Kuntien digitaalinen transformaatio

Kunnat ovat monissa tapauksissa vasta digitaalisen transformaation alkumetreillä. Ne eivät välttämättä ole vielä onnistuneet ratkaisemaan haasteita, jotka vanhentunut IT-arkkitehtuuri on luonut. Miten kunnat tulevat onnistumaan digitalisaatiossa?

Julkisen hallinnon organisaatiot ovat perinteisesti toteuttaneet sovelluksia täsmäratkaisuina. Tyypillisesti jokaiseen eri tarpeeseen on kehitetty tai hankittu oma ratkaisunsa. Tämä on johtanut satoihin eri järjestelmiin ja niiden myötä kömpelöön arkkitehtuuriin. Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen on hankalaa, ja vaatii usein manuaalista työtä. Monijärjestelmäinen ympäristö on vaikea automatisoida, eikä sen tiedoista saa helposti kokonaiskuvaa kuntalaiselle – tai kuntalaisesta. Kunnissa on paljon toimintoja ja prosesseja, joita digitalisaatio pystyy parantamaan, ainakin jos otetaan oikeanlaiset työkalut käyttöön alusta alkaen. 

Uudenlaiset odotukset vanhoille järjestelmille

Kunnilla on tyypillisesti hallittavanaan satoja eri järjestelmiä, jotka ovat peräisin eri aikakausilta ja pohjautuvat erilaisiin teknologioihin. Vanhoilta järjestelmiltä puuttuu yhteensopivuus. Eri järjestelmien tiedot muodostavatkin datasiiloja, sillä ne eivät pysty siirtämään dataa toistensa välillä. Järjestelmät sisältävät usein myös paljon päällekkäisyyksiä, jotka tekevät tietojen yhtenäistämisestä haasteellista. Sopimuksia on yhtä paljon kuin järjestelmiä, ja osaaja- sekä resurssipula vaikeuttavat innovointia ja uuden kehittämistä. Rahaa, aikaa tai tekijöitä ei yksinkertaisesti riitä uuden kehittämiseen – tai olemassaolevien järjestelmien päivittämiseen.

Samaan aikaan vaatimukset kuntien digitalisaatiolle kasvavat. Kuntalaiset odottavat proaktiivisia, helposti käytettäviä palveluita useassa eri kanavassa. Se on jotain, mitä nykyiset monijärjestelmäiset ratkaisut eivät ollenkaan pysty tarjoamaan. Parempi palvelu kuntalaiselle saadaan aikaan, kun:

• Tiedot eri järjestelmistä saadaan yhdistettyä yhteen järjestelmään

• Kuntalaisen tiedoista saa helposti kokonaiskuvan

• Uudet tiedot päivittyvät kaikkialle saman tien

• Kuntalainen voi valita itselleen sopivimman asiointikanavan

Tämä mahdollistaa nopean palvelun, joka perustuu ajan tasalla olevaan tietoon. Samalla kun kuntalaiset saavat modernia, entistä parempaa palvelua, myös kunnan työntekijät hyötyvät tehokkaammasta prosessista.

Digitalisaatio tuo tehoa ja iloa työhön

Onnistuneesta digitaalisesta transformaatiosta eivät hyödy ainoastaan kuntalaiset, vaan tietenkin myös julkisen hallinnon työntekijät jokapäiväisessä työssään. Kun vanhojen järjestelmien kirjo muuttuu yhdeksi järjestelmäksi, joka tuo kaiken tarvittavan tiedon yhteen paikkaan ja antaa selkeän kokonaiskuvan, muuttuu työntekijöiden työ paljon helpommaksi ja tehokkaammaksi. 

Kun työn kulku on sujuvampaa, työntekijät ovat tyytyväisempiä työhönsä. Korkeampi tyytyväisyys näkyy palvelun laadussa, asiakastyytyväisyydessä ja tehokkuudessa.

Kohti digitaalista transformaatiota

Digitaalisen transformaation vauhti on valtava. Kunnat eivät tyypillisesti ole ketteriä muutoksessa, vaan päätökset vievät aikansa. Erilaiset säädökset haastavat kehittämistä ja budjetit pienenevät. Kuilu asukkaiden ja työntekijöiden odotusten sekä toteutuskyvyn välillä on syvä.

Kuntasektori ei kuitenkaan ole yksin digitaalisen transformaation muutoksen kourissa. Digitalisaatio on osa teknologistumisen megatrendiä, jossa teknologia sulautuu kaikkeen ja muuttaa tuotantotapoja sekä ajattelu- ja toimintamalleja. Yrityksiä digitaaliseen transformaatioon ajaa asiakkaiden käyttäytymisen muuttuminen, ja digitalisaatio onkin niille elinehto: digitalisoidu tai kuole. 

Kunnat eivät luonnollisesti häviä “markkinoilta”, mutta kustannuspaineiden hillitseminen ja uudella tavalla toimiminen ovat niillekin välttämättömyyksiä. Suomessa olemme tottuneet korkeaan palvelutasoon. Mikäli haluamme tämän tason säilyttää, meidän tulee rakentaa vaikuttavia palveluita. Palvelut ovat vaikuttavia silloin, kun ne tuotetaan mahdollisimman kustannustehokkaasti ja kohdennetaan oikein.

Tehottomasta arkkitehtuurista kokonaisvaltaiseen asiakasnäkymään

Kunnat ovat siis ison digitaalisen transformaation edessä. Transformaatiota ei kuitenkaan rakenneta toteuttamalla jälleen yksi uusi “digiratkaisu”. Onnistuneen transformaation ytimessä on tehokas arkkitehtuuri, joka takaa tietojen sujuvan liikkumisen eri sovellusten välillä, ja jossa tietoa voidaan käyttää eri tarkoituksiin. 

Parhaiten tätä digitalisaatiota tukevat modernit liiketoiminta-alustat, jotka tarjoavat tukevan pohjan, jolle voidaan kehittää lisäsovelluksia tarpeen mukaan. Tätä voidaan pitää kestävämpänä ratkaisuna kuin se, että rakennettaisiin alusta alkaen kymmeniä uusia sovelluksia. Liiketoiminta-alustat tarjoavat paljon käyttövalmiita sovelluksia. Niiden lisäksi ne sisältävät paljon komponentteja, jolloin lisäkehittämiseen kuluva aika on vain murto-osa verrattuna siihen, että lähdettäisiin rakentamaan alusta asti omalla teknologialla. Tyypillisesti globaaleihin liiketoiminta-alustoihin kuuluu myös kokonaisia ekosysteemejä, joissa useat eri tahot tuottavat valmiita sovelluksia alustalle, ja joista muut organisaatiot myös pystyvät hyötymään. Tämän lisäksi on helppo löytää kehittäjäkumppaneita, jotka auttavat asiakkaita alustan käyttöönotossa ja kehittämisessä. Valtavat investoinnit alustojen tuotekehitykseen takaavat sen, että teknologinen kehitys on turvattu. Tällöin voit olla varma, että ratkaisusi tulee pysymään ajan tasalla tulevaisuudessakin.

Tälläinen liiketoiminta-alusta on myös Salesforce. Olemme toteuttaneet julkiselle hallinnolle globaalisti tuhansittain ratkaisuja, joilla asiakasorganisaatiomme ovat nopeasti ja kustannustehokkaasti toteuttaneet digitalisaatiohankkeita. Tyypillisesti asiakkaamme lähtevät pienestä liikkeelle. He laajentavat ratkaisukokonaisuutta vähitellen, ja yksi kerrallaan korvaavat lukuisat täsmäratkaisunsa uuden alustan ratkaisuilla.

👉 Tutustu Salesforcen työkaluihin, jotka mullistavat julkisen hallinnon. 👈

Suurin syy sille, miksi julkishallinnon asiakkaamme ovat valinneet juuri Salesforcen, on data. Julkinen hallinto on ymmärtänyt asiakkuuksien ja asiakasdatan merkityksen. Erään asiakkaamme sanoin: "Etsimme CRM-toimittajaa, koska heidän ratkaisunsa DNA:han on kirjoitettu, mitä paremmin tunnet asiakkaasi sitä enemmän voit myydä. Me kunnassa käännämme tämän niin, että mitä paremmin tunnemme kuntalaisemme, sitä parempia palveluja pystymme tuottamaan." Löydät toisen hyvän esimerkin lukemalla Tilburgin kaupungin tarinan.

Kun asiakas- tai kuntalaisdata on yhdellä alustalla ja siitä saa niin sanotun 360 asteen näkymän, pystymme automatisoimaan ja kohdentamaan niin viestintää kuin palvelutarjontaa juuri oikein. Moni Salesforcen asiakas niin yritys- kuin julkishallinnossa on jo tehnyt tämänkaltaisia ratkaisuja, ja valjastanut tekoälyn ja automaation helpottamaan palvelutarjontaa. Samalla ne ovat ratkaisseet tehokkuus- ja kustannusvaatimukset. Samoja oppeja, menetelmiä ja työkaluja kannattaa hyödyntää myös Suomen kunnissa. Tutustu tapahtumiimme, jotka liittyvät juuri julkisen hallinnon haasteisiin ja siihen, kuinka Salesforce voi olla niissä avuksi.

Lue myös:

👉 Hyödynnä integraatiostrategia kehitystyön tukena

👉 Näin Salesforce voi auttaa sote-uudistuksen haasteissa

👉 Salesforcen verkkosivut julkiselle hallinnolle