Så leder en datadriven företagskultur till bättre prognoser

Alla ska ha tillgång till era data

Detta handlar inte om rättvisa och jämlikhet. Detta är viktigt då alla i organisationen – från chefer till säljare – ansvarar för eller har tillgång till mätvärden som prognoserna sedan bygger på.

För säljarna börjar detta redan vid opportunity-nivån. Varje säljare går igenom alla uppgifter som företaget har om ett visst prospekt så att de kan välja den bästa vägen till att få till en affär innan de ger sig på själva säljprocessen.

Ovanför dem tittar cheferna på enskilda möjligheter men även pipelinen för hela team. De identifierar saker som sinkar och sätter käppar i hjulen, samt coachar säljarna för att hjälpa dem avsluta affärer mer effektivt.

Slutligen går cheferna tillsammans med teamen varje vecka igenom hur det går och om man ser ut att nå målen och visar prognoserna i videosamtal. Vi visualiserar data från hela verksamheten i en och samma vy. Vi pratar inte bara om hur det ser ut i dagsläget, utan om hur det kommer se ut i slutet av kvartalet och vad som kan få oss att missa målen. Det är viktigt att vi kan identifiera potentiella hinder och fallgropar så att vi kan anpassa oss, göra justeringar och hålla rätt kurs. Om omställningar behöver göras så meddelas dessa till arbetsledarna och säljarna som anpassar sina metoder därefter.

Allt det här möjliggörs av att alla i företaget har tillgång till våra data. Det finns inga silor, och detta innebär att alla – från säljarna på golvet och i fält till företagsledningen – kan fokusera på det som fungerar och det som måste förbättras.

Alla ska ansvara för att hålla era data uppdaterade 

Vi förlitar oss på att säljarna, arbetsledarna och cheferna ska se till att saker och ting rör sig i pipelinen och att vi håller en takt som låter oss nå våra målsättningar. Eftersom personer i alla led och på alla nivåer delar på ansvaret så kan vi få tillförlitliga prognoser som låter oss justera hur vi arbetar för att följa förändringar i branschen och marknaden.

Men för att prognoserna ska bli tillförlitliga så måste samtliga inblandade se till att våra data är aktuella och relevanta. Hela säljprocessen, och mätvärdena för de olika delarna, måste kartläggas och spåras. Detta gör vi i vår egen plattform som låter oss samla allt i en och samma vy. Vi har faktiskt en gyllene regel angående detta: om det inte ligger i vårt system så finns det inte.

Processen är i vårt fall standardiserad och ser likadan ut för alla team. Den är inte heller en riktlinje, utan ett måste och något som man förväntas följa. Våra kundansvariga identifierar, skapar och justerar data om möjligheter. Arbetsledarna inspekterar dessa data, håller koll på förändringar i pipelinen och ger feedback och vägledning för att avsluta affärer. De högre cheferna tittar sedan på trender och omfördelar resurser utifrån helhetsbilden. Alla parter uppmuntras att hålla uppgifterna uppdaterade i systemet eftersom alla andra kan se dem och hålla varandra ansvariga för att det görs.

Visst, alla har olika arbetsbeskrivningar, men som Yan Pu påpekar så arbetar alla för att hålla uppgifterna aktuella. Detta leder till att de data som prognoserna bygger på ligger närmare verkligheten, vilket i sin tur ger mer tillförlitliga prognoser. ”Om någon inte drar sitt strå till stacken så blir prognoserna inte tillförlitliga och genomgångarna av dem blir ineffektiva eftersom de bygger på gamla data”, tillägger hon.

Se över era data ofta och var beredda att ändra kurs

För att vi ska kunna ligga steget före måste vi ha full koll på våra data. I takt med att företag anpassar sig efter de osäkra tider som väntar så måste även vår försäljningsstrategi göra det. Men att ställa om på ett effektivt sätt är bara möjligt om man regelbundet ser över sina data och vet vad det är som har förändrats.

Vår VD och COO inleder varje vecka med att gå igenom veckovisa förändringar i våra försäljningsprognoser. Samtidigt tittar arbetsledarna på realtidsdata från teamens försäljning. Detta kan vara hur många prospekt som befinner sig i varje stadie och vad som har kört fast. Säljarna uppdaterar kontinuerligt uppgifterna i pipelinen med information från aktuella möjligheter. Om möjligt så sköts det här arbetet antingen helt eller med hjälp av automatisering och AI. Med hjälp av omfattande verktyg för prognostisering så kan arbetsledarna till exempel snabbt se de senaste ändringarna i antalet intresserade prospekt, ”opportunity score” (den poäng eller betyg en affärsmöjlighet tilldelats), datum då affären stängdes eller förväntas stängas och mycket mer.

Kort sagt har alla lärts upp att regelbundet titta på vad det är våra data säger. Och eftersom dessa data uppdateras regelbundet (ofta i realtid tack vare automatisering) så kan vi vända på en femöring och anpassa vår strategi för att följa eller ligga steget före marknaden.

En stark datadriven företagskultur är nyckeln till bra prognoser

En företagskultur som sätter data i centrum kan skapa ansvarskänsla, transparens och effektivitet. Detta låter er inte bara göra mer tillförlitliga prognoser utan har även fördelar för säljarna och verksamheten i helhet. Detta är ett framgångsrecept som kan låta er nå era mål även under lågkonjunkturer och när det är svårt att sälja. Nyckeln är att göra alla era data tillgängliga för samtliga team i verksamheten, att man är redo att anpassa sig och att man håller samtliga anställda ansvariga, från nyanställda till chefer.

Titta på vår serie ”Salesforce on Salesforce” för att få veta mer om hur vi gör prognoser i Salesforce, ger personalen vad de behöver och hur vi säljer effektivt. Vi delar med oss av tips för marknadsföring, försäljning och mycket mer som hjälpt oss bli världens snabbast växande leverantör av företagsprogram.