Aitoja kohtaamisia ja rennot puitteet tehokkaille työpäiville: siitä on kyse digitaalisessa pääkonttorissa. Se kokoaa kilpaa helisevät sovellukset ja kanavat yhteen, jotta kokonaisuudesta muodostuu hallittu ja tuottava liiketoiminnan selkäranka. Miten käyttää Slackia niin, että tiimisi voivat paremmin ja onnistuvat työssään? Kokosimme tähän artikkeliin käteviä vinkkejä. 💡
"Kun Salesforce osti Slackin, yhtenä tavoitteenamme oli luoda digitaalinen pääkonttori, jonka avulla organisaatiot voivat tarjota asiakkailleen ja työntekijöilleen mahdollisuuden menestyä sijainnista riippumatta", Salesforcen Suomen-maajohtaja Taira Tepponen sanoo.
”Se, ettei yrityksen pääkonttorin tarvitse enää olla esimerkiksi Helsingin tai Dublinin ruuhkaisessa keskustassa eikä työtä tehdä välttämättä yhdeksästä viiteen, synnyttää mielestäni kolme merkittävää hyötyä työnteolle: asynkronisuuden, joustavuuden ja paikasta riippumattomuuden”, sanoo puolestaan Slackin yritysmyynnin johtaja Conor O’Malley.
Paikasta riippumaton ja joustava työ tuo vapautta, mutta myös haasteita työssä jaksamiselle. Kalenterit ovat tukossa ja tyhjiin rakoihin yritetään sovitella seuraavia kokouksia. Siksi asynkronisuus eli ei-reaaliaikaisuus on niin tärkeä osa kokonaisuutta.
"Tämä korostuu entisestään, jos asianosaiset sijaitsevat eri aikavyöhykkeillä. Digitaalisessa pääkonttorissa työtä on helppo tehdä asynkronisesti”, Tepponen kertoo.
KATSO TALLENNE ► Salesforce & Slack -virtuaalitapahtuma
Slack-vinkki 1: Helpota palaveriähkyä kanavien avulla 📆
Ensimmäinen Slack-vinkki nojaakin perusasioihin: kaikki lähetetyt viestit, dokumentit ja videot ovat näkyvillä silloin, kun itse niitä tarvitset. Kanavien avulla jokainen pysyy kartalla käänteistä, joista he muutoin kuulisivat vain ryhmän kokoontuessa palaveriin.
Luo oma #kanava jokaiselle tiimille ja projektille. Kutsu mukaan myös asiakkaita ja sidosryhmiä. Huomaat pian, että voit harventaa kokousten tahtia ja käyttää jäljelle jäävien tapaamisten ajan tehokkaammin. Tässä vielä pari niksiä siihen, miten voit käyttää Slackia palaverien tilalla:
Vaihda Weekly-palaveri automaattiseen viestiin, jonka asetat ilmestymään kanavalle tasan viikon välein. Kehota jokaista tiimiläistä kertomaan tiivis tilannepäivitys ja jatkamaan keskustelua kierroksen pohjalta.
Ääniviestit ja videot tuovat kuulumisten vaihtoon uusia tapoja tekstin ja emojien rinnalle. Ne onnistuvat Slack Clipsillä.
LUE MYÖS ► Asiakaspito – kuinka laskea asiakaspidon aste ja kuinka sitä parannetaan?
Slack-vinkki 2: Viestien ajastaminen lisää mielenrauhaa 🧘
Digitaalinen pääkonttori tarjoaa joustavuutta, jonka ansiosta tuottavaa työtä voi tehdä seitsemän tai kahdeksan tuntia joka päivä itselleen sopivina ajanjaksoina. Näin työn tekeminen onnistuu parhaassa mahdollisessa vireystilassa.
On kuitenkin tilanteita, joissa haluat ajoittaa viestisi myöhemmäksi. Ehkä asiakkaasi heräilee New Yorkin ajassa ja haluat olla samalla aaltopituudella? Ehkä haluat tarjota alaisillesi mielenrauhaa sen sijaan, että antaisit esimerkin yötöistä? Onneksi viestien ajastaminen on Slackissa todella helppoa: paina vain pientä nuolta Send-napin laidassa ja valitse optimaalinen hetki.
LUE MYÖS ► Ole relevantti markkinointia personoimalla – viisi kysymystä personoinnista
Slack-vinkki 3: Muistuta tauoista (äläkä stressaa, muistatko muistuttaa)🚰
Työntekijöistä 69 % ajattelee, että pandemia-aika on muuttanut työskentelytapojamme pysyvästi, kertoo IT- ja teknologia-aloja tutkivan IDC:n raportti. ”Mielestäni suurin muutos kolmen seuraavan vuoden aikana – ja tämä ei ole itsestäänselvyys – on se, että yritysten on tarkasteltava tarkkaan, miten ne arvioivat työntekijöiden suorituksia. Toimistolla vietetyt tunnit eivät kerro tehokkuudesta”, O’Malley pohtii.
Rohkaise työntekijöitä säännöllisiin taukoihin ja epämuodollisempaan kuulumisten vaihtoon. Venyttelyä, veden juontia vai lyhyt kävelylenkki? Näin luot helposti automaation, joka muistuttaa taukojen tärkeydestä:
- Lataa tästä esimerkkipohja
- Valitse Slackissa “Workflow Builder”, sitten “Import” ja tuo juuri lataamasi tiedosto Slackiin
- Muokkaa automaatiota: kirjoita viesti uusiksi, säädä julkaisuaika ja -tiheys sopivaksi
- Julkaise haluamallasi kanavalla ja kerro samalla kaikille, että välität
LUE MYÖS ► Miten lisätä empatiaa myyntityöhön – 5 vinkkiä PK-yrityksen myyntijohdolle
Slack-vinkki 4: Luo kohtaamisia digitaalisessa pääkonttorissa 👋
Hybridityö ei sovi kaikille. Jotkut haluavat käydä perinteisesti toimistolla. Osalle taas työpaikalle matkaaminen ja siellä oleminen on joko fyysisesti tai henkisesti vaikeaa. Digitaalinen pääkonttori on ratkaisu, joka ottaa myös nämä muuttujat huomioon. Samalla se edistää tasa-arvoa ja osallisuutta.
Yhteen hiileen puhaltaminen tuntuu hyvältä, mutta näkyy myös parempana työtehona. Kun satunnaiset kohtaamiset toimiston käytävillä jäävät vähiin, on luotava uusia tapoja tutustumiseen. Siksi Slack on kehittänyt Donut-sovelluksen.
Donut esittelee ihmisiä toisilleen yksityisviesteillä ja rohkaisee heitä tapaamaan kasvokkain tai etänä. Tässä muutama idea Donutin ja automaation hyödyntämiseen:
Auta taloon juuri tullutta tutustumaan tiimiinsä paremmin
Tarjoa matalan kynnyksen juttuaiheita kanaville
Ehdota one-to-one -kohtaamisaikoja kollegoille, ihan vain kahvitauon vuoksi
Kokoa keskusteluryhmiä, yhdistä perehdytettävä uusiin perehdyttäjiin tai polkaise käyntiin kokonainen mentorointiohjelma (okei, kuten huomasit, näitä tuli heti enemmän kuin muutama… 🤓)
“Nykyisten digitaalisten työpaikkojen tulisi olla paljon muutakin kuin uusinta teknologiaa. Niiden tulisi olla paikkoja, joissa työntekijöillä on oikeat olosuhteet suoriutua työstä kaikilla sen osa-alueilla", Tepponen sanoo. “Gartnerin mukaan työntekijät, jotka viihtyvät teknisessä ympäristössään, pysyvät työssään todennäköisesti kaksi kertaa pidempään kuin ne, jotka eivät viihdy.”
Millainen on uusi digitaalinen pääkonttori? Katso tallenne Salesforce & Slack -virtuaalitapahtumasta täältä.
LUE MYÖS:
► [Vieraskynä] Veikko Lindberg, Framery: Valmiina hybridityöhön?
► Salesforce on työpaikka, jossa arvoja eletään todeksi – liity mukaan kasvutarinaan
► Palautteella pääset pitkälle – näin otat asiakaspalautteen haltuun
