありますし、「やることが多すぎて処理しきれない」と、悲鳴を上げたくなることもあるでしょう。 しかし、メモやツールを使ってタスクを可視化すれば、「うっかりミス」を減らすことができます。作業量や所要時間を整理してみたら、「思っていたほど、きびしい状況ではないな」ということもわかります。そうすれば、落ち着いて作業に取りかかることが可能です。

タスク管理を始める前に行うべき3つのこと

どんな仕事であっても、日々の業務を回していく上で、処理しなくてはならない多くの作業が発生します。しかし、それらのタスクには、さまざまな種類があります。チームで足並みをそろえて進めなくてはならないものであったり、自分一人で処理すべきものであったり。さらには、メールの送信や会議室の手配など、タスクとはいえないような小さな作業もあります。

タスク管理を始める前に、まずはこれら多種多様なタスクを分類し、細分化することが第一となります。ここからは、タスクの分類・細分化の方法を解説します。

<タスク管理を始める前に行うこと>

  • タスクを種類ごとに分類する
  • タスクを優先度と重要度で分類する
  • 1つのタスクを細分化しておく

タスクを種類ごとに分類する

タスクの分類方法はいくつかありますが、「チームタスク」「個人タスク」「ToDo」の3種類に分類するのが一般的です。それぞれについて、詳しく解説していきましょう。

  • チームタスク

チームタスクは、社内プロジェクトのように、複数人がまとまって1つの作業を動かしていく、チームプレーの中で果たすべきタスクです。チームの中の誰か一人でも、自分に課されたタスクをクリアできずにいると、全体の業務がそれだけ遅れることになってしまいますから、スケジュールどおりにクリアすることが最も優先されるタスクです。

  • 個人タスク

個人タスクは、個人として達成したいプロジェクトを実現するためのタスクです。書籍を書く、新たなスキルを身につけるなど、仕事とは離れた領域にある場合もあります。 チームタスクとは異なり、スケジュール上の縛りはきつくありませんが、それだけについ後回しにしてしまいやすいタスクです。

  • ToDo

ToDoは、プロジェクトとして扱うほどのものではない小さなタスクです。デスクの整理をする、部屋を片づけるなどの作業がこれにあたります。

タスクを優先度と重要度で分類する

タスクに優先順位をつけていく分類方法もあります。 数多くのタスクを抱え込んでしまうと、どれをどの順序でこなしていけばいいのか混乱してしまいます。そんなとき、この方法でタスクを分類しておくと、「今すぐ手掛けるべきタスク」が一目瞭然になります。

<重要度と緊急度による分類の仕方>

  • 重要度と緊急度を軸にしたマトリクスを作る
  • 4つのスペースそれぞれに、タスクを入れ込む

この分類方法では、今あるタスクが「緊急かつ重要」「緊急ではあるが、重要ではない」「重要ではあるが、緊急ではない」「重要でも緊急でもない」の4つに分類されます。こうして、緊急度の高いタスクから処理していきます。

1つのタスクを細分化しておく

多くのタスクは、その作業内容をいくつかのプロセスに細分化することができます。たとえば、「競合他社の状況を資料にまとめる」というタスクであれば、「競合他社をピックアップする」「それぞれの状況を調査する」「資料としてまとめる」という、3つのプロセスに分けることができます。タスクの内容によっては、もっと細分化することもできるでしょう。

1つのタスクを複数の作業ブロックに分割するこのやり方は、「重要ではあるが緊急ではない」タスクを処理するときに有効です。緊急性が低いタスクは、つい後回しにされがちですが、作業を細分化して、隙間時間に入れ込むことによって放置されることを防ぎ、タスクを少しずつ進めていくことが可能になります。

 
 
 
5分でスッキリ!これならわかる!
SFAとグループウェア「3つの違い」
 
本資料では、『SFAとグループウェアの3つの違い』ではさらに詳しいご説明と、SFA導入後に売上成長率が1年で30%にアップしたLMIグループ株式会社様の事例をご紹介しております。
経営・営業活動に関わる多くの方にメリットを感じていただける一冊となっています。

タスク管理に使える4つのツール

タスクを内容によって分類したら、次は「どのように管理するか」です。これにはアナログとデジタル、両方のやり方がありますが、それぞれに特徴やメリットがあります。

管理すべきタスクの性質や作業の流れなどによって、最も管理しやすい方法を選ぶようにしましょう。

<タスク管理に使えるツール>

  • 付箋
  • カレンダー
  • Excel
  • SFA

付箋

PCのモニターの周囲にびっしりと付箋が貼りついているという光景は、まだまだ多くのオフィスで見られます。実にアナログな方法ですが、個人的なタスクを管理するには、これで十分という人も多いでしょう。

また、チーム作業の場合にも、個々の作業内容を記した付箋をホワイトボードに貼り、作業の進捗に合わせて「ToDo」「Doing」「Done」とステータスを移動していくというやり方も広く用いられています。

カレンダー

手帳あるいは卓上のカレンダーに直接書き込む、あるいはカレンダーアプリを使ってタスクを管理するという方法です。この方法は個人タスク向きで、チーム全体のタスク管理にはあまり向きません。1日ごとのタスクを明確にするにはいいのですが、数日にわたって作業するタスクを複数管理するとなると、煩雑になりがちな傾向があります。

Excel

工事工程表のように、複数のスタッフがいつからいつまで、どのような作業を行うかを表したものがガントチャートです。縦軸に作業担当者、横軸に作業期間が入り、プロジェクト全体の進行の中で「いつ誰が、どんな作業をどれほどの期間をかけて行うのか」が視覚的にわかるため、どこで作業が滞っているかもすぐにわかります。

ただし、Excelでガントチャートを作成した場合、進捗の遅延や前倒しがあった場合に、チャートの修正に手間がかかるという難点があります。

SFA

営業業務をサポートするSFAでは、ToDo機能で進行中の案件に対して「やるべきこと」を紐づけ、管理することができます。また、Salesforceでは、プラグインツールを使うことでガントチャートを作成することができ、外出先でも最新の情報を参照し、タスクの進行を管理することができます。 チーム全員で最新情報を共有できることや、案件情報に紐づいたタスク管理ができることなど、セールス部門にとってSFAは、使い勝手のいいタスク管理ツールとなるでしょう。

タスク管理のありがちな4つの失敗例

せっかく「タスク管理をしよう!」と意気込んで始めてみても、実際にやってみると思うようにいかないことはよくあるものです。失敗から多くを学ぶことはできますが、失敗せずに済めば、それに越したことはありません。

最後に、タスク管理におけるありがちな失敗例と、その対策についてまとめました。

<タスク管理のありがちな失敗例>

  • 入力が更新されない
  • 実際の進捗が予定どおりにいかない
  • 設定したタスクがなかなか片づかない
  • 急なタスクが割り込んできた

入力が更新されない

SFAのToDo機能など、せっかく優れたツールが用意されているのに、それをチェックしない、あるいは必要事項を入力しないというのは、管理以前の問題です。場合によっては、「タスクの存在を忘れてしまう」ということも起こります。

まずは紙に手書きでもいいので、自分の手でタスクをテキスト化する習慣をつけましょう。

実際の進捗が予定どおりにいかない

タスクが予定どおりに進捗できていない原因は、タスクの優先順位が適切につけられていないことや、所要時間を読み誤っていることなどが挙げられます。本来、優先すべきタスクを後回しにしてしまっては、プロジェクト全体の進捗にも悪影響を与えることになるでしょう。 また、タスクの処理中には、予想外の案件が割り込んでくることもありますから、時間的に余裕を見ておくことも必要です。

設定したタスクがなかなか片づかない

緊急度の低いタスクは、得てして進まない状況に陥りがちです。これは、緊急度の低さゆえに、明確な期限を切っていないからではないでしょうか。

「手の空いたときにやっておけばいい」というタスクは、意外と多くあるものです。しかし、これらのタスクにも期限を設けておかないと、ダラダラと先延ばしになったあげく、手つかずのまま放置されることになります。

こうしたタスクは細分化して、「いつまでに、ここまでは進めておく」と決めておくのも大切でしょう。

急なタスクが割り込んできた

急なタスクが発生することは、まさに日常的に起こっているはずです。そんなときにどう対応するかは人それぞれ。また、手掛けているタスク・割り込んできたタスクの内容によっても違うでしょう。しかし、あらかじめルールを設定しておけば、いざそのときになって迷わずに済みます。

たとえば、「10分以内で終わるタスクが割り込んできたら、その場で対処する」などと決めておけば、効率良くタスクを処理していくことができます。

自分なりの方法で確実なタスク管理を

タスクの数と量が増えてくると、時間の配分が難しくなりますし、取りこぼしの危険性も高まります。個人的なタスクならまだしも、チーム内でのタスクの取りこぼしは、全体の進捗にブレーキをかけることになってしまいます。

そうしたことにならないよう、自分に合ったツールと方法で、適切なタスク管理を行ってください。

 
 
 
テクノロジーで変わる日常業務と働き方11選
~ITとの融合で、企業はこう進化する~
 
ITと人 が融合することで大きな効果を発揮する11のシーンをご紹介します。ITと人の役割分担や、テクノロジーを駆使することで人はどれだけのメリットを享受できるのかなど、具体的な事例と共にご紹介します。
 

関連記事・リソース

 
 

最新情報と斬新なアイデアを
メールでお届けします