Katso kaikki kirjoitukset

Digitaalinen transformaatio voi olla isoille koulutusorganisaatioille kova pähkinä purtavaksi. Aalto-yliopiston IT-tiimissä muutos on otettu vastaan mahdollisuutena kehittää toimintoja laajemmaltikin. Tässä blogissa puheenvuoron ottaa Aalto-yliopiston Head of IT Architecture, Patrik Maltusch. 

Kun aloitimme digimatkamme Aallolla, kysyimme itseltämme kaksi kysymystä: minne olemme menossa ja miten pääsemme tavoitteisiimme? Fokuksemme oli ennen kaikkea siinä, mitä voimme muutoksella saavuttaa. 

Tältä pohjalta ryhdyimme laatimaan toimintasuunnitelmaa Aalto-yliopiston käyttäjä- ja asiakaskokemuksen parantamiseen.

 

Eroon ikääntyneistä järjestelmistä

Muutoksen tärkeys nousi prioriteettilistamme kärkeen, kun ymmärsimme, että jo elinkaarensa loppupään saavuttaneet järjestelmät, heikko tiedonkeruu sekä hajanainen IT-arkkitehtuuri vaikuttivat negatiivisesti kokemukseen, jonka halusimme tarjota opiskelijoillemme. 

Jokaiselle muutokselle löytyy aina katalyytti – se tietty ahaa-elämys, joka antaa muutokselle sen ansaitsemat mittasuhteet. Me huomasimme tarpeen, kun johtoryhmämme vertasi yliopistomme olemassa olevaa tilaa visioomme – kuilu näiden kahden välillä oli valtava. 

Ymmärsimme, että vaikka muutostyö IT-arkkitehtuurimme parissa ei tule olemaan helppo pala purtavaksi, se on elintärkeää. Meidän on pystyttävä tarjoamaan opetushenkilökunnalle, sidosryhmille ja ennen kaikkea opiskelijoille riittävän hyviä ja nykyaikaisia kokemuksia.

 

LUE MYÖS ► Tiedolla johtaminen: hyödyt ja haasteet

 

Visio kirkkaaksi johdon tuella – ja katse tiukasti kohti maalia

Johdon tuki oli ehdottomasti yksi tärkeimmistä onnistumisen edellytyksistä. Emme olisi mitenkään saavuttaneet tavoitteitamme ilman heidän ohjausta ja visiota, läpi koko projektin. Kehotankin myös sinua varmistamaan, että johtotiiminne vetää kanssasi yhtä köyttä. 

Tärkeää on myös molemminpuolinen luottamus: koko organisaation on voitava luottaa johtoon, ja toisaalta heillä tulee olla riittävästi luottamusta sinuun ja muuhun tiimiin, jotta kaikki voivat tehdä työnsä parhaalla mahdollisella tavalla.

Kun olimme saaneet muutoshankkeeseen johdon tuen, lähdimme pohtimaan toimintasuunnitelmaa, jonka puitteissa iteroimme yli 200 erilaista skenaariota. Näiden lukuisten iterointien pohjalta päätimme, millaisella konseptilla lähdemme rakentamaan uutta ja yhtenäistä digikampusta. Konseptointivaihe auttoi meitä ymmärtämään, milloin kannattaa muokata prosesseja, ja milloin taas on järkevämpää hyödyntää valmiita ratkaisuja. 

Keräsimme vinkkejä muutoksen toteuttamiseen myös muilta korkeakouluilta. Muiden onnistumiset ja opit auttoivat meitä määrittelemään, muokkaamaan ja hiomaan omasta suunnitelmastamme timanttisen. 💎

Huolellisen julkisen hankinnan jälkeen saimme kumppaniksi Salesforcen, jonka kanssa pääsimme jatkamaan muutosmatkaamme.

 

LUE MYÖS ► Mitä on hyvä muutosjohtaminen?

 

Digitalisaatio ei ole sprintti, vaan triathlon

Digitaalista muutosta voisi verrata triathloniin:

🏊🏼‍♂️ Ensin sinun täytyy uida vaatimusten valtameren halki ja ymmärtää, mitä priorisoida. Jos keskityt liian moneen asiaan kerralla, lasti hidastaa matkaasi ja upottaa sinut pohjaan ennen perille pääsyä. Toisaalta, jos keskityt liian vähään, saatat saapua vastarannalle tyhjin käsin. 

🚴🏼‍♀️ Pyöräilyosuus vaatii ketteryyttä, keskittymistä ja määrätietoisuutta. Saatat kuulla yleisön joukosta huutelua ja ohjausta suuntaan jos toiseen. Älä kuitenkaan anna sivustakatsojien sekoittaa päätäsi – turha oikominen saattaa päättyä diskaukseen.

🏃‍♂️ Kaiken tämän jälkeen edessäsi on vielä juoksuosuus, joka varmasti hidastaa tahtiasi ja laittaa hankintaosastonne toiminnan testiin. Mikäli prosessi ei ole tässä vaiheessa kohdillaan, tämä vaihe tulee olemaan pitkä ja kivinen. 

 

LUE MYÖS ► Laadukas data mahdollistaa tiedolla johtamisen

 

Korkeakoulutus on murrosvaiheessa

Suuret muutosprosessit tarkoittavat usein myös eksponentiaalisesti kasvavaa oppimiskäyrää, mutta älä anna sen hirvittää liikaa. Suosittelen mielummin ottamaan siitä kaiken ilon irti ja tarvittaessa tukeutumaan niihin, jotka ovat käyneet vastaavan prosessin aiemmin läpi. 

Lisäksi kannattaa ottaa apua vastaan konsulteilta, joilla on kriittistä näkemystä prosessin vaiheista. Kun Aallolla avasimme silmämme uusille tavoille hyödyntää tietotekniikkaa muutoksessa, ympärillämme alkoi leijailla tietty uutuudenviehätys, joka on yhtä aikaa jännittävää sekä haasteellista. 

Opimme kuitenkin, että vaikka muutos voi tuntua pelottavalta, se ei ole rakettitiedettä. Yksityiskohdilla on suuri merkitys onnistumisessa. Varmista, että kaikki toiminnallisuudet nivoutuvat yhteen sujuvasti, ja että ymmärrät erot siinä, mitä haluat ja mitä oikeasti tarvitset.

Kaikista tärkeintä on hyvä yhteistyö ja sujuva kommunikaatio koko tiimin kesken. Keskustele rehellisesti ja avoimesta tiimisi sekä Salesforcen edustajien kanssa. Niin pystyt parhaiten kartoittamaan toiminnallisuuksia ja mukauttamaan ne juuri teidän organisaationne tarpeisiin.

Loppujen lopuksi digitalisaatio hyödyttää kaikkia. Se, että ryhdyt viemään toimintoja digitaalisempaan suuntaan, vähentää datasiilojen määrää ja auttaa rakentamaan uutta, kokonaisvaltaisempaa ratkaisua, jossa tieto liikkuu saumattomasti tiimien välillä. Suuntaa kiikarisi oman osastosi rajojen yli, ja ota huomioon muidenkin tarpeet ja tavoitteet maaliin pääsemiseksi. 

Aallon muutosmatkalla on ollut mukana yli 150 henkilöä, ja olen todella ylpeä, kun vihdoin pääsemme ylittämään maaliviivan, yhdessä.

LUE MYÖS:

► Kun hissit nousivat pilveen – KONEen liiketoiminnan digitaalinen aikakausi

► 10 digiteknologiatrendiä – miten IT-osastot ottavat haasteen vastaan?

► Onnistuneet integraatiot muuttavat IT:n pullonkaulasta mahdollistajaksi 🍾

► Miksi “miten voimme digitalisoida yrityksemme?” on väärä kysymys