Onko Salesforcen käyttöönotto vaikeaa? Kuinka kauan kestää, että järjestelmä on toiminnassa? Vaatiiko käyttöönotto sisäisiä resursseja? Siinä yleisimmät kysymykset, joita Salesforcen käyttöä harkitsevat pyörittelevät mielessään. Näihin ja muutamaan muuhunkin kysymykseen saat vastaukset nyt.
Minkälaiset asiat huolettavat eniten Salesforcen käyttöönotossa? 😱 Me selvitimme yleisimmät kysymykset ja vastasimme niihin.
1. Onko Salesforcen käyttöönotto vaikeaa?
Aloitetaan yleisimmistä huolenaiheesta. Onko Salesforcen käyttöönotto vaikeaa?
Lyhyt vastaus: se ei ole vaikeaa.
Pidempi vastaus:
Tarvitaan muutakin kuin kertapainallus enter-napista, jotta järjestelmä toimii organisaation olemassa olevien prosessien mukaisesti ja tukee liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamista asiakkaan toivomalla tavalla.
Salesforcen käyttöönotto on sitä helpompaa, mitä paremmin organisaatiossa valmistaudutaan muutokseen. Kun alla oleviin kysymyksiin löytyy vastaus, käyttöönotto sujuu ilman mutkittelua.
➡️ Mitä järjestelmän avulla halutaan saavuttaa?
Kristallinkirkas visio ja selkeät tavoitteet ohjaavat järjestelmän käyttöönottoa. Kun visio on selvillä, kaikki on sen jälkeen helpompaa.
➡️ Ketkä kaikki osallistuvat prosessiin?
Käyttöönoton ei pitäisi olla vain teknologinen prosessi, jonka organisaation it-osasto hoitaa. Kun prosessiin osallistutaan liiketoimintajohdosta lähtien ja päätöksentekomekanismit ovat selkeitä, ei ole vaaraa eksyä järjestelmäkuplaan.
➡️ Millaisia toimintatapamuutoksia halutaan uuden järjestelmän tukevan?
Mitä pidemmälle on mietitty tulevaisuuden toimintatapojen ja prosessien tarpeet, sitä nopeammin päästään järjestelmätyössä eteenpäin. Yksityiskohtia ei tarvita, mutta selkeä lähtökohta nopeuttaa toteutuksen määrittelyä.
LUE MYÖS ► Mitä kaikkea Salesforce oikeastaan on?
2. Miten kauan Salesforcen käyttöönotto kestää?
Jos käyttöönotto ei ole vaikeaa, onko se sitten aikaavievää?
On tapauskohtaista, kuinka kauan Salesforce-alustan tuominen osaksi organisaation arkea ja sen olemassa olevaa järjestelmäympäristöä kestää. Tuskallisen pitkät jalkautusprosessit voi kuitenkin unohtaa, sillä Salesforce alkaa tuottaa arvoa nopealla syklillä.
Miten se on mahdollista? Salesforcen käyttöönotto perustuu Minimum Viable Product -malliin: ensin rakennetaan peruskokonaisuus ja otetaan se käyttöön. Näin järjestelmä saadaan nopeasti tuottamaan arvoa. Iteratiivinen, jatkuvan kehityksen malli tuo sitten käyttäjille säännöllisellä syklillä lisäominaisuuksia ja toimintoja hienosäädetään. Roomaa ei siis rakenneta kerralla, vaan pala palalta ja jatkuvasti täydentäen.
Minimum Viable Product -malli eli tuttavallisemmin MVP on vikkelyytensä lisäksi erinomainen malli toisestakin syystä: käyttöönoton aikana nimittäin selviää, jos jotain kenties kannattaakin tehdä toisin. Jokainen hienosäädetty versio järjestelmäkokonaisuudesta vastaa siis entistä paremmin organisaation tarpeita.
LUE MYÖS ► Salesforce-kokemuksia suoraan asiakkailtamme
3. Kuka on vastuussa käyttöönotosta?
Käyttöönottoa sujuvoittaa hallintomalli, jossa tietty taho omistaa projektin ja tekee tarvittavat päätökset, mutta osallistaa myös laajemmin koko organisaation mukaan prosessiin. Miksi näin?
Ensinnäkin järjestelmän on tarkoitus tuottaa nimenomaan liiketoiminnallista arvoa. Sen on siis tuettava yrityksen kokonaistavoitteiden saavuttamista. Vain liiketoiminta tuntee todelliset tarpeet, tavoitteet ja toimintatavat, joten siksi sen on hyvä olla mukana käyttöönoton prosessissa.
On myös hyvä pitää mielessä, että vaikka järjestelmä on teknologinen, sen loppukäyttäjät istuvat yleensä muualla kuin it-osastolla. Siksi käyttöönoton ei tule olla vain it-osaston teknologiaprosessi. Mitä laajemmin organisaatiosta osallistutaan, sitä sujuvampaa käyttöönotto on.
Apua saa tietenkin myös Salesforcelta: Professional Services auttaa käyttöönoton kaikissa vaiheissa aina alun suunnanmäärityksestä lähtien.
4. Kuinka paljon käyttöönottoon tarvitaan yrityksen omien ihmisten aikaa?
Salesforce on helppokäyttöinen alusta, jonka käyttöönotto ei ole vaikeaa. Se ei silti tarkoita, että järjestelmä kasaisi itse itsensä – implementointiin tarvitaan ihmisiä.
Järjestelmän käyttöönotto on aina muutosprosessi, joka edellyttää muutoksia ennen kaikkea ihmisten ajattelu- ja toimintatapoihin. Uusi järjestelmä muuttaa ihmisten työtä toisenlaiseksi, joten ei riitä, että vain it-osasto on mukana projektin toteuttamisessa. Siksi käyttöönottoon on syytä panostaa myös organisaation sisällä mahdollisimman laajasti aina liiketoimintajohdosta lähtien.
Kenenkään aikaa ei kuitenkaan valu hukkaan, kun vastaukset seuraaviin kysymyksiin on mietitty:
➡️ Mitä kaikkea järjestelmän halutaan tekevän? Kun maali on määritelty, matka sujuu joutuisasti.
➡️ Kuka osallistuu ja tekee päätökset käyttöönottoprosessin aikana? Kun päätöksentekoketju on selkeä, aikaa ei tuhlaannu odotteluun tai turhaan säätämiseen.
➡️ Keiden pitää osata käyttää järjestelmää? Varsinkin niiden, jotka tulevat järjestelmää työssään käyttämään, on ymmärrettävä jo ennen käyttöönottoa, minkälaista järjestelmää he tulevaisuudessa hyödyntävät. Mitä paremmin järjestelmä ja se mahdollisuudet organisaation sisällä tunnetaan, sitä mutkattomammin sen käyttöönottokin sujuu.
5. Minkälaisia mokia käyttöönotossa voi tehdä?
Sudenkuoppiakin tietysti on, mutta hyvä uutinen tulee tässä: kuopat on mahdollista kiertää. Tässä yleisimmät mokat ja pikavinkit niiden välttämiseen.
😱 Suin päin toteutukseen
Onnistunut käyttöönotto lähtee kristallisoituneesta visiosta. Käytännön toteutusta ei kannata lähteä rakentamaan ennen kuin on selvillä, mitä järjestelmällä halutaan tehdä ja minkälaisiin asioihin sen halutaan taipuvan.
😱 Muutoksenhallinta jää teknologian jalkoihin
Kun Salesforcea otetaan käyttöön, keskittyminen saattaa pyöriä vähän liikaakin vain teknologian ympärillä. Silloin tärkein unohtuu: järjestelmää käyttävät aina ihmiset. Kyse on ennen kaikkea toiminta- ja työskentelytapojen muutoksesta, joten siksi käyttäjien pitää tietää jo käyttöönottoa suunniteltaessa, miten muutokset tulevat vaikuttamaan heidän työhönsä.
😱 Maailma yritetään saada kerralla valmiiksi
Salesforcen käyttöönotto tapahtuu kerroksittain, ei kertarysäyksellä: ensin kone käyntiin, vasta sitten on yksityiskohtien hionnan aika. Maailmaa ei tarvitse saada valmiiksi yhdellä kertaa, vaan hienosäätöjä voi ja pitää tehdä lyhyemmissä sykleissä samalla, kun järjestelmä jo pyörii.
LUE MYÖS ► Johtaja, älä seiso CRM:n esteenä
6. Onko Salesforcea vaikea oppia käyttämään?
Järjestelmä on käytössä! Mutta entäpä sitten se varsinainen käyttäminen?
Kun järjestelmän rakentaa alun alkaenkin niin, että se neuvoo ja opastaa käyttäjää aina tarpeen mukaan, käyttäminen tai sen opettelu ei ole vaikeaa.
Käytön aikana tapahtuvan ohjauksen lisäksi Salesforcen avoin ja maksuton verkko-oppimisalusta Trailhead auttaa. Uusille käyttäjille on mahdollista räätälöidä myös erillisiä koulutuksia ja muutoksenhallinnan suunnittelu tukee myös osaamisen kasvattamista.
---
Toivottavasti nämä vastaukset selvensivät mahdollisia huoliasi Salesforcen käyttöönotossa. Voit jatkaa matkaasi tutustumaan asiakkaidemme kokemuksiin täältä.
LUE MYÖS:
► Pilviteknologioiden taloudelliset hyödyt ovat kiistattomat
