Tilbage til blogopslag

I februar ændrede Salesforce sin World Tour Sydney-konference til en virtuel begivenhed på kun ti dage. Her er nogle af de ting, vi lærte, og tips til, hvordan din virksomhed kan gøre det samme.

I forrige måned brugte vi ti dage på at ændre Salesforce World Tour til en fuldt ud virtuel begivenhed på grund af den ekstraordinære situation med COVID-19. Denne årlige konference er Salesforces største event i Asien og Stillehavsområdet. Der plejer at komme omkring 10.000 deltagere, og det tager mere end seks måneder at organisere begivenheden. Vores nytænkte begivenhed havde næsten 13.000 registrerede deltagere og 80.000 Salesforce Live-visninger. 

Andre virksomheder står over for lignende udfordringer, og de er også i gang med at forvandle deres store begivenheder, så de kan afholdes i virtuelle rum. Denne artikel er for dem, der skal tage den svære beslutning om at ændre store begivenheder fra at være fysiske til at foregå online. Vi deler her vores erfaringer for at hjælpe dig.

 

1. Få styr på kendsgerningerne, og saml dit team

På trods af de forhindringer, vi stod over for i denne store forandring, kunne vi se, at der var mulighed for at gøre noget ganske særligt. Værktøjer til livestreaming og konferencer er mere tilgængelige end nogensinde før, og onlinebegivenheder er langt billigere at afholde. Det ser også ud til, at onlinemøder er kommet for at blive: Cisco forudsiger, at 82 % af al internettrafik i 2022 vil være videobaseret.

Derek Laney, Head of Solutions and Product Marketing for Salesforce i Asien og Stillehavsområdet, fortæller, at hans team i årevis har talt om at lave onlinebegivenheder. Han syntes, det var spændende at planlægge konferencen på en ny måde på trods af de udfordringer, der var. 

"Der var ingen præcedens for det, vi gjorde", fortæller han. "Så der var ingen grund til, at vi ikke skulle prøve noget nyt".

Lad os starte med fire ting, du skal huske, når du lægger din strategi: 

  • Overbevis ledelsen ved hjælp af illustrationer

  • Opret nye teams efter behov

  • Hold møder ofte

  • Prioriter og omprioriter med hård hånd hver dag

Marketingteamet for Asien og Stillehavsområdet (APAC) havde ansvar for oprettelsen af en række koordinerede arbejdsgange i forbindelse med World Tour Sydney. Hvert team fokuserede på ét aspekt af begivenheden: Indhold, engagement og kommunikation. Andre undergrupper tog sig af onlinestreaming, live-demoer, kundestyring og meget mere.

Regelmæssige møder sikrede, at alle vidste, hvad der var mest presserende. Der var møder med hovedkvarteret i USA hver morgen og med det lokale APAC-team om eftermiddagen. "På grund af tidsforskellen havde vi folk, der arbejdede næsten døgnet rundt," siger Renata Bertram, Vice President for marketing i Australien og New Zealand (ANZ). 

Bertram tilføjer, at det var en vigtig del af deres succes at få den øverste ledelse med helt fra starten. "Vi opdagede tidligt vigtigheden af at skabe illustrationer, der kunne hjælpe folk med at forstå, hvordan begivenheden ville komme til at se ud, og hvordan vores setup ville være," siger hun. "For eksempel lavede vi slides, der illustrerede, hvordan det ville være at se en præsentation via en skærm."

Det var afgørende at prioritere med hård hånd. "Jeg holdt op med at svare på alles spørgsmål, så vi kunne fokusere på prioritering," fortæller Laney. "Vi ville undgå at blive overvældet af de mange udfordringer, vi skulle løse."

 

2. Lav en oversigt med mulige sessioner

Vores World Tour Sydney-team fandt et sted, vi kunne sende fra, og begyndte derefter at arbejde med et program for indhold. Inden for de første par timer blev der nedsat et war room-team.

På første dag besluttede vi, hvilke af arrangementets 150 sessioner der var bedst egnet til et virtuelt format. Vi udarbejdede en plan for de vigtigste 30 sessioner og alle de mennesker, der skulle til for at afholde dem. Laney anbefaler, at man samarbejder med det store team i det nødvendige omfang, men at man samtidig har fokus på at holde kursen og kunne rykke hurtigt. 

"Det er okay, hvis der er uklarhed om, hvad processen er," siger han. "Det var ikke, fordi vi holdt noget hemmeligt, men vi var nødt til at fokusere. Når man deler idéer med en større gruppe, kan det skabe forvirring." 

For at undgå sammenstød mellem forskellige interesser må lederne af begivenheden vide, hvornår det er tid til åbent samarbejde, og hvornår det er tid til at skære igennem.

 

3. Find ud af, hvordan du holder dit onlinepublikum engageret

Det næste, vi gjorde, var at pakke alle de elementer ud, der var klar til den fysiske begivenhed. Lidt efter lidt tog vi stilling til, hvordan vi kunne omorganisere os med de ressourcer, der var til rådighed. En vigtig del af dette var outsourcing. Mange af vores leverandører var i stand til at skifte kurs for at skabe en spændende onlineoplevelse. Vores audiovisuelle produktionspartner havde f.eks. en omfattende tv-oplevelse. Det betød, at de hurtigt kunne skabe en overbevisende digital oplevelse på flere kanaler.

Vi overvejede også, hvad vi kunne bruge på en ny måde. Digitalt indhold, der var lavet til at projicere op på væggen i en udstillingshal, blev brugt som spændende baggrunde til onlinesessioner. Byggefolkene, der skulle lave udstillingsstande, gik over til at bygge studier, hvor indholdsteamet kunne filme sessionerne.

Bertram siger, at der bør være en arbejdsgruppe for engagement, der fokuserer på at fastholde interessen hos dem, der skulle have tilbragt en dag med at deltage i sessioner og møde folk ved en fysisk begivenhed.

"Streaming af indhold er relativt nemt, men hvordan bygger du tovejsinteraktion ind i det?" spørger Stuart Frank, Director of Strategic Events i Asien og Stillehavsområdet.

Den oprindelige begivenhed skulle have været afholdt i en messehal, så vores team byggede en digital oplevelse, der var inspireret af oplevelsen ved at gå rundt fra stand til stand. Deltagere fra hele verden kunne udforske 18 virtuelle rum baseret på Salesforce Customer 360. I hvert rum var der en ekspert fra virksomheden, som var vært, delte demoer med besøgende og besvarede spørgsmål i realtid. Som denne video viser, kunne de besøgende interagere med indholdet på en måde, der var mere aktiv end blot at se en video, samtidig med at den var mindre formel end et planlagt møde.

Alena Fereday, som er Community Cloud Solution Engineer hos Salesforce, var med til at skabe den digitale oplevelse, og hun giver dette tip: "For folk, der vil prøve noget lignende, foreslår vi, at man hurtigt opbygger en basal oplevelse, så man har tid til at finjustere den. Det gjorde en kæmpe forskel." 

Sociale medier kan også bruges til at dele højdepunkter og bevare et element af tovejsinteraktion. Selvom vi ikke nåede det til Sydney-begivenheden, arbejder vores sociale team på at tilføje interaktive aktiviteter som f.eks. konkurrencer, spørgesessioner, afstemninger og andre sjove ting.

 

4. Forbered teamet på audiovisuelle livesendinger

At stå foran et kamera er meget anderledes end at stå foran et levende publikum. Talere, der er vant til live-begivenheder, befinder sig pludselig i et tomrum uden feedback, hvor de skal bevare selvtilliden for at engagere deres publikum. Vis talerne, hvordan omgivelserne og den samlede oplevelse vil se ud for seerne.

Bed oplægsholderne om at øve sig foran et kamera så tidligt som muligt i processen. Giv dem mulighed for at se, hvordan de ser ud, mens de holder deres oplæg. På den måde kender de seernes oplevelse og kan ændre deres optræden. 

Et par andre ting, vi har lært:

  • Lav kortere sessioner, da opmærksomheden ikke kan fastholdes lige så længe online. 

  • Prøv et samtalebaseret format med flere personer, der taler sammen. Flere forskellige talere giver en mere engagerende diskussion.

  • Kameraet ser kun et kvadrat på en gange en meter, så detaljerne i netop dette område er meget vigtige. Tænk over, hvad der skal med i dette område, og hvordan det vil se ud for seerne. 

  • Sørg for, at indholdet er tilgængeligt for synshæmmede og hørehæmmede. Hvis du vil ud til en global målgruppe, kan du overveje at få lavet undertekster på flere sprog.

 

5. Hold interne og eksterne interessenter orienteret

Vi besluttede at kommunikere direkte med sponsorer, partnere og kunder om vores ændrede begivenhed. "Der er ikke noget værre end at høre nyheder, som vil påvirke din virksomhed væsentligt, ad omveje", siger Frank. 

Mange interessenter står i samme situation og vil forstå din beslutning. Da de har en andel i din begivenheds succes, kan du samarbejde med dem om at ændre programmet og indholdet, hvis det er nødvendigt.

Og sidst men ikke mindst, når du vender en begivenhed 180 grader, skal du huske at tage dit salgsteam med i dine overvejelser. Den fysiske begivenhed var en vigtig mulighed for dem til at få nye kundeemner, tale med eksisterende kunder og få nye aftaler i hus. Men hvad nu? Det er vigtigt at holde dem opdateret, så de kan planlægge.

Du kan holde briefinger og slå opdateringer op på interne kanaler. Lav slides og illustrationer, der svarer til det, du ser på skærmen, så salgsteamet ved, hvordan begivenheden kommer til at se ud. Optag en hurtig 1-minuts forklaringsvideo for at give medarbejderne mulighed for at prøve oplevelsen. Og demonstrer produktionskvaliteten, så salgsteamet kan fortælle deres kunder, hvad der sker.

En stærk plan kan hjælpe dig med at ændre strategien for din fysiske begivenhed til en virtuel. Og du kan se sådan på det: Du har nu omskrevet din virksomheds drejebog for begivenheder til noget moderne og fremadskuende, som dine kunder kan tilpasse sig. "Det, vi gjorde, var af nødvendighed, men det, der er kommet ud af det, har potentiale til at ændre det, vi gør, helt fundamentalt," siger Bertram. "Der er en stor interesse derude for at engagere sig på denne måde."

 

Vores Leading Through Change-serie præsenterer innovative idéer, tips og ressourcer til at hjælpe virksomhedsledere med at klare sig gennem kriser. Læs nogle af vores seneste artikler: