Muutosjohtajan muistilista: Tärkeimmät opit 65 digitalisaatiohankkeesta

Jos päivität työtapoja ja etsit teknologian hyötyjä, olet tullut ystävien seuraan. Teemme tälläkin hetkellä samaa asiakkaidemme kanssa ympäri maailman. Kun aloimme huomata yhteisiä piirteitä digitalisaatioprojekteissa, päätimme tutkia onnistumisen aineksia tarkemmin.🕵️‍♀️  Näin syntyi viiden kohdan checklist muutosjohtamisen tueksi.👇

Jotta voisimme neuvoa muita dataan perustuen, asiantuntijamme poimivat Salesforcen asiakkuuksien joukosta 65 monimutkaista muutoshanketta ja purkivat ne atomeiksi analyysia varten. Valokeilassa olivat strategiset valinnat, tiimien kokemukset yhteistyöstä, kipukohdat ja tärkeimmät opit.

Mikä oli tutkimusretken tärkein löytö? Älä aliarvioi inhimillisten muuttujien voimaa. Itse asiassa ne yritykset, jotka aloittivat muutosjohtamisen “pehmeistä” toimintatavoista ja ajatusmalleista, onnistuivat parhaiten transformaatiohankkeissaan. Jos haluat päästä hyviin tuloksiin, ruksi siis muistilistan kohdat yksi kerrallaan!

LUE MYÖS ► Mitä on hyvä muutosjohtaminen?

✅ Etsi inhimilliset syyt teknisten ongelmien takaa

Puolet muutosohjelmien tyypillisistä haasteista johtui “pehmeistä”, ihmiskeskeisistä syistä. Loput olivat “kovia”, teknisiä haasteita.

Lähempi tarkastelu osoitti, että pehmeät ja kovat haasteet olivat usein yhteydessä toisiinsa. Teknisten ongelmien takaa löytyi solmuja ihmisten toiminnassa.

Käytännön esimerkki: Jos IT-tiimisi jää aikatauluista jälkeen tai budjetti uhkaa paukkua, syy voi löytyä johtamisesta ja resursoinnista. Hankkeen monimutkaisuutta ei ole osattu ennakoida oikein, tai suunnitteluvaiheessa ei ole ollut mukana tarvittavia asiantuntijoita. Häthätää tehdyt ratkaisut pulpahtavat pintaan myöhemmin, viimeistään sovellusten käyttöönottovaiheessa. Silloin tekniset ongelmat hidastavat jo jokaisen aikataulua.

Koska tämä haaste oli yleinen kaikilla toimialoilla ympäri maailman, seuraava kohta on erityisen tärkeä:

✅ Aloita muutosjohtaminen ihmisten ja tiimien toimintatavoista

Aineistomme osoitti, että onnistuneen digitalisaatiohankkeen määrittelyvaiheessa pitää löytää yksityiskohtaiset vastaukset näihin kysymyksiin:

• Mitä pitää muuttaa, miten ja milloin?

• Keitä kaikkia muutoksen tekijöiksi tarvitaan?

• Kuka vastaa heidän johtamisestaan?

Muutosjohtaminen on kuuntelemista ja osallistamista, mutta huolehdi myös siitä, ettei liian moni kokki hämmennä soppaa kerralla. Muuten energiaa kuluu ristivetoon päällekkäisten hankkeiden tai eri yksiköiden etujen välillä.

[Kuva: Muutosjohtamisen inhimilliset haasteet vaikuttavat taustalla jatkuvasti]

Kun olet määritellyt tarpeet mahdollisimman tarkasti, tartu niihin liittyviin ihmiskeskeisiin haasteisiin. Ongelmakohtia voivat olla esimerkiksi:

• epäselvät vaatimukset osaprojekteille

• työntekijöiden vaihtelevat odotukset tavoiteltua lopputulosta kohtaan

• vastuunjakoon ja vastuuhenkilöiden vaihdoksiin liittyvät väärinkäsitykset, erityisesti siirtymävaiheissa sekä

• riittämätön yhteistyö tiimien välillä. 

Kun toimintatavat on hiottu kuntoon, tiimisi ovat valmiimpia vastaamaan digitalisaatiohankkeen tekniseen puoleen: uusien ratkaisujen kehittämiseen, testaamiseen, käyttöönottoon ja julkistukseen.

LUE MYÖS ► Mitkä elementit ovat Fennian mittavassa muutosohjelmassa tärkeitä?

✅ Tuo tiimit yhdessä teknologian ääreen

Mitä kunnianhimoisempi digitalisaatiohanke on kyseessä, sitä tärkeämpää on tarttua pehmeinä pidettyihin haasteisiin ajoissa ja johdonmukaisesti. Muutosprojektin mittakaavan kasvaessa kasvaa nimittäin myös sen tekninen monimutkaisuus. Ja kuten jo opimme, näitä kahta näkökulmaa ei kannata erottaa toisistaan. 🤷

Hankkeen kokoa arvioidessasi pohdit ehkä, miten laajasti tuleva muutos vaikuttaa organisaation toimintoihin eri yksiköissä tai eri markkina-alueilla. Perehdy sen lisäksi siihen, miten syvälle muutos porautuu esimerkiksi näissä teknisissä kysymyksissä: 

• Tarpeelliset uudet ja olemassaolevat järjestelmät

• IT-arkkitehtuurin kokonaisuus, mukaan lukien integraatiot ja datamallit

• Datan määrä ja laatu ja hyväksyttävä tekninen velka

Onnistuneimmissa hankkeissa vastuuhenkilöt tuodaan yhteiseen pöytään mahdollisimman varhain. Kun IT-osaajat, eri liiketoimintayksiköt ja maantieteelliset alueet sekä ulkoiset sidosryhmät, kuten palveluntarjoajat ja integraatiokumppanit, keskustelevat keskenään, kaikki voivat ajaa muutosta yhdessä haluttuun suuntaan. 

Vinkki: Workshop-työskentely on hyvä keino yhteisen maaperän luomiseen heti projektin aluksi.

Eri toimijoiden yhdistäminen ei tarkoita soraäänten vaimentamista. On tärkeää, että vaikkapa asiakaspalvelu voi antaa IT-kehitystiimille rehellistä palautetta itsepalvelusovelluksesta. Juuri he kuulevat asiakkaiden reaktiot ensimmäisenä. 

LUE MYÖS ► Kuinka teknologiapelko kesytetään? Markkinointi ja myynti muuttuvat uuden osaamisen mukana

✅ Tee muutoksesta pysyvä toimintamalli

Asiakasdatamme paljastaa myös sen, miten tärkeää on yhteistyö transformaatiokumppaneiden kanssa. Tarkoitan nyt keskusteluja asiakkaan, Salesforcen, teknologiakonsulttien ja muiden sidosryhmien kesken. Vahva taustatuki tällaiselta tiimiltä muuttuu mitattaviksi tuloksiksi ja asiakastyytyväisyydeksi. Valitse muutosmatkallesi kumppani, jolta saat näkemystä arkkitehtuuriin ja integraatioihin, mutta myös inhimillisten haasteiden voittamiseen. 

Oman twistinsä monimutkaisiin hankkeisiin tuo se, ettei maailma tule kerralla valmiiksi. Pitkissä, ketterästi etenevissä projekteissa samat inhimilliset haasteet nousevat usein esiin kerta toisensa jälkeen. Pystyykö kumppanisi tarjoamaan selkeän toimintamallin tämän pulman ratkomiseen?

Esimerkki tosielämästä: V2MOM on Salesforcen oma tapa viedä yrityksen tavoitteet jokaisen työntekijän tasolle. V2MOM on lyhenne sanoista Vision (visio), Values (arvot), Methods (metodit), Obstacles (esteet) ja Measures (mittarit). Oman toimintamallimme pohjalta olemme kehittäneet keinoja auttaa myös asiakkaitamme. Näin jokainen yritys saa käyttöönsä juuri heidän matkalleen sopivimmat varusteet. 

✅ Mittaa muutosjohtamisen tuloksia

Muutosjohtaminen edellyttää aina ideoiden sisäistä myyntityötä. Sitä tehdessä kannattaa pitää jalat maassa. Hyötyjen liiallinen hehkuttaminen tai nopeiden voittojen katteeton lupailu voi johtaa ongelmiin, kun vastuuhenkilöt eivät näe projektin monimutkaisuutta. Jep, puhun juuri niistä teknisistä ongelmista, joista alussa mainitsin! Et varmasti halua tuottaa pettymystä myöskään johtoryhmälle tai osakkeenomistajille.  

Osaavan kumppanin avulla pystyt rakentamaan yksityiskohtaisia mittareita, joilla voit seurata muutoshankkeen onnistumista vaihe kerrallaan ja varmistua siitä, että suunta on oikea. Kukapa ei haluaisi, että niin pienet kuin suuretkin päätökset pohjautuvat dataan? 

Ennen kaikkea numerot kertovat organisaatiollesi, että tuttujen toimintatapojen uudistaminen on ollut kaiken vaivan arvoista. 💪

Professional Services -palvelumme auttavat sinua muutosmatkallasi. Tutustu palveluihin!

LUE MYÖS:

► Digitaalinen asiakaskokemus korostuu, kun B2B-myynti muuttuu

► Muotoiluajattelu: 4 kysymystä, joiden avulla luot innovaatioita

► Asiakaspalvelun tavoitteet, jotka oikeasti toimivat? Ota avuksesi SMART!