Overvejer du at udskifte papirbaserede løsninger eller selvudviklede systemer med et professionelt Field Service Management System, der samler alle informationer på ét og samme sted? Så læs mere om, hvad din virksomhed skal være opmærksom på i artiklen her.
Skal man investere i et nyt Field Service Management System, bør det nemlig ikke bare være et nyt system med de samme funktioner. Se i stedet opgraderingen som en oplagt mulighed for at optimere eksisterende processer og forbinde de forskellige led i driften.
Selvom der er mange nye muligheder og add-ons, så behøver I ikke tage dem allesammen i brug med det samme. Ved at identificere og implementere de vigtigste funktioner først, gør I overgangen til det nye system lettere, og der er altid mulighed for at integrere nye funktioner senere hen.
Musthaves til dit Field Service Management System
Alignment fra start til slut
Med en enkel konsol får du det fulde overblik over medarbejdere i felten og speditører, der løbende uddelegerer, monitorerer og aflyser opgaver. Her har speditører mulighed for at se arbejdsplaner, overvåge medarbejdernes placeringer og tildele opgaver til de ansatte, der er mest kvalificerede til at løse dem. Det er blandt andet med til at løse problemer med under- og overbemanding. Vil man øge effektiviteten yderligere, kan man også give speditøren adgang til at overvåge lagerstatus og følge forsendelser med henblik på at sikre, at medarbejderen har hvad han eller hun skal bruge for at løse opgaven.
Papirløs håndtering
Digital ordrehåndtering er afgørende for, om man kommer i mål med flere projekter end tidligere. Det betyder nemlig, at medarbejdere i felten kan modtage nye arbejdsopgaver løbende og have al den tilgængelige information om kunden lige ved hånden. Det betyder også, at andre involverede løbende kan holde sig opdaterede på, hvordan projektet skrider frem.
Digital ordrehåndtering mindsker også risikoen for fejl og forsinkelser i faktureringen.
Forsyn dine ansatte med relevant information
Din arbejdsstyrke er virksomhedens ansigt udadtil – ikke kun bogstaveligt talt. 89% af alle beslutningstagere siger, at deres oplevelse af virksomheden afhænger af det indtryk, de får af den ansatte, de møder. For at kunne levere den bedst mulige service bør man derfor forsyne sine medarbejdere med al den information de har brug for, for at kunne skabe en god kundeoplevelse.
Med et Field Service Management System kan den tilkaldte medarbejder få et fuldt overblik før de nå ud til kunden. Mere konkret betyder det, at de har adgang til kundedata, detaljeret information om opgaven og deres arbejdsskema – alt sammen information der kan tilgås via en app på smartphone eller tablet. Her kan de også selv lave opdateringer før, under eller efter besøget hos kunden, ligesom de har adgang til informationer om lageropgørelser og -administrering.
Foregår arbejdet et sted, hvor der ikke er internetforbindelse, så kan materialet downloades, selvom man er offline.
Udnyt værdifulde data om arbejdsstyrken
En professionel Field Service Management-løsning giver dig en masse data, som din virksomhed kan bruge til at analysere performance på tværs af organisationen. Her kan I finde data om alt, ligefra hvordan arbejdsopgaverne er fordelt til hvor mange opgaver, I afslutter. Speditører kan få et overblik over opgaver, der allerede er tildelt en medarbejder, og se hvilke opgaver, der endnu ikke er sat navn på. Det er også muligt at se, hvor mange arbejdstimer der er brugt og få indblik i, hvor stor en andel af dem, der kan faktureres. Med disse indsigter og statistikker er let at se, hvor man kan øge produktiviteten eller mindske antallet af overarbejdstimer.
Systemet skal være let at bruge
Et nyt Field Service Management System er en forandring som kræver tilvænning. Derfor er det vigtigt, at man giver de ansatte tid til at lære systemet at kende og guider dem, som tidligere har været vant til at bruge whiteboards eller opdatere regneark manuelt. Lav en række delmål, så de gradvist vænner sig til den digitale arbejdsgang.
Det bedste er at arbejde med løsninger, der er brugervenlige og intuitive, så man slipper for længere tids træning og oplæring – det er både godt for medarbejderne og for virksomheden. Samtidig er det vigtigt, at Field Service Management Systemet har nogle smarte funktioner, som ikke nødvendigvis skal bruges af alle, men som kan gøre arbejdet lettere for især yngre medarbejdere, der er vokset op i en digital tid. F.eks. et kort, hvor man kan overvåge medarbejdernes placering og få opdateringer omkring forskellige arbejdsopgaver og projekter.
En anden ting man bør tage højde for er de ansatte, som har været i virksomheden længe og som har været vant til manuelle løsninger. Deres viden og erfaring med de forskellige processer bør noteres, så det er let at overføre den til en digital udgave, f.eks. ved at lave video-guides eller how-to-artikler. Det kan også være guld værd for nye medarbejdere, som skal lære at bruge virksomhedens Field Service Management System.
Ekstra funktioner og muligheder
Der er en række ekstra funktioner og muligheder i Field Service Management Systemet som er værd at nævne. Om de er relevante for netop din virksomhed, afhænger helt af jeres ønsker og behov.
Nem selvbetjening for kunderne
For nogle kunder vil det være en fordel med et online bookingsystem – enten som app eller som en slags kundeportal på websitet. I kan også overveje automatiserede notifikationer i appen, via emails eller SMS, så kunden bliver påmindet om, at det fx er tid til et servicetjek.
Hold styr på hele flåden
Med et Fleet Management System følger en masse fordele. Først og fremmest giver det mulighed for at overvåge alle køretøjer, holde øje med trafikken og vejret, holde udgifterne til brændstof nede og ikke mindst øge antallet af afsluttede opgaver. Systemet giver også indsigt i, hvor mange timer og kilometer der er kørt, så speditører kan får et overblik over afvigelser. Med et Fleet Management System kan I også få automatiske notifikationer, når det er tid til et servicetjek – det giver længere levetid for bilerne og bedre sikkerhed for de ansatte.
Sørg for, at opgaverne går efter planen
Skal virksomheden være profitabel, så skal man kunne følge projekterne og løbende sikre, at de går efter planen og at budgettet bliver overholdt – det gælder især for komplekse og længerevarende projekter, hvor det er vigtigt at kunne følge med i processen fra start til slut. Derfor kan det være relevant at tilføje projektledelsefunktioner til virksomhedens Field Service Management System.
Giv medarbejderne den rette onboarding
Den rette træning og oplæring kan være afgørende for, hvor hurtigt og godt man får implementeret det nye Field Service Management System og hvor komfortable medarbejderne er med at bruge det. Derfor kan det i mange tilfælde godt betale sig at få en kompetent partner til at lave skræddersyede onboardingprogrammer, som både kan inkludere traditionel undervisning og andre digital læringsværktøjer.
Tilbyd løbende support til medarbejdere i felten
Det kan være en god ide at oprette en vidensbank med artikler og video tutorials, som medarbejderne kan tilgå, når de støder på et problem, som de ikke ved hvordan skal løses. Kan medarbejderen ikke finde svaret i vidensbanken, så kan det være en god ide at etablere kontakt til et supportcenter eller til en anden medarbejder som kan guide vedkommende igennem situationen, enten via chat eller over telefonen.
Fremtidens funktioner
Længere ud i fremtiden kan det være en god ide at koble andre funktioner til Field Service Management Systemet. Fx muligheden at påbegynde en anden opgave på samme sted eller gøre det lettere at aflyse eller flytte kundeaftaler, så det bliver opdateret i systemet før I har en vogn på vej – det frigiver tid og ressourcer til at løse andre opgaver.
Kundernes forventninger udvikler sig hele tiden og skal du indfri dem, kræver det et godt Field Service Management System, som kan hjælpe dig med at holde overblikket og få mest muligt ud af arbejdsstyrken.
