Cómo organizar un embudo de ventas fluido y con capacidad de crecimiento
La gestión de su embudo de ventas le permite detectar problemas minúsculos antes de que se compliquen más.
Cuando la gente piensa en una venta, suele pensar en el cierre de lesta. Sin embargo, para entender bien la venta, hay que ver todo el proceso desde el principio hasta el final a vista de pájaro. ¿Cómo progresa un cliente potencial a través de cada etapa hasta que finalmente se convierte en cliente? Eso es lo que le permite analizar un proceso de ventas.
Sin embargo, la gestión de un proceso de ventas puede ser difícil. Un estudio de Harvard Business Review reveló que el 61% de los ejecutivos piensan que sus gerentes de ventas no están debidamente capacitados en la gestión de los proyectos. Esto puede suponer una pérdida de ingresos. Por eso hemos creado este recurso, un punto de partida para cualquier gestor que necesite conocer a fondo los pipelines de sus representantes.
Temas que vamos a abordar:
¿Qué es un embudo de ventas?
Un embudo de ventas es una representación visual que indica dónde se encuentran sus candidatos en el proceso de ventas. Con este embudo, puede estimar cuántas ventas sus representantes podrían cerrar en una semana, mes o trimestre específico. Esto le permite determinar el estado de su empresa.
Imagine un embudo como un río que fluye libremente. Si hay problemas río arriba, acabará habiendo problemas río abajo. La gestión de su embudo le permite detectar pequeños problemas antes de que se compliquen más y afecten a sus ingresos.
No confunda un embudo de ventas con una previsión de ventas. Un embudo de ventas se centra en el momento actual y en lo que los representantes deberían estar haciendo ahora mismo para cerrar ventas. En cambio, mediante una previsión de ventas se estima cuántos ingresos podría obtener una empresa si se aprovechan esas oportunidades en la práctica.
¿Cuáles son las etapas de un embudo de ventas?
No malgaste su valioso tiempo y sus recursos en una negociación interminable. En su lugar, céntrese en calificar, o eliminar, sus leads creando un perfil de cliente ideal que describa las características de los clientes que le gustaría atraer. Para hacer avanzar a los leads por el embudo de ventas, puede considerar la posibilidad de ofrecerles un libro electrónico u otro tipo de recurso gratuito para determinar si el candidato está interesado. También resulta útil realizar una llamada de descubrimiento preliminar para conocer las necesidades del candidato antes de poner en marcha el siguiente paso de una llamada de ventas.
"Es fácil conseguir que los candidatos se interesen por una nueva característica o funcionalidad." afirma Hassan Abdalah, Director de Cuentas de Salesforce. Lo complicado es conseguir que la consideren prioritaria y estén dispuestos a pagar por ella"
Se podría pensar que el cierre de una venta es un punto final. Sin embargo, la experiencia del cliente no ha hecho más que empezar. El comprador esperará un servicio atento y el seguimiento regular de la evolución de su cuenta. Cuando convenga, usted puede realizar ventas cruzadas a los clientes existentes en relación con nuevos servicios y también ventas adicionales de soluciones de alta gama a esos mismos clientes. En general, asegúrese de tratar bien a sus nuevos clientes: las buenas referencias y las futuras ventas dependen de ese buen trato.
“Usted tiene que sacar adelante esa cuenta porque si no sigue esforzándose en cerrar la venta, otra persona podría arrebatársela." dice Galem Girmay, Ejecutiva de ventas en GoContractor. "Asegúrese de que su conversación con el cliente siga avanzando continuamente.”
"Tiene que sacar adelante esa cuenta porque si no sigue esforzándose en cerrar la venta, otra persona podría arrebatársela. Asegúrese de que su conversación con el cliente siga avanzando continuamente”.
"Tiene que sacar adelante esa cuenta porque si no sigue esforzándose en cerrar la venta, otra persona podría arrebatársela. Asegúrese de que su conversación con el cliente siga avanzando continuamente”.
¿Cómo crear un robusto embudo de ventas?
Para que un embudo se considere saludable, debe fluir. Los prospectos deben pasar de una etapa a la siguiente en un tiempo determinado o ser filtrados del embudo. Los representantes pueden hacer un seguimiento de este flujo en un CRM; las revisiones periódicas del embudo garantizan que se tengan datos coherentes y fiables sobre cada oportunidad. Los representantes pueden construir un embudo saludable trayendo constantemente nuevos clientes potenciales, calificando esos clientes potenciales, nutriendo los clientes potenciales para generar interés en sus productos y, finalmente, cerrando las ventas.
"Hay que asegurarse de que los objetivos del equipo de ventas se reflejen en el CRM, lo que significa disponer de datos precisos y actualizar la cartera de pedidos de forma sistemática a medida que el cliente potencial pasa de una fase a otra", afirma Girmay.
Las partes más importantes de la construcción de un embudo incluyen:
Ya hemos hablado de ello, pero para saber si alguien es apto para su producto hay que calificar al cliente potencial. El trabajo del representante de ventas es calificar esos clientes potenciales, es decir, averiguar cuáles merecen la pena. Cada empresa tiene diferentes criterios sobre lo que se considera un buen cliente potencial, e incluso muchas empresas utilizan un sistema de puntuación de clientes potenciales para priorizarlos en función de su probabilidad de compra. Por ejemplo, en Salesforce, nuestro sistema de puntuación de clientes potenciales se basa en la inteligencia artificial para priorizar automáticamente los clientes potenciales en función de los datos de CRM.
Preguntas comunes que debería plantearse al calificar a los clientes potenciales:
- ¿Necesita este cliente potencial nuestra solución?
- ¿Tiene un presupuesto para nuestra solución?
- ¿Está este cliente potencial en una posición de toma de decisiones?
Estas preguntas son importantes, ya que no quiere que los clientes potenciales estancados obstruyan su cartera de pedidos y desvíen su previsión de ventas.
"Si va a celebrar reuniones y asignar recursos, asegúrese de que lo hace con la persona adecuada, en el momento adecuado y en la zona adecuada", afirma Abdalah. "Porque no recupera esas horas, y la gestión de su embudo no tendrá el éxito que podría tener".
Cultivar leads consiste en desarrollar y fortalecer una relación aportando perspectivas convincentes que generen confianza en su solución.
Hay múltiples formas de conseguirlo, pero resulta rentable y fácil automatizar esta tarea con herramientas de marketing por correo electrónico como Pardot. Puede enviar a sus leads contenido relevante como, por ejemplo, blogs, vídeos, documentos técnicos o libros electrónicos y herramientas de marketing por correo electrónico. Así usted sabrá cuánto tiempo dedica un candidato a utilizar el material. No importa cómo lo haga, lo esencial es afianzar la relación con un seguimiento regular y llamadas frecuentes.
Guiar a los candidatos a lo largo de sus recorridos por el embudo hasta que lleguen a ser clientes es lo que se conoce como conversión. En cada interacción que tenga con un candidato, piense en los pasos que dará a continuación.
La concentración y la persistencia son esenciales para avanzar en las conversaciones. Haga un seguimiento, pida opiniones y utilice un sistema CRM para supervisar la evolución de los candidatos en cada etapa. Gran parte de todo lo que ocurre al final viene definido por lo que haga al principio. Si usted ha consolidado correctamente el trabajo de base en la calificación y el cultivo de leads, este tercer paso debería efectuarse fluidamente de forma natural.
"Si va a mantener reuniones con clientes potenciales y asignar recursos, asegúrese de que lo hace con la persona adecuada. Porque esas horas no se recuperan".
"Si va a mantener reuniones con clientes potenciales y asignar recursos, asegúrese de que lo hace con la persona adecuada. Porque esas horas no se recuperan".
¿Cómo evaluar un embudo de ventas?
Un embudo positivo tendrá una alta velocidad de ventas, ciclos de ventas cortos y una alta tasa de conversión. Sus datos pueden indicarle claramente cómo dominar esta dinámica.
Para ser pertinente, un embudo requiere datos precisos sobre candidatos: usted no puede apoyarse en anécdotas para determinar el estado de los leads en el embudo. Estos datos pueden cambiar en minutos, por ello requieren un seguimiento constante. Mantendrá su embudo en buen estado si desecha datos erróneos o incompletos y añade información actualizada cada vez que un lead entra en el embudo u otro candidato avanza a la siguiente etapa.
En Salesforce empleamos la potencia de Sales Cloud para visualizar el embudo y ver en qué etapa se encuentran las negociaciones.
El problema, sin embargo, es que demasiados representantes se apoyan en anécdotas para determinar el estado de los clientes potenciales en la cartera de pedidos. "Hay que basarse en los datos", dice Marcus Jewell, director de ventas de Juniper Networks, una empresa de software de redes.
"Lo llamamos 'anécdota' cuando se presenta una anécdota y luego se intenta justificar con un sesgo de confirmación. Si los datos no están claros, basta con decir que no están claros. Así es como se reduce el riesgo y se lleva a cabo una buena gestión de los proyectos".
Para mantener los datos limpios y que los acuerdos avancen, puedes establecer métricas rastreables y detalles de los prospectos en tu CRM y revisarlos regularmente. Cada ejecutivo de ventas debe personalizar las métricas del pipeline para que se ajusten a sus propios objetivos, pero aquí están algunos de los elementos básicos que se suelen incluir. El seguimiento de estas cifras le dirá mucho sobre el estado de su cartera de pedidos y le ayudará a detectar posibles problemas a tiempo.
- Fuente de lead: ¿Cómo descubrieron los candidatos su producto? ¿A través de una campaña de correo electrónico, una promoción impresa, o algún otro medio? Prestando atención a estas fuentes, podría descubrir que de hecho algunas tienen una tasa de conversión más alta que otras.
- Sector: En una amplia variedad de sectores puede haber compradores interesados en su producto, pero ¿este genera acaso más interés en determinados sectores? Conseguir la respuesta a esta pregunta le facilitará las ventas.
- Tamaño del costrato: Necesariamente, cada candidato tendrá un presupuesto distinto. Algunos disponen de cientos de miles de euros para la compra, otros no pueden permitirse ni una sola unidad del producto. Recuerde esta sencilla verdad al personalizar y organizar sus argumentos de venta por orden de prioridad.
- Responsables de la toma de decisiones: ¿Puede llamar directamente a las personas que tienen la última palabra en relación con la compra? Si no puede hacerlo, ¿cómo comunicarse con los responsables de la decisión de compra?
- Tasa de conversión: No todos los leads calificados se convierten en clientes. Para hacer una previsión precisa, deberá saber qué porcentaje de oportunidades avanzan de una etapa a otra hasta el cierre final. Si se propone cerrar 500 nuevas ventas antes del final del trimestre, y su tasa de conversión es del 10 %, necesita 5000 oportunidades en su embudo para alcanzar su objetivo.
- Velocidad de las ventas: ¿Cuántos ingresos genera su equipo cada día? Podrá determinar este parámetro si examina la velocidad a la cual una negociación avanza por su embudo hasta el cierre de la venta. Una baja velocidad indica un embotellamiento en su embudo.
- Valor del embudo de ventas: Calcule el valor en dólares de cada negociación en su embudo. Conociendo esta cifra sabrá cuál es el rendimiento económico de los esfuerzos de su equipo.
- Duración del ciclo de ventas: ¿Cuánto tiempo transcurre entre el momento en que un representante califica a un lead y el momento en que cierra esa venta? La respuesta le permite estimar cuántas oportunidades podrían llegar a buen término en un período dado. También es un buen indicador del progreso de una negociación.
“Conozca cómo se está desenvolviendo su representante en cuanto a la gestión del proceso. Luego, tome medidas para que ese proceso sea lo más fácil posible.”
“Conozca cómo se está desenvolviendo su representante en cuanto a la gestión del proceso. Luego, tome medidas para que ese proceso sea lo más fácil posible.”
¿Cómo colabora usted con sus representantes para mejorar el embudo de ventas?
No deberían verse con temor las reuniones periódicas para revisar el embudo de ventas, en las que los gerentes y los representantes discuten cara a cara el estado de las negociaciones pendientes, sino considerarse oportunidades para reajustar los objetivos y obtener mayor orientación. Si se llevan a cabo correctamente, las reuniones para discutir el embudo pueden lograr lo siguiente:
- Crear un sistema de responsabilidad tanto para los representantes de ventas como para los gerentes de ventas
- Explicar el plan de acción y fijar las prioridades de negociación con un calendario específico
- Confirmar los criterios de salida para cada etapa del embudo
Los gerentes tienen que actuar con empatía y paciencia para ganarse la confianza de los representantes.Esto permite a estos últimos aprender mejor de los errores, mejora la moral y, en última instancia, aumenta la productividad.
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