Varför bör du investera i ett Field Service Management-system?

Varför bör du investera i ett nytt Field Service Management-system? Och vilka funktioner behöver du inkludera?

Överväger du att ersätta pappersbaserade lösningar eller egenutvecklade system med ett professionellt Field Service Management-system som samlar all din information på ett och samma ställe? Då kan du läsa mer om vad ditt företag borde vara medveten om i den här artikeln. 

Om du vill investera i ett nytt Field Service Management-system behöver det inte bara vara ett nytt system med samma funktioner. Se istället uppgraderingen som ett perfekt tillfälle att optimera befintliga processer och ansluta de olika driftrutinerna.

Även om det finns många nya alternativ och tillägg så behöver du inte använda alla samtidigt. Genom att identifiera och implementera de viktigaste funktionerna först gör du övergången till det nya systemet enklare och det är alltid möjligt att integrera nya funktioner senare.

Det viktigaste för ditt Field Service Management-system:

Justera processen från start till slut

Med ett enda konsolsystem får du fullständig översikt över anställda i fältet och speditörer som regelbundet delegerar, övervakar och avbryter uppgifter. Här har speditörer möjlighet att se arbetsplaner, övervaka anställdas placering och tilldela uppgifter till de anställda som är mest kvalificerade att lösa dem. Bland annat hjälper det till att lösa problem med underbemanning och överbemanning. Om du vill öka effektiviteten ytterligare så kan du också ge speditören tillgång till att övervaka lagerstatusen och spåra transporter för att säkerställa att den anställde har vad han eller hon behöver för att lösa uppgiften.

Papperslös hantering

Digital orderhantering är avgörande för att uppnå fler projekt än tidigare. Detta innebär att anställda i fältet kan få nya arbetsuppgifter löpande och ha all tillgänglig information om kunden till hands. Det betyder också att andra inblandade kan hålla sig uppdaterade om hur projektet fortskrider.

Digital orderhantering minskar också risken för fel och förseningar i fakturering.

Förse dina anställda med relevant information

Din personal är företagets ansikte utåt - men inte bara bokstavligt. 89% av alla beslutsfattare säger att deras upplevelse av företaget beror på intrycket de får av den anställde de möter. För att ge bästa möjliga service bör du därför ge dina anställda all information de behöver för att kunna skapa en bra kundupplevelse.

Med ett Field Service Management-system kan den anropade medarbetaren få en fullständig översikt innan de når kunden. Mer specifikt innebär detta att de har tillgång till kunddata, detaljerad information om uppgiften och deras arbetsschema - all information kan nås via en app på en smartphone eller surfplatta. Här kan de själva också göra uppdateringar före, under eller efter kundbesöket. Samtidigt har de tillgång till information om lagret och asset management.

Om arbetet äger rum på en plats där det inte finns någon internetanslutning kan materialet laddas ner även om du är offline.

Utnyttja värdefull arbetskraftsdata

En professionell Field Service Management-lösning ger dig mycket data som ditt företag kan använda för att analysera prestanda i hela organisationen. Här kan du hitta information om allt från hur arbetsuppgifterna fördelas till hur många uppgifter du slutför. Speditörer kan få en översikt över uppgifter som redan har tilldelats en anställd och se vilka uppgifter som ännu inte har påbörjats. Det är också möjligt att se hur många arbetstimmar som har spenderats och få inblick i hur stor andel av dem som kan faktureras. Med dessa insikter och statistik är det lätt att se var man kan öka produktiviteten eller minska antalet övertidstimmar.

Systemet måste vara enkelt att använda

Ett nytt Field Service Management-system är en förändring som kräver lite tid för att vänja sig vid. Därför är det viktigt att ge anställda tid att lära känna systemet och vägleda dem som tidigare varit vana vid att använda whiteboards eller uppdatera kalkylblad manuellt. Gör en serie delmål så att de gradvis vänjer sig vid det digitala arbetsflödet.

Det bästa är att arbeta med lösningar som är användarvänliga och intuitiva, så att du undviker långvarig träning och utbildning - det är bra för både de anställda och företaget. Samtidigt är det viktigt att ett Field Service Management-system har några smarta funktioner som inte nödvändigtvis ska användas av alla, men som kan göra jobbet lättare, särskilt för yngre anställda som har vuxit upp i en digital tidsålder. Till exempel en karta där du kan övervaka de anställdas plats och få uppdateringar angående olika arbetsuppgifter och projekt.

En annan sak att tänka på är de anställda som har varit i företaget länge och som har varit vana vid manuella lösningar. Deras kunskap och erfarenhet av de olika processerna bör noteras så att det är enkelt att överföra den till en digital version, t.ex. genom att skapa videoguider eller how-to-artiklar. Det kan också vara guld värt för nya anställda som behöver lära sig att använda företagets Field Service Management-system.

Ytterligare funktioner och alternativ

Det finns ett antal ytterligare funktioner och alternativ i Field Service Management-system som är värda att nämna. Huruvida de är relevanta för just ditt företag beror helt på dina önskemål och behov.

Problemfri självbetjäning för kunderna

För vissa kunder är det en fördel att ha ett onlinebokningssystem - antingen som en app eller som en slags kundportal på webbplatsen. Du kan också överväga automatiserade aviseringar i appen, via e-post eller SMS, så att kunden påminns om att det till exempel är dags för en servicekontroll.

Håll koll på hela flottan

Med ett Fleet Management-system kommer många fördelar. Först och främst låter det dig övervaka alla fordon, hålla koll på trafik och väder, hålla bränslekostnaderna nere och inte minst öka antalet slutförda uppgifter. Systemet ger också insikt i hur många timmar och kilometer som har körts, så att speditörer kan få en överblick över avvikelser. Med ett Fleet Management-system kan du också få automatiska aviseringar när det är dags för en servicekontroll - det ger längre livslängd för bilarna och bättre säkerhet för de anställda.

Se till att uppgifterna går enligt planen

Om företaget ska vara lönsamt måste du kunna följa projekten och kontinuerligt se till att de går enligt planen och att budgeten uppfylls - detta gäller särskilt för komplexa och långsiktiga projekt, där det är viktigt att kunna följa processen från början till slut. Därför kan det vara relevant att lägga till projektledningsfunktioner i företagets Field Service Management-system.

Ge medarbetarna rätt onboarding

Rätt utbildning kan vara avgörande för hur snabbt och bra du får det nya Field Service Management-system implementerat och hur bekvämt de anställda är med att använda det. Därför lönar det sig i många fall att få en kompetent partner som kan skapa skräddarsydda onboarding-program som kan inkludera både traditionell undervisning och andra digitala inlärningsverktyg.

Erbjud kontinuerligt stöd till anställda i fältet

Det kan vara en bra idé att skapa en kunskapsbank med artiklar och videohandledningar som anställda kan komma åt när de stöter på ett problem som de inte vet hur de ska lösa. Om den anställde inte hittar svaret i kunskapsbanken kan det vara en bra idé att få kontakt med ett supportcenter eller med en annan anställd som kan vägleda dem genom situationen, antingen via chatt eller via telefon.

Framtidens funktioner

Senare i framtiden kan det vara bra att ansluta andra funktioner till Field Service Management-systemet. Till exempel möjligheten att starta en annan uppgift på samma plats eller göra det lättare att avbryta eller flytta kundavtal så att den uppdateras i systemet innan du är på väg - det frigör tid och resurser för att lösa andra uppgifter.

Kundernas förväntningar utvecklas ständigt och om du behöver uppfylla dem kräver det ett bra Field Service Management-system, som kan hjälpa dig att hålla koll på och få ut det mesta av arbetskraften.

Se hur du ökar produktiviteten med Field Service Lightning.