Vad är ”vendor sprawl”?

Vad är vender sprawl och varför är det problematiskt? 

Om man tittar på företag som använder sig av teknik så ser man snabbt att de stora företaget använder massor av olika program och appar. Faktiskt så använder det genomsnittliga storföretaget över 1000 olika applikationer.

Vendor sprawl är termen för när företag har fler applikationer än de behöver, spridda över olika avdelningar, vilket orsakar ineffektivitet. Detta är något man vill undvika om man vill strömlinjeforma sina processer och få ut så mycket som möjligt av budgeten – samt skapa friktionsfria digitala kundupplevelser.

Enligt Charlie Isaacs, vice president och chief technical officer for customer connection på Salesforce, så orsakas ineffektiviteten av flera anledningar. Exempelvis måste man förhandla otaliga avtal med en massa olika it-leverantörer i stället för ett enda avtal, vilket tar mycket tid och resurser. Man måste också integrera de olika leverantörernas lösningar med varandra, vilket ibland kan vara otroligt svårt och kostsamt.

Det resulterar i att man har för många olika applikationer och system som inte nog med att de inte funkar ihop, utan ibland sätter de käppar i hjulen för varandra.

Vala Afshar, Salesforces chief digital evangelist, skrev nyligen att många av dessa system är dåligt sammankopplade och att undersökningar visar att de datasilor som uppstår gör det svårare att skapa sammanhängande kundupplevelser för nio av tio företag.

Konsolidera it-leverantörerna för att spara tid och pengar 
 

Oavsett de ekonomiska utsikterna så kräver företags teknikstack ofta en stor del av budgeten. Den genomsnittliga investeringen i it-lösningar har faktiskt ökat till 11,7 miljoner dollar. Men om företagens avdelningar kör sitt eget race och inte kommunicerar med varandra så kan det sluta med att man har flera uppsättningar av vad som egentligen kunde vara samma system. Man måste få folk från de olika avdelningarna att prata med varandra och börja använda samma lösningar där detta är möjligt.

Enligt Isaacs är det en stor andel som har detta problem, och att i vissa fall så är man inte ens medveten om problemet. Han menar alltså att många företag uppfinner hjulet flera gånger med olika leverantörer.

Det är här som leverantörskonsolidering kan hjälpa företag få en bild av allt de olika avdelningarna har lagt pengar på och implementerat. Enligt vårt eget team själva jobbar med detta så kan konsolidering av leverantörer hjälpa företag att:

• Sänka sina kostnader genom att hitta gamla applikationer vars allokerade resurser kan användas på bättre sätt. 
  
  

• Bli mer effektiva genom att avgöra vilka produkter som bäst tillgodoser företagets behov. Man kanske har tre eller fyra applikationer som skulle kunna ersättas med en.
  
  

• Bli mer produktiva genom att minimera friktion mellan system och avdelningar, minimera underhållet och support, underlätta för utvecklarna och göra det lättare att lära upp nyanställda då man har färre system.
  
  

• Värna dataskyddet genom att göra en systeminventering. Företagen kan förbättra sin efterlevnad av gällande regler för dataskydd och säkerhet genom att använda sig av färre system. Om uppgifter ligger spridda i en lång rad olika system så är det ofta svårt att följa de regelverk som finns – och att bryta mot reglerna för dataskydd kan ge dryga böter och stora tapp av kunder.

   

Ansvaret för att lösa ett så vanligt och tydligt problem bör inte läggas bara på teknikchefens eller it-avdelningens axlar. Enligt Isaacs bör detta vara ett arbete som samtliga avdelningar deltar i så att alla är samordnade.

Fyra steg för att motverka vendor sprawl

Nu när du vet vad vendor sprawl är och varför det är viktigt att inse när man använder sig av för många applikationer och system så är det dags att börja göra verksamheten mer effektiv. Enligt säljchefer vi frågade så är detta ett sätt i fyra steg för att motverka vendor sprawl:

1. Gör upp en lista på alla applikationer. Håll ett möte med folk från samtliga avdelningar och gå igenom vilka applikationer som används. 
   
   

2. Gör en granskning för att ta reda på vad som funkar och vad som inte gör det. Ta reda på vilka verktyg och hjälpmedel som personalen faktiskt använder, vad man har slutat använda, vad som är föråldrat och var det finns överlapp. 
   
   

3. Titta på om det är lönsamt att implementera en helhetslösning. Om ni  har för många system från olika leverantörer så kanske dessa inte går att integrera med varandra. Detta leder till friktion mellan avdelningar och i slutändan ineffektivitet. Genom att jobba med en enda leverantör, eller kanske ett fåtal, så blir teknikstacken mindre komplicerad och verksamheten mer effektiv.
   
   

4. Undvik vendor sprawl i framtiden med regelbundna kontroller. Det är ett löpande arbete som kräver regelbundna kontroller, kanske kvartalsvis, för att avgöra vad som behöver uppdateras eller skrotas. Detta kan hjälpa er att hålla kostnaderna nere och effektiviteten uppe.